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発明の名称 情報管理システム、情報処理装置及びプログラム
発行国 日本国特許庁(JP)
公報種別 公開特許公報(A)
公開番号 特開2007−34607(P2007−34607A)
公開日 平成19年2月8日(2007.2.8)
出願番号 特願2005−215941(P2005−215941)
出願日 平成17年7月26日(2005.7.26)
代理人
発明者 室井 一成 / 柳 哲 / 渡邉 倫 / 青木 一磨
要約 課題
本発明は、出力に関連性を有したデータを分類して管理可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報処理装置及びこの情報処理装置に対して所定の動作を実行可能なプログラムを提供することを目的とする。

解決手段
対象データに対し、予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段を備えた外部装置と、前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、前記外部装置及び情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第3記憶手段と、を含む情報管理システムであって、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第1期間と、前記出力手段で出力対象となった対象データが過去に利用対象とされていた期間である第2期間に重複する期間が存在するとき、前記第1期間に関係付けられた前記利用データを、前記第2期間で出力した対象データに、関連するものとして関連付けを付与するものである。
特許請求の範囲
【請求項1】
予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段を備えた外部装置と、
前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、
前記外部装置及び前記情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第3記憶手段と、
を含む情報管理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記第3記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第1期間を検出する第1検出手段と、
前記第1期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第1特定手段と、
前記第1検出手段により検出した第1期間と、前記第1特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第1記憶手段と、
前記出力手段で出力対象となった対象データの、過去に前記利用手段により、利用対象とされていた期間である前記第1期間を第2期間として検出する第2検出手段と、
前記第1期間と、前記第2期間に重複する期間が存在するとき、前記第1期間に関係付けられた利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対象データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、
を備え、
前記外部装置は、
前記出力手段により、出力処理を実行したとき、前記情報処理装置が検出可能な状態で、前記出力処理が実行されたこと及び実行された内容を提供する提供手段を備えている
ことを特徴とする情報管理システム。
【請求項2】
前記情報処理装置は、
前記出力手段に前記対象データを出力させる出力制御手段を備え、
前記出力制御手段は、前記関連付与手段により関連付けを付与された、前記処理と、前記利用データを特定する前記利用データ特定情報と、を前記出力手段に出力する
ことを特徴とする請求項1に記載の情報管理システム。
【請求項3】
予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段と、前記出力手段により、出力処理を実行したとき、検出可能な状態で、前記出力処理が実行されたこと及び実行された内容を提供する提供手段と、を備えた外部装置と、通信可能に接続された情報処理装置であって、
前記第3記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第1期間を検出する第1検出手段と、
前記第1期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第1特定手段と、
前記第1検出手段により検出した第1期間と、前記第1特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第1記憶手段と、
前記出力手段で出力対象となった対象データの、過去に前記利用手段により、利用対象とされていた期間である前記第1期間を第2期間として検出する第2検出手段と、
前記第1期間と、前記第2期間に重複する期間が存在するとき、前記第1期間に関係付けられた利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対象データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、を備えた
ことを特徴とする情報処理装置。
【請求項4】
予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段と、前記出力手段により、出力処理を実行したとき、検出可能な状態で、前記出力処理が実行されたこと及び実行された内容を提供する提供手段と、を備えた外部装置と、通信可能に接続されたコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、
前記コンピュータを、
前記第3記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第1期間を検出する第1検出手段と、
前記第1期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第1特定手段と、
前記第1検出手段により検出した第1期間と、前記第1特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第1記憶手段と、
前記出力手段で出力対象となった対象データの、過去に前記利用手段により、利用対象とされていた期間である前記第1期間を第2期間として検出する第2検出手段と、
前記第1期間と、前記第2期間に重複する期間が存在するとき、前記第1期間に関係付けられた利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対象データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、
して機能させるためのプログラム。
発明の詳細な説明
【技術分野】
【0001】
本発明は、管理対象である複数の情報又はデータを管理可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報処理装置及びこの情報処理装置に係るプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
近年、パーソナルコンピュータ(以下、「パソコン」又は「PC」という。)が普及し、個人的に又は仕事上、広く利用されている。例えば、パソコンは、情報の入力元となる外部装置、又は、パソコンからの指令に基づいた指令を実行する外部装置に、各々通信可能な状態で接続され、利用されている。具体的には、パソコンには、これら外部装置から多くのデータが送信されるとともに、この情報が利用・管理されている一方、管理された情報に基づいた処理が外部装置に対してなされている。なお、このような各処理に応じた外部装置を複数台設置困難な環境においては、複数の機能を実行可能な手段を複数備えた、いわゆる複合機とパソコンが接続され、利用されている。
【0003】
このように、パソコンと外部装置は、多くの情報が、外部装置の動作に関連して相互に送受信された上で、これら多くの情報がパソコンによって管理されている(例えば、特許文献1参照。)。
【0004】
そして、従来、上記のとおり多くのデータを管理しなければならないパソコンにおいて、管理対象であるデータを利用した作業効率を向上させるため、データ相互の関連付けを行う技術が提案されている。
【0005】
例えば、データの記録時、記録するデータに関連したデータを関連付けるため、関連付ける条件の指示を求めるメッセージを表示させ、利用者がその表示に応じて指示することにより関連付けることが可能な情報管理システムがある(例えば、特許文献2参照。)。
【0006】
【特許文献1】特開2004−32085号公報
【特許文献2】特開2000−315203号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0007】
しかしながら、上記従来の複合機とパソコンが接続され構築されたシステムに、公知の情報管理システムを適用しただけでは、データ相互の関連付けは可能であるが、外部装置が備える機能を利用した際に、同時に利用していたデータが、何れに記憶されているものであるかについては、外部装置を利用した利用者の記憶に頼るしかなかった。
【0008】
すなわち、人の活動において、「数日前に行った作業」の際、換言すれば、自らの動作をキーとして、そのとき利用していたデータを、再度、利用したいと考えることがあるが、かかる場合、上記従来の情報管理システムでは、このような要求に応えることはできなかった。
【0009】
本発明は、外部装置による処理に関連性を有したデータを分類して管理可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報処理装置及びこの情報処理装置に対して所定の動作を実行可能なプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0010】
上記従来の課題に鑑みなされた本発明は、対象データに対し、予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段を備えた外部装置と、前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、前記外部装置及び情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第3記憶手段と、を含む情報管理システムであって、
前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第1期間と、
前記出力手段で出力対象となった対象データが過去に利用対象とされていた期間である第2期間に重複する期間が存在するとき、前記第1期間に関係付けられた前記利用データを、前記第2期間で出力した対象データに、関連するものとして関連付けを付与するものである。
【発明の効果】
【0011】
本願の請求項1に係る発明によれば、出力装置による出力に関連性を有した情報を分類して管理可能な情報管理システムを得ることが可能で、この関連付けを要した情報提供ができる。
【0012】
請求項2に係る発明によれば、出力に関するデータを、情報管理システムの利用者に提供することができる。
【0013】
請求項3に係る発明によれば、請求項1に係る情報管理システムを構築可能な情報処理装置を得ることができる。
【0014】
請求項4に係る発明によれば、請求項3に係る情報処理装置として動作可能なプログラムを得ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0015】
本願の請求項1に係る発明は、予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段を備えた外部装置と、前記外部装置と通信可能に接続された情報処理装置と、前記外部装置及び前記情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第3記憶手段と、を含む情報管理システムであって、前記情報処理装置は、前記第3記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第1期間を検出する第1検出手段と、前記第1期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第1特定手段と、前記第1検出手段により検出した第1期間と、前記第1特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第1記憶手段と、前記出力手段で出力対象となった対象データの、過去に前記利用手段により、利用対象とされていた期間である前記第1期間を第2期間として検出する第2検出手段と、前記第1期間と、前記第2期間に重複する期間が存在するとき、前記第1期間に関係付けられた利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対象データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、を備え、前記外部装置は、前記出力手段により、出力処理を実行したとき、前記情報処理装置が検出可能な状態で、前記出力処理が実行されたこと及び実行された内容を提供する提供手段を備えていることを特徴とする情報管理システムである。
【0016】
これにより、対象データを出力するに際し、以前、その対象データを利用していたのと同時期に情報処理装置上で利用していた他の利用データを、その対象データと関連があるものとして関連を付与することができる。
【0017】
なお、この関連付けは、出力中であっても、出力完了時あってもよい。
【0018】
ちなみに、出力完了時に関連付けを行うとし、対象データを出力すると、その対象データも「利用」されたことになるため、第1特定手段により利用データ特定情報として、第3記憶手段に記憶される。このため、この出力した対象データは、出力と同時に利用データとしても取り扱われる。これにより、この出力され、利用データされたものは、第2期間として検出されるため、出力時に対象データと同時に開いている利用データにも関連を付すことができる。
【0019】
請求項2に係る発明は、前記情報処理装置は、前記出力手段に前記対象データを出力させる出力制御手段を備え、前記出力制御手段は、前記関連付与手段により関連付けを付与された、前記処理と、前記利用データを特定する前記利用データ特定情報と、を前記出力手段に出力することを特徴とする請求項1に記載の情報管理システムである。
【0020】
これにより、処理に関連する利用データを、報知することができる。
【0021】
請求項3に係る発明は、予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段と、前記出力手段により、出力処理を実行したとき、検出可能な状態で、前記出力処理が実行されたこと及び実行された内容を提供する提供手段と、を備えた外部装置と、通信可能に接続された情報処理装置であって、前記第3記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第1期間を検出する第1検出手段と、前記第1期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第1特定手段と、前記第1検出手段により検出した第1期間と、前記第1特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第1記憶手段と、前記出力手段で出力対象となった対象データの、過去に前記利用手段により、利用対象とされていた期間である前記第1期間を第2期間として検出する第2検出手段と、前記第1期間と、前記第2期間に重複する期間が存在するとき、前記第1期間に関係付けられた利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対象データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、を備えたことを特徴とする情報処理装置である。
【0022】
これにより、対象データを出力するに際し、以前、その対象データを利用していたのと同時期に情報処理装置上で利用していた他の利用データを、その対象データと関連があるものとして関連を付与することができる。
【0023】
請求項4に係る発明は、予め定められた処理を実行する一又は複数の出力手段と、前記出力手段により、出力処理を実行したとき、検出可能な状態で、前記出力処理が実行されたこと及び実行された内容を提供する提供手段と、を備えた外部装置と、通信可能に接続されたコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、前記コンピュータを、前記第3記憶手段に記憶された前記利用データを利用する一又は複数の利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第1期間を検出する第1検出手段と、前記第1期間に利用対象とされた対応する前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第1特定手段と、前記第1検出手段により検出した第1期間と、前記第1特定手段により特定した前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第1記憶手段と、前記出力手段で出力対象となった対象データの、過去に前記利用手段により、利用対象とされていた期間である前記第1期間を第2期間として検出する第2検出手段と、前記第1期間と、前記第2期間に重複する期間が存在するとき、前記第1期間に関係付けられた利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記対象データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、して機能させるためのプログラムである。
【0024】
これにより、対象データを出力するに際し、以前、その対象データを利用していたのと同時期に情報処理装置上で利用していた他の利用データを、その対象データと関連があるものとして関連を付与することができる。
【実施例】
【0025】
(実施例1)
以下、本発明に係る具体的な情報管理システムについて、図面を用いて説明する。なお、本発明は以下に記載の構成に限定されるものではなく、同一の技術的思想において種々の構成を採用することが可能であることは云うまでもない。
【0026】
(情報管理システムの構成)
図1は情報管理システムの構成を示す図である。図から明らかなとおり、この情報管理システム1は、情報の管理機能を備えた情報処理装置としてのパソコン10と、各種機能を実現可能な外部装置としての複合機20と、パソコン10の管理対象である書籍32、34を認識する外部装置としての書籍センサー30と、同じくパソコン10の管理対象である紙をファイリングする文具である紙ファイル42、46、、印刷物44、48を認識する外部装置としての紙ファイルリーダ40が、ネットワーク回線50を介して接続されている。
【0027】
パソコン10は、CPU、ROM、RAM等(図示せず。)を備え、パソコン10の各動作(パソコン10全体)について、このROMに記憶されたプログラムに基づき制御を行う制御部100と、ネットワーク回線50に接続され、このネットワーク回線50を制御する通信部102、パソコン10の利用者からの指示を受け付ける操作部104、各種情報を表示する表示部106、及び、ハードディスク等から構成された記憶部108を備えている。
【0028】
記憶部108には、状態テーブル1081、文書テーブル1083、ファイル情報テーブル1085及びデバイス指定テーブル1087が備えられている。各テーブルの詳細は後述する。
【0029】
複合機20は、CPU、ROM、RAM等(図示せず。)を備え、複合機20の各動作(複合機20全体)についての制御を行う制御部200と、画像形成手段としての記録部202と、画像読取手段としての読取部204と、マイクとしての音声入力部206と、スピーカとしての音声出力部208と、着脱メディア2101が装着されるメディアIF部210とを備えている。また、電話回線60に接続され、この電話回線60を制御する回線通信部212と、ネットワーク回線50に接続され、このネットワーク回線50を制御する通信部214と、複合機10の利用者からの指示を受け付ける操作部216と、及び、各種情報を表示する表示部218とを備えている。
【0030】
なお、複合機20は、この情報管理システム1を構成するデバイスであるとして、デバイスID(複合機ID1)が付与されている。
【0031】
書籍センサー30は、CPU、ROM、RAM等(図示せず。)を備え、書籍センサー30の各動作(書籍センサー30全体)についての制御を行う制御部302、ネットワーク回線50に接続され、このネットワーク回線50を制御する通信部304と、書籍32、34に付けられた無線タグ322、324の情報を読み取るための無線タグ読取部306とを備えている。
【0032】
書籍センサー30は、いつ、どのような書籍が利用者の手元に置かれている(読んでいる、または、直ぐに読めるよう準備されている)か、を記憶するための装置として機能するものである。すなわち、制御部302のROMに記憶されたプログラムに基づき、無線タグ読取部306を機能させ、書籍32、34の無線タグ332、342からの応答を読み取ると、制御部302のRAM内に無線タグ332、342の識別情報と、現在の日時(開始日時)を一時的に記憶し、応答を読み取った無線タグ332又は342の応答がなくなると、制御部302のRAM内に一時的に記憶した無線タグ332又は342の識別情報と開始日時と現在の日時(終了日時)を、通信部304を介してパソコン10へ送信する。パソコン10は状態テーブル1081に情報を保存する。
【0033】
なお、書籍センサー30は、この情報管理システム1を構成するデバイスであるとして、デバイスID(書籍センサーID2)が付与されている。
【0034】
紙ファイルリーダ40は、CPU、ROM、RAM等(図示せず。)を備え、紙ファイルリーダ40の各動作(紙ファイルリーダ40全体)についての制御を行う制御部402、ネットワーク回線50に接続され、このネットワーク回線50を制御する通信部404と、紙ファイル42、46又は印刷物44、48に付されたバーコード422、442、462、482を読み取るためのバーコード読取部406とを備えている。 紙ファイルリーダ40は、紙ファイル42、46と各々にファイリングされている印刷物44、48を対応付けた情報を、ファイル情報テーブル1085に形成するための入力装置として機能するものである。すなわち、制御部402のROMに記憶されたプログラムに基づき、バーコード読取部406より、まず紙ファイルのバーコードの入力させ、次に印刷物のバーコード入力させ、制御部402のRAMに一時的に記憶する。そして、一時的に記憶した入力データを、通信部404を介してパソコン10へ送信する。パソコン10はその情報を受けて状態テーブル1081及びファイル情報テーブル1085にレコードを追加する。
【0035】
なお、紙ファイルリーダ40は、この情報管理システム1を構成するデバイスであるとして、デバイスID(紙ファイルリーダID3)が付与されている。
【0036】
以下に、パソコン10に備える記憶部108が記憶する状態テーブル1081、文書テーブル1083、ファイル情報テーブル1085及びデバイス指定テーブル1087に記憶する情報について説明する。
【0037】
状態テーブル1081は、図2のとおり、複合機20が備える実行手段によって実現された処理動作(状態ID)と、その処理動作の開始と終了日時、その処理動作の対象となった文書(以下、「対象文書」という。)の所在を示す情報(以下、「対象文書アドレス」という。)、その処理動作が特定の相手に対して行われたものである場合、この相手を特定する相手アドレス、及び、処理動作の対象となった対象文書の量が、1つのレコードとしてこの処理動作が行われる毎に、各々記憶されている。なお、この各々記憶されている処理動作には、これを識別するユニークIDが付与されている。
【0038】
先ず、状態テーブル1081により記憶される状態IDは、図3のとおり定義されるものである。例えば、パソコン10から複合機20の記録部202を利用した印刷の場合(図3において、状態「PCプリント」として定義。)、状態IDは「PRN」、相手アドレスは「なし」、対象文書アドレスは「印刷した文書のアドレス」、及び、量は「部数」と定義されている。
【0039】
なお、PCプリント処理は、パソコン10と複合機20の間で行われるものであるから、相手アドレス「なし」と定義されている。また、対象文書アドレスは、この処理の対象となった文書が、パソコン10の記憶部108に記憶されたものであるなら、対象文書が記憶されている記憶部108のアドレス、又は、対象となった文書が、特定のホームページ(以下、「HP」という。)であるなら、そのHPのアドレスが記憶される。さらに、量としては「部数」が定義されており、例えば、対象文書を1部印刷した場合、量は「1部」となる。
【0040】
また、複合機20の読取部204及び回線通信部212等を利用したファクシミリ(以下、「ファックスファクス」という。)送信の場合(図3において、状態「ファックスファクス送信」として定義。)、状態IDは「FXT」、相手アドレスは「送信先FAX番号」、対象文書アドレスは「(パソコンにコピーした)送信画像のアドレス」、及び、量は「なし」と定義されている。
【0041】
なお、ファックスファクス送信は、複合機20等とは異なるファクシミリ装置との間で行われるものであるから、相手アドレスとしては「送信先FAX番号」が定義されている。また、この情報管理システム1では、ファックスファクス送信を行った場合、このファックスファクス送信の対象となった送信画像をパソコン10の記憶部108に保存するため、「対象文書アドレス」としては、この送信画像が記憶された記憶部108内のアドレス((パソコンにコピーした)送信画像のアドレス)が定義されている(図3の対象文書アドレスにおいて「(パソコンにコピーした)」と定義されている処理(状態)については、上記同様、処理対象となった画像又は音声が記憶された記憶部108内のアドレスが、対象文書アドレスとして定義される。)。
【0042】
また、パソコン10により管理される書籍32、34を利用している場合(図3において、状態「書籍」として定義。)、状態IDは「BKX」、相手アドレスは「日本図書コード(以下、「ISBN」という。)」、対象文書アドレスは「(検索した)書籍紹介HPアドレス」、及び、量は「時間(分)」と定義されている。
【0043】
なお、相手アドレスとして利用されるISBNは、書籍32、34各々を識別するためのものであり、無線タグ322、342に記憶されている。また、対象文書アドレスとして記憶されるアドレスは、一般の利用に供されているHPにおいて、書籍32、34を紹介したHPのアドレスが定義されている。さらに、量としては、書籍32、34を利用した時間(分)が定義されている。
【0044】
さらに、上記の他、「PCファックスファクス送信(パソコン10から画像データと相手先を通信部102を介して複合機20に送信し、複合機20が受信した画像データを、回線通信部212を介してファックスファクス送信する。)」、「PCファックスファクス受信(複合機20の回線通信部212が受信した画像データを、通信部214を介してパソコン10に送信し、パソコン10が受信した画像データを保存する。)」、「スキャン−to−PC(複合機20の読取部204でスキャニングされた画像データを、通信部214を介してパソコン10へ送信し、パソコン10が受信した画像データを保存する。)」、「スキャン−to−メディア(読取部204を介してスキャニングされた画像データをメディアインターフェース(以下、「メディアIF」という。)部210を介して着脱メディア2101に記憶する。)」「スキャン−to−メール(読取部204を介してスキャニングされた画像データを、通信部214を介してメール送信する。)」「ファックス送信(読取部204により読み取られた画像データを、回線通信部212を介して送信する。)」、「ファックスファクス受信(回線通信部212により受信された画像データを、記録部202を介して印刷する。)」、「コピー(読取部204により読み取られた画像データを、記録部202を介して印刷する。)」、「電話発呼」、「電話着呼」及び「メディアプリント(着脱メディア2101に記憶された画像データ又は文書データを、記録部202を介して印刷する。)」が各々定義されている。
【0045】
なお、相手アドレスとして利用される紙ファイルIDは、紙ファイル42、46又は印刷物44、48各々を識別するためのものであり、紙ファイル42、46又は印刷物44、48にバーコードとして付されている。また、対象文書アドレスとして記憶されるアドレスは、紙ファイル42、46にファイリングされた文書又は印刷物44、48を構成する文書データを記憶している記憶部108のアドレスが定義されている。
【0046】
なお、図3の中で定義される「GID(グループID)」は、各処理動作(状態)を各々グループ分けし、そのグループ各々に付した個別のIDである。具体的には、GIDが「2」は、相手アドレスが記憶されている処理動作に対して付されているのに対し、「0」及び「1」は、相手アドレスが「なし」の処理動作に対して付されたものである。また、GIDが「1」は、記憶部108に既に記憶された対象文書データを用いた処理動作(本実施例においては「PCプリント」のみ。)に対して付されるものであるのに対し、「0」は、この処理動作を実行することにより、初めて、対象文書データが記憶部108に記憶される処理動作に対して付されるIDである。
【0047】
次に、文書テーブル1083は、一の文書に対して、何れかの作業又は指示がなされたことを記憶するものであって、図4に示すとおり、この作業等がなされた日時、この文書の所在を示す情報、この文書に対してなされた作業等(事象)、この作業等を行った装置(操作アプリケーション(以下、「操作アプリ」という。))、及び、この作業を行った利用者が、識別IDを付された状態で記憶されている。
【0048】
なお、文書テーブル1083において対象となるデータは文書データのみならず、いわゆる画像データ、音声データも対象である。
【0049】
ここで、一の文書を対象としてなされた作業(事象)として、「create」「open」「update」「print」「send」及び「close」が定義されている。これら事象をより具体的に説明すれば、一の文書が新たに作成された場合、例えば、パソコン10の操作部104の操作により文書が作成される場合はもちろん、複合機20の読取部204を介して一の文書がスキャニング若しくはコピーされたとき、回線通信部212を介してファックスファクス受信若しくはPCファックスファクス受信されたとき、又は、回線通信部212を介して電話発呼若しくは電話着信により通話音声が記憶されたとき、文書テーブル1083の事象として、「create」が記憶される。
【0050】
また、パソコン10の記憶部108に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データを、操作部104を介して開いたとき、及び、HPを操作部104の操作により開いたとき、文書テーブル1083の事象として、「open」が記憶される一方、その文書データ等を閉じたとき、「close」が記憶される。
【0051】
また、記憶部108に既に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データが、パソコン10に記憶されるエディタにより更新されたとき、文書テーブル1083の事象として、「update」が記憶される。
【0052】
また、記憶部108に既に記憶されている文書データ又は画像データが、エディタを介して印刷されたとき、文書テーブル1083の事象として、「print」が記憶される。
【0053】
さらに、記憶部108に既に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データが、パソコン10に記憶されるメール送受信用のアプリケーションによって、或いは、記憶部108に既に記憶されている文書データ又は画像データが、複合機20のPCファックスファクス送信又はファックスファクス送信によって送信されたとき、文書テーブル1083の事象として、「send」が記憶される。
【0054】
なお、この文書テーブル1083に関しても状態テーブル1081同様、一の文書に対して、何れかの作業が行われる毎に1つのレコードとして上記項目が各々記憶される。
【0055】
ここで、状態テーブル1081と文書テーブル1083は、必ず、異なる2つのテーブルである必要はなく、各々のテーブルのレコードを構成する各項目を特定することができるものであれば、1つのテーブルにまとめて記憶しておいてもよい。
【0056】
ファイル情報テーブル1085は、図5のように、レコードを識別するためのユニークIDと、レコードが記録された日時、紙ファイル42、46を識別する紙ファイルID、及び、紙ファイル42、46にファイリングされた印刷物44、48を特定する文書アドレスが、1つのレコードとして各々記憶される。
【0057】
なお、紙ファイルIDは、紙ファイル42、46各々を識別するためのものであり、バーコード442、462に記録されている。また、対象文書アドレスとして記憶される文書アドレスは、各紙ファイル42、46とファイリングされている印刷物44、48を関連付けるためのものであり、印刷物44、48の元となった電子文書のアドレスで表す。すなわち、印刷物44、48の元となった電子文書が、パソコン10の記憶部108に記憶されたものであるなら、その電子文書が記憶されている記憶部108のアドレス、又は、その電子文書がHPであるなら、そのHPのアドレスが記憶される。この情報は印刷物44、46に記録されているバーコード442、448に記録されている。
【0058】
さらに、デバイス指定テーブル1087は、ネットワーク回線50に複数の複合機20、書籍サンサー30及び紙ファイルリーダが接続されているとき、いずれの複合機20等が、この情報管理システム1の対象であるかを特定し、これを記憶したテーブルであって、図6のように構成されている。
【0059】
(情報管理システムによる処理1)
次に、上記のとおり構成された情報管理システム1による処理(1)について、図面を用いて説明する。
【0060】
図7は、パソコン10により行われるメインとなる処理のフローを示したものである。なお、このフローに示される処理は、パソコン10の制御部100により行われる、より具体的には、制御部10を構成するCPUがROM等に記憶されたプログラムにしたがい実行されるものである。
【0061】
先ず、制御部100は、パソコン10の操作部104を介して、又は、図6に示す指定された外部装置、具体的には、複合機20、書籍センサー30、紙ファイルリーダ40から通信部102を介して、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する(ステップ701)。
【0062】
その後、ステップ701において、何れかの指示がなされたことを検出したとき、その処理が何れの処理であるかを特定する。すなわち、何れかの指令が制御部100に入力されたとき、第1に制御部100は、その指令が、複合機20の記録部202を制御するプリンタドライバの起動、又は、複合機20の読取部204等を利用するための複合機ユーティリティの起動等、外部装置稼動準備指令であるか否かを判断する(ステップ703)。
【0063】
ステップ703により、入力された指令が、外部装置稼動準備である場合(ステップ703:YES)、パソコン10の制御部100は、後述する稼動前知的支援処理を実行する(ステップ705)とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する(ステップ701)。
【0064】
なお、稼動前知的支援処理とは、パソコン10から複合機20の記録部202に対して、特定の文書データの印刷指令がなされたとき、既に、この文書データの印刷が所定の期間内になされていた場合等、重複して印刷されることを防止すべく、その事実を、印刷指令を出した利用者に対して警告するための処理である。また、稼動前知的支援処理には、パソコン10から複合機20の回線通信部212に対して、特定の文書データを特定の相手にファックスファクス送信指令がなされたとき、既に、この文書データがこの相手に送信されていた場合等、重複してファックスファクス送信されることを防止すべく、その事実を、ファックスファクス送信指令を出した利用者に対して警告するための処理も行う。
【0065】
一方、入力された指令が、外部装置稼動準備ではない場合(ステップ703:NO)ステップ701において検出された指令が、図6において指定された複合機20、書籍センサー30又は紙ファイルリーダ40からの指令であって、外部装置の稼動を検知に係る指令であるか否かを判断する(ステップ707)。
【0066】
そして、ステップ707による判断結果が、外部装置の稼動を検知するものである場合(ステップ707:YES)、制御部100は、外部装置から、図3で定義されている情報、すなわち、状態ID、相手アドレス、対象文書アドレス、量の入力を受ける(ステップ709)。なお、この状態ID等は、制御部100を構成するRAM等に記憶保持しておく。
【0067】
そして、後述する、稼動時知的支援処理を実行する(ステップ711)とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する(ステップ701)。
【0068】
なお、稼動時知的支援処理とは、外部装置からの指令と同一の指令にともなう処理を、過去において実行していたとき、その間に利用していた情報を利用者の現在の業務に関連する情報として提供するための処理である。
【0069】
また、入力された指令が、外部装置稼動準備ではない場合(ステップ707:NO)ステップ701において検出された指令が、ステップ707で稼動が検知された外部装置の稼動終了検知であるか否かを判断する(ステップ713)。
【0070】
そして、ステップ707による判断結果が、外部装置の稼動終了を検知するものである場合(ステップ713:YES)、制御部100は、後述する、状態テーブル登録処理を実行する(ステップ715)とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する(ステップ701)。
【0071】
さらに、入力された指令が、外部装置稼動終了ではない場合(ステップ713:NO)ステップ701において検出された指令が、検索機能の呼出しであるか否かを判断する(ステップ717)。
【0072】
そして、ステップ717による判断結果が、検索機能の呼出しである場合(ステップ717:YES)、制御部100は、後述する、手動知的支援処理を実行する(ステップ719)とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する(ステップ701)。
【0073】
なお、手動知的支援処理とは、利用者が任意に指示した条件で、利用者の現在の業務に関連した情報の提示を行うための処理である。
【0074】
なお、入力された指令が、手動知的支援処理ではない場合(ステップ717:NO)ステップ701において検出された指令が、パソコン10のシャットダウンであるか否かを判断し(ステップ721)、この条件を満足するとき(ステップ721:YES)、パソコン10の電源を切る一方、シャットダウン指令ではない場合(ステップ721:NO)、この指令にともなう処理を実行する(ステップ723)。そして、この処理を実行した後、再度、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する(ステップ701)。
【0075】
(稼動前知的支援処理)
図8は、稼動前知的支援処理のフローを示したものである。
【0076】
ステップ705において、稼動前知的支援処理が実行されたとき、先ず、外部装置稼動準備の指令として入力された指令が、記録部202に対する印刷指令であるか否かを判断し(ステップ801)、印刷指令である場合(ステップ801:YES)、ステップ802に進む。一方、印刷指令でない場合(ステップ801:NO)、外部装置稼動準備の指令として入力された指令が、回線通信部212に対するPCファックスファクス送信指令であるか否かを判断し(ステップ803)、PCファックスファクス送信指令である場合(ステップ803:YES)、ステップ804に進む一方、PCファックスファクス送信指令でない場合(ステップ803:NO)、稼動前知的支援処理を終了し、ステップ701に戻って、再度、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する(ステップ701)。
【0077】
ステップ802では、既に印刷された文書、すなわち、図4の文書テーブルにおいて、事象が「print」と記憶されているの中に、これから印刷する文書データと同一の文書データが存在している否かを確認するため、検索条件として、事象「print」及び印刷対象文書データのアドレスをセットし、この2つの検索条件に基づき、事象文書検索処理を行う(ステップ805)。
【0078】
また、ステップ804では、既に送信された文書、すなわち、図4の文書テーブルにおいて、事象が「send」と記憶されているの中に、これからPCファックスファクス送信する文書データと同一の文書データで、かつ、同一の相手に対する送信であった記録が存在している否かを確認するため、検索条件として、事象「send」、PCファックスファクスの送信先のアドレス(ファックスファクス番号)及び送信対象文書データのアドレスをセットし、この2つの検索条件に基づき、事象文書検索処理を行う(ステップ805)。
【0079】
図9は、事象文書検索処理のフローを示すものである。まず、この処理が開始されると、制御部100は、文書データベース1083から、この処理を未だ行っていないレコードを1件読み出す(ステップ901)。そして、ステップ802(又はステップ804)において検索条件として指定された事象「print」(「send」)に、この処理の対象となった1つのレコードの事象が一致するか否かを判断する(ステップ903)。ここで、処理の対象となっているレコードの事象が「print」(「send」)でない場合(ステップ903:NO)、このレコードを処理対象から除外し、再度、ステップ901に戻る。
【0080】
一方、処理の対象となっているレコードの事象が「print」(「send」)である場合(ステップ903:YES)、ステップ802(又はステップ804)で検索条件として、文書アドレスがセットされているか否かを判断する(ステップ905)。
【0081】
そして、ステップ905の判断において、ステップ802(又はステップS804)で検索条件として、文書アドレスがセットされていれば(ステップ905:YES)、この処理の対象となった1つのレコードの文書アドレスが、この検索条件として指定された文書アドレスと一致するかを判断する(ステップ907)。ここで文書アドレスが一致すると判断すると(ステップ907:YES)ステップ909の処理に移行し、一致しないと判断すると(ステップ907:NO)ステップ901の処理に移行する。
【0082】
また、ステップ905の判断において、検索条件として文書アドレスがセットされていない場合には(ステップ905:NO)、ステップ907の判断を行うことなく、ステップ909の処理に移行する。
【0083】
ステップ909の判断において、ステップ802(又は、ステップ804)で検索条件として、相手アドレスがセットされていれば(すなわちステップ804を経由した場合;ステップ909:YES)、この処理の対象となった1つのレコードの相手アドレスが、この検索条件として指定された相手アドレスと一致するかを判断する(ステップ911)。ここで相手アドレスが一致すると判断すると(ステップ911:YES)ステップ913の処理に移行し、一致しないと判断すると(ステップ911:NO)、ステップ901の処理に移行する。
【0084】
また、ステップ909の判断において、検索条件として相手アドレスがセットされていない場合には(すなわちステップ802を経由した場合;ステップ909:NO)、ステップ911の判断ことはく、ステップ913の処理に移行する。
【0085】
そして、ステップ911の処理で相手アドレスの一致の判断を行わない場合(ステップ905:NO又はステップ907:YES、かつ、ステップ909:NO)、又は、ステップ911の処理で相手アドレスが一致する場合(ステップ905:NO又はステップ907:YES、かつ、ステップ909:YES、かつ、ステップ911:YES)、検索条件として設定した文書データが既に印刷された、又は、検索条件として設定した文書データが既に同じ相手に送信されたものであるとして、処理対象のレコードを検索結果に追加する(ステップ913)。
【0086】
その後、ステップ915で、文書テーブルの全てのレコードについて事象文書検索処理が終了したか否かを判断し、終了していなければ(ステップ915:NO)、ステップ901に戻って、処理を継続する一方、終了していれば(ステップ915:YES)、事象文書検索処理を終了し、ステップ807を実行する。
【0087】
ステップ807では、ステップ805の事象文書検索処理によって、同一文書が存在したか否かを判断する。ここで、同一文書「無」と判断された場合(ステップ807:NO)、処理対象となった文書データは、重複して印刷又は同じ相手に対して送信されるものではないため、その後の処理は行わず(そのまま印刷又は送信処理を行い)、ステップ701に戻って、次の入力がなされるまで待機する。
【0088】
これに対し、同一文書「有」の場合(ステップ807:YES)、同一と判断されたレコードの中から最新のレコードに係る(最後に印刷又は送信された)IDと、日時を読み出し(ステップ809)、その日時が、現在の日時から計算して、6ヶ月を経過しているか否かを判断する(ステップ811)。
【0089】
6ヶ月を経過していると判断された場合(ステップ811:YES)、処理対象の文書データは重複して印刷又は同じ相手に対して送信されることとなるものの、最後の印刷又は送信から相当期間経過しているため、その後の処理は行わず(そのまま印刷又は送信処理を行い)、ステップ701に戻って、次の入力がなされるまで待機する。
【0090】
これに対し、6ヶ月を経過していないと判断された場合(ステップ811:NO)、文書テーブル(図4参照。)より、同一文書が最後に印刷(事象として「print」)又は送信(事象として「send」)されてから、更新(事象として「update」)されているか否かを調べる(ステップ813)。
【0091】
ステップ815において、更新されていると判断された場合(ステップ815:YES)、そのまま印刷又は送信処理を行い、ステップ701に戻って、次の入力がなされるまで待機する。一方、更新されていないと判断された場合(ステップ815:NO)、操作の種類を判断し、操作がプリントであった場合(ステップ816:YES)、既に印刷された文書が、紙ファイルIDをともなってファイル情報テーブル1085(図5参照。)で管理されているか否かを判断すべく、ファイル情報テーブル1085で文書アドレスが一致する紙ファイルIDを読み出す(ステップ817)。
【0092】
そして、ステップ817の結果、ファイル情報テーブル1085に一致する紙ファイルIDが存在した場合、印刷に際し、今回の印刷は、紙ファイルIDをともなった未更新文書を重複して印刷するものであることを、図10(a)に示す態様で、利用者に報知する(ステップ821)。
【0093】
一方、ファイル情報テーブル1085に一致する紙ファイルIDが存在しない場合、未更新文書を重複して印刷するものであることを、図10(b)に示す態様で、利用者に報知する(ステップ823)。
【0094】
操作が、PCファックスファクス送信であった場合(ステップ816:NO)、同じ相手に同じ文書を送信しようとしていることを、図10(c)に示す態様で、利用者に報知する(ステップ824)。
【0095】
(稼動時知的支援処理)
図11は、稼動時知的支援処理のフローを示したものである。
【0096】
ステップ711において、稼動時知的支援処理が実行されたとき、先ず、パソコン10の制御部100は、ステップ709において、外部装置より入力を受けた(検出した)状態ID、相手アドレス、対象文書アドレスをRAMから読み出し(ステップ1101)、GID検索条件設定処理を実行する(ステップ1103)。
【0097】
図12は、GID検索条件設定処理のフローを示したものである。先ず、検索条件として、状態ID(図2及び図3参照。)をセットする(ステップ1201)。次に、ステップ1105の文書検索処理に際し、このステップ1201により特定された状態IDと、いわゆる「AND条件」で検索するための検索条件を特定するために、各動作処理に特有の検索条件を抽出すべく、GIDの種別を判断する。すなわち、まず、ステップ1201で設定された状態IDのGIDが「1(図3参照。)」であるか否かを判断する(ステップ1203)。
【0098】
そして、ステップ1203でGIDが「1」であると判断された場合(ステップ1203:YES)、検索条件として、対象文書アドレスを追加し(ステップ1205)、ステップ1207を実行する。なお、ステップ1203の判断で、GIDが「1」ではないと判断された場合、ステップ1205を実行することなく、ステップ1207を実行する。
【0099】
ステップ1207では、ステップ1201で設定された状態IDのGIDが「2(図3参照。)」であるか否かを判断する(ステップ1207)。
【0100】
そして、ステップ1207でGIDが「2」であると判断された場合(ステップ1207:YES)、検索条件として、相手アドレスを追加する(ステップ1209)。そして、GID検索条件設定処理を終了し、次に、GID検索条件設定処理により特定された検索条件を用いて、文書検索処理(ステップ1105)を実行する。
【0101】
一方、ステップ1207で、GIDが「2」ではないと判断された場合は、そのまま、GID検索条件設定処理を終了する。そして、同じく、GID検索条件設定処理により特定された検索条件を用いて、文書検索処理(ステップ1105)を実行する。
【0102】
なお、ステップ1203及びステップ1207において、ともに「NO」と判断されたものは、状態IDに対応するGIDが「0」の場合である。
【0103】
図13は、文書検索処理(ステップ1105)のフローを示したものである。先ず、状態テーブル1081、文書テーブル1083のレコード、全てを検索結果レコードの初期値とする(ステップ1301)。
【0104】
次に、状態テーブル1081から特定のレコードに係る対象文書を特定すべく、先に実行したGID検索条件設定処理(ステップ1103)により特定された検索条件にしたがった検索を実行する。
【0105】
すなわち、まず、ステップ1303において、検索条件として状態IDが指定されているか否かを判断する。なお、稼動時知的支援処理(ステップ711)では、通常、ステップ1201で、状態IDを検索条件としてセットしているため、このステップ1303の判断は「YES」となり、状態テーブル1081から、検索条件としてセットされた状態IDに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶する(ステップ1305)し、ステップ1307を実行する。
【0106】
ステップ1307では、検索条件として相手アドレスが指定されているか否か、すなわち、ステップ1207の判断が「YES」であって、ステップ1209において検索条件として相手アドレスが追加されたか否かを判断する。そして、この判断の結果、相手アドレスがセットされていれば(ステップ1307:YES)、ステップ1305により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた相手アドレスに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶し(ステップ1309)、次に、ステップ1311を実行する。なお、ステップ1307において、検索条件として相手アドレスが指定されていない場合(ステップ1307:NO)、ステップ1309を実行することなく、ステップ1311を実行する。
【0107】
ステップ1311では、検索条件として対象文書アドレスが指定されているか否か、すなわち、ステップ1203の判断が「YES」であって、ステップ1205において検索条件として対象文書アドレスが指定されたか否かを判断する。そして、この判断の結果、対象文書アドレスがセットされていれば(ステップ1311:YES)、ステップ1305により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた対象文書アドレスに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶し(ステップ1313)、次に、ステップ1315を実行する。なお、ステップ1311において、検索条件として対象文書アドレスが指定されていない場合(ステップ1311:NO)、ステップ1313を実行することなく、ステップ1315を実行する。
【0108】
なお、ステップ1309及びステップ1313において、ステップ1305で特定された検索結果レコードに基づき、各検索条件に該当する新たな検索結果レコードを記憶するのは、各状態IDに対応するGIDが1つだけ設定(図3参照。)されていることによる。
【0109】
ステップ1315では、ステップ1317以降の処理を行うべく、上記ステップ1303〜ステップ1313によって特定された検索結果レコードから未処理の検索結果レコードを1件読み出し(実体は状態テーブル1081の1レコード)、ステップ1317を実行する。なお、読み出した1件の未処理のレコードに記載の対象文書アドレスにより示される文書を[A]とする。
【0110】
そして、その読み出したレコードが有する状態IDが文書出力を示すもの(例えば、PRT)であるか否かを判断し(ステップ1317)、文書出力を示すものであると判断すると(ステップ1317:YES)、ステップ1319に移行し、文書出力用文書テーブル検索処理を実行する。
【0111】
図14は、文書出力用文書テーブル検索処理を表すフローチャートである。
【0112】
文書出力用文書テーブル検索処理を実行すると、最初に、ステップ1315で読み出した未処理レコードにより提示される文書[A]を、以前情報処理装置上で開いた時刻、つまり、文書[A]を示す対象文書アドレスを有したレコードで、事象openを有しているレコードに記載の日時、及び、文書[A]を閉じた時刻、つまり、文書[A]を示す対象文書アドレスを有したレコードで、事象「close」を有しているレコードを探し、その「open」、「close」が記載されたれレコードの日時の履歴を抽出する(ステップ1401)。
【0113】
なお、過去に何度も文書[A]を開いたり閉じたりした場合もあるため、文書[A]に対する「open」と「close」のレコードは1対に限られない。その場合、「open」の時刻と、それ以降の時刻の「close」で、その「close」の時刻が先の「open」の時刻にもっとも近いものを対とする。
【0114】
次に、ステップ1403において、文書テーブルから、文書[A]の「open」時刻、「close」時刻と比較されていない未処理のレコードを1件読み出し、そのレコードに記載の文書アドレスにより提示される文書を[B]とする。
【0115】
文書[B]を示す文書アドレスを有し、事象が「create」、「open」、「close」の何れかを有したレコードに記載の日時が、文書[A]の開いた日時、つまり、文書[A]を示す対象文書アドレスを有したレコードであり、ステップ1401により抽出した、文書[A]を開いた日時、から閉じた日時までの期間内に含まれるか否かを判断し(ステップ1405)、含まれると判断すると(ステップ1405:YES)、ステップ1409に移行し、そのレコードを検索結果レコードとして記憶する。
【0116】
このステップ1405,ステップ1409により、文書[A]を開いていた時間に、文書[B]の操作を行ったか否かを判断することができ、操作をしていると判断するとそれらは関連性があるものとみなし、検索することができる。
【0117】
そして、ステップ1411に移行し、文書テーブルに未処理のレコードが残っていないかを判断する。
一方、文書[B]を示す文書アドレスを有し、事象が「create」、「open」、「close」の何れかを有したレコードに記載の日時が、文書[A]を開いた日時から閉じた日時までの期間内に含まれないと判断すると(ステップ1405:NO)、ステップ1407に移行し、文書[A]を開いた日時から閉じた日時の期間内に、文書[B]の開いた日から閉じた日時までの期間内に含まれるか否かを判断する。
【0118】
なお、このステップ1407により、ステップ1405で、文書[B]の「open」が文書[A]の「open」より以前で、且つ、文書[B]の「close」が文書[A]の「close」よりも後である場合の条件が、関連付けから漏れてしまうことを防ぐことが可能である。
【0119】
ここで、文書[A]の「open」、「close」日時が、文書[B]の「open」から「close」の期間に含まれると判断すると(ステップ1407:YES)、ステップ1409に移行し、そのレコードを検索結果レコードとして記憶し、ステップ1411に移行する。
【0120】
また、包含されていないと判断すると(ステップ1407:NO)、ステップ1411に移行し、文書テーブルに未処理のレコードがないかチェックし、全件終了したか否かを判断する。
【0121】
全件終了していないと判断すると、再びステップ1403に戻り同様の処理を繰り返す。全件終了していると判断すると、文書出力用文書テーブル検索処理を終了して、文書検索処理に戻り、ステップ1323に移る。
【0122】
また、ステップ1317において、読み出した未処理のレコードが有する状態IDが文書出力を示すものであるか否かを判断し、文書出力を示すものではないと判断すると(ステップ1317:NO)、ステップ1321に移行する。
【0123】
ステップ1321では、ステップ1301で検索結果レコードの初期値として設定した文書テーブル1083に記憶された各レコードにおいて、事象が「create」又は「open」であるレコードに記載の日時から、事象が「create」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「close」であるレコードに記載の日時までの期間(つまり、同文書がパソコン10で「開かれていた」又は「取り扱われていた」と判断できる期間)が、ステップ1315で読み出した1件の状態テーブル1081のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間と重なったとき、処理対象となった文書テーブル1083のレコードを検索結果レコードとして記憶する(ステップ1321)。
【0124】
すなわちこの処理(ステップ1321)は、指示された検索条件に適合する外部装置の状態と同時期に開かれていた又は取り扱われていたと判断される文書を抽出することを行っている。
【0125】
本実施例1の情報管理システム1では、このような関係を有する文書データ相互を、関連性が高いものであるとみなすものであり、そのため、上記のとおり、処理されていた日時が重なる「create」又は「open」の事象のレコードを、検索結果レコードとして記憶する。
【0126】
なお、事象が「create」又は「open」であるレコードに記載の日時から、事象が「create」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「close」であるレコードに記載の日時までの期間の決定に際し、利用者(図4における操作者。)の同一は考慮するように構成されている。
【0127】
そして、ステップ1323では、状態テーブル1081の検索結果レコードとして記憶されている全てのレコードについてステップ1319及びステップ1321の処理を終了したか否かを判断し、終了していれば(ステップ1323:YES)、上記処理に基づく検索結果レコードから検索結果情報を作成し(ステップ1325)、文書検索処理(ステップ1105)を終了する。なお、ステップ1319において、全件終了していないと判断された場合(ステップ1319:NO)、ステップ1315に戻って、処理を継続する。
【0128】
なお、本実施例における情報管理システム1では、状態テーブル1081に記憶されるレコードは、その処理動作を行った際、文書テーブルにも同時に1つのレコードとして記憶される構成を採用しているため(後述の「文書テーブル更新処理」参照。)、ステップ1321において、これら両テーブルの各レコードは検索条件を満たすものとして検索結果レコードに記憶される。
【0129】
したがって、このような同一の処理によって記憶されるレコードに基づき記憶される検索結果レコードを除外するため、状態テーブル1081から特定された検索結果レコードの開始日時又は終了日時と、文書テーブル1083の日時が同一で、かつ、対象文書アドレスと文書アドレスが同一の検索結果レコードについては、ステップ1321による条件を満足した場合であっても、このステップ1321によって記憶しないような構成とすると好適である。
【0130】
文書検索処理(ステップ1105)を終了したとき、制御部100は継続して、文書検索処理(ステップ1105)に基づく検索結果の表示処理を実行する(ステップ1107)。
【0131】
なお、上記文書検索処理におけるステップ1321では、両期間の重複によった判断を行っていた。しかし、状態テーブル1081のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間に、事象が「create」、「open」又は「close」であるレコードに記載の日時が含まれていた場合、必ず、両者は重複することとなるから、事象が「create」又は「open」であるレコードに記載の日時から、事象が「create」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「close」であるレコードに記載の日時までの期間に、状態テーブル1081のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間が全て含まれている場合を除き、このような簡易な判断を、ステップ1321の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。
【0132】
また、同様に、事象が「create」又は「open」であるレコードに記載の日時から、事象が「create」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「close」であるレコードに記載の日時までの期間に、状態テーブル1081のレコードに記載の、開始日時又は終了日時のいずれかが含まれていた場合も、必ず、両者は重複することとなるから、上記同様、このような簡易な判断を、ステップ1321の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。
【0133】
さらに、状態テーブル1081のレコードに記載の、開始日時又は終了日時のいずれかと、事象が「create」、「open」又は「close」であるレコードに記載の日時が重複する場合も、必ず、両者は重複することとなるから、上記同様、このような簡易な判断を、ステップ1321の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。
【0134】
図15は、検索結果表示処理(ステップ1107)のフローを示したものである。先ず、処理の開始に際し、日付及び参照ソートフラグをOFFにする(ステップ1501)。
【0135】
次に、ステップ1325で作成された検索結果情報として特定された検索結果レコード各々が、状態テーブル1081から特定された(ステップ1303〜ステップ1313を実行することで特定された)検索結果レコードであるか、又は、文書テーブル1083から特定された(ステップ1315〜ステップ1323を実行することで特定された)検索結果レコードであるかを分類する。すなわち、前者を対象文書に係る検索結果とし、後者を利用文書に係る検索結果として、両検索結果を分類する(ステップ1503)。
【0136】
そして、ステップ1503の処理が終了したなら、次に、このステップ1503で利用文書と対象文書のそれぞれに分けられた検索結果情報を表示するにあたって、表示される利用文書又は対象文書を、何れの順序で表示するかを決定するための処理を実行する。
【0137】
まず、ステップ1505は、表示の順序として、日時でソートすることが選択されているか否かを判断する(ステップ1505)。
【0138】
今、参照数でソートするが指定、換言すれば、日時でソートするが指定されていない場合(ステップ1505:NO)、参照数が大きいものから順に、ステップ1503で利用文書と対象文書の各々に分類された両検索結果それぞれについて、参照数が大きい検索結果レコードから順にソートし(ステップ1511)、続けて、日時ソートフラグをONにする(ステップ1513)。そして、ステップ1515を実行する。
【0139】
一方、日時でソートするが指定されていた場合(ステップ1505:YES)、制御部100は、ステップ1503による両検索結果それぞれについて、日時が新しい検索結果レコードから順にソートし(ステップ1511)、続けて、日時ソートフラグをONにする(ステップ1513)。そして、上記同様、ステップ1515を実行する。
【0140】
なお、本実施例の情報管理システムでは、検索結果の表示に際し、日時と参照数の2項目によるソートが可能であるとしている。そのため、これら何れでソートするかの判断は、一方の項目でソートすることが指定されているか、具体的には、日時でのソートが指定されているか否かを判断することのみをもって、利用者が、日時又は参照数の何れでソートさせようとしているか判断することができる(日時でのソートが指定されていないときは、参照数でのソートが指定されているとみなす。)。
【0141】
また、日時又は参照数の何れでソートをするかの指定は、例えば、ステップ1501の処理を実行した後、ステップ1505の処理を実行する前に、操作部104を介して利用者に指定させる構成とすればよい。
【0142】
ステップ1515では、ステップ1507又はステップ1511で、指定された条件にしたがいソートされた検索結果レコードに基づき、利用文書と対象文書毎のリストを、該当文書へのアクセスが可能なように生成する。そして、ステップ1517でこれらリストを表示する。
【0143】
なお、上記のとおり本実施例1の情報管理システム1では、ステップ707において、外部装置の稼動が検出された際に、この検出に合せて、上記稼動時知的支援処理(ステップ711)を実行させている。したがって、この検出された処理動作に関連して、過去の同時期に開かれていた又は取り扱われていたと判断される文書を利用者に報知することができるため、今回の処理に、この関連した文書について必要な処理が存在する場合、これについての処理も同時(同時期)に行うこともできる。
【0144】
例えば、ファクス送信を行ったとき、過去のファクス送信において開いていた文書を閲覧し、この文書も送信しておいた方が良いか否かの判断を行うことができる。
【0145】
図16〜図19は、ステップ1517を実行することで、パソコン100の表示部106に表示される稼動時知的支援処理の実行結果を示す図である。
【0146】
具体的に説明すると、図16は、パソコン10から、複合機20の記録部202に対して、記憶部108に記憶されている任意の文書データの印刷処理指令がなされた場合(処理動作(状態)としてPCプリントが実行。図3参照。)に、この稼動時知的支援処理(ステップ711)が実行され、これにより特定された対象文書に係る検索結果を表示したものである。
【0147】
すなわち、PCプリントが実行された場合、状態ID「PRN」、今回のPCプリント処理の対象となっている対象文書アドレスに基づき、文書検索処理(ステップ1105)が実行される。その結果、今回の印刷対象となった対象文書データが、過去において印刷された日時が、図16の態様で表示される(かかる場合、図16において、アドレスおよび参照数は全て同一に表示される。)。
【0148】
図17は、今回、印刷対象となった対象文書データの印刷が実行されていた期間内に、開かれていた利用文書を表示したものである。
【0149】
例えば、今回のPCプリントは、図2のID「sid1」であり(このレコードにおいて開始日時を「2005年8月12日11時59分00秒」、終了日時を「2005年8月12日12時02分00秒」とする。)、sid1の対象文書に関連する利用文書の文書アドレスを「file://***/***/d2」「file://***/***/d3」(図4において、この利用文書の文書アドレスを利用したIDに記載の日時を、did2が「2005年8月12日11時50分00秒」、did6が「2005年8月12日12時00分00秒」、did8が「2005年8月日12時01分00秒」とする。)とした場合、sid1に係るPCプリントの処理が実行されていた上記期間内に、「file://***/***/d2」「file://***/***/d3」に係る文書が開かれていたこととなる。したがって、これら2つの利用文書に係る所定の事項が図17の態様にしたがって表示される。
【0150】
また、図18及び図19は、ステップ707において、複合機20の回線通信部212を介して電話発呼(図3における事象「TLT」。)又は電話着信(図3における事象「TLR」。)による場合の表示例を示したものである(表示までの過程は、上記説明と同様であり、省略する。)。
【0151】
なお、図16では、PCプリントでありGIDが「1」であり(図3参照)、文書アドレスを検索条件として指定して文書検索処理(ステップ1105)が実行されるため、アドレスおよび参照数は全て同一で、日時のみが異なって表示されたが、電話発呼又は電話着呼の場合、GIDが「2」であり(図3参照)、文書アドレスを検索条件として指定しないで文書検索処理(ステップ1105)が実行されるため、図18に示す「アドレス」欄に示される対象文書アドレスは、それぞれ異なったアドレスが表示される。
【0152】
また、本実施例の情報管理システム1では、図16〜図19において表示されているアドレスはハイパーリンク形式で表示されており(ステップ1517)、操作部104を介してこれを選択すると、このアドレスに係る文書データが記憶部108から読み出され、表示部106に表示される。
【0153】
(状態テーブル登録処理)
図20は、図2に示す状態テーブル1081への登録処理のフローを示したものである。
【0154】
ステップ715において、状態テーブル登録処理が実行されたとき、パソコン10の制御部100は、先ず、状態テーブル1081に登録するためのレコードを追加し、ユニークIDを生成する。そして、この新たなレコードのIDとして、このユニークIDを登録し(ステップ2001)、次に、ステップ2003を実行する。
【0155】
ステップ2003では、ステップ707で外部装置の稼動を検知した日時、及び、ステップ713でこのステップ707で稼動が検知された外部装置の稼動終了を検知した日時を、それぞれ開始日時と終了日時として、ステップ2001による新たなレコードに登録するとともに、ステップ709で、稼動時知的支援処理(ステップ711)に先立ち、稼動が検知された外部装置から入力を受け、制御部100を構成するRAM等記憶保持しておいた状態ID、相手アドレス、対象文書アドレス及び量を、同じくステップ2001による新たなレコードに登録する処理を実行する。
【0156】
(手動知的支援処理)
図21及び図22は、手動知的支援処理のフローを示したものである。なお、図24は、手動知的新処理の実行にともないパソコン10の表示部106に表示される情報の表示態様を示した図である。
【0157】
ステップ719において、手動知的支援処理の起動が実行されたとき、この処理は開始する。なお、この処理は、図7に示すパソコンメイン処理とは並列で動作するように構成する。すなわち、ステップ719の処理は、この手動知的支援処理を起動した後、手動知的支援処理の終了を待つことなく、ステップ701の処理に移行する。
【0158】
パソコン10の制御部100は、先ず、状態テーブル1081のレコードから状態ID毎の集合を生成し、状態ID毎に集合した各レコードを開始日時順にソートする処理を実行し(ステップ2101)、この処理によって得られた結果をパソコン10の表示部106に表示する(ステップ2103)。
【0159】
ここで、ステップ2103における表示は、全状態212405が縮小表示となるように、具体的には、状態IDで示される各処理動作の名称のみが表示されるよう表示される(図24におけるPCプリントの表示態様を参照。)。
【0160】
ステップ2105では、ステップ2103の処理により表示される表示態様において、最上位に表示される状態2405(図24においてはPCプリント。)の先頭のレコード(ステップ2101において先頭にソートされたレコード)のラジオボタン2407(図24参照。)が、初期設定としてONとなるようセットする(ステップ2405)。
【0161】
手動知的支援処理が起動後(ステップ719)、ステップ2105までの手順が実行された状態で、制御部100は、利用者が、操作部104を介して操作するまで待機する(ステップ2107)。
【0162】
そして、この待機状態(ステップ2107)において、利用者が操作部104を介して指令を入力した場合、制御部100は、その指令が、展開アイコン2401(図24参照。)の押下であるか否かを判断する(ステップ2109)。
【0163】
ここで、入力された指令が、展開アイコン2401の押下である場合(ステップ2109:YES)、押下された展開アイコン2401に対応する状態205のレコードの情報をステップ2101のソートにしたがってリスト状に表示するとともに(ステップ2111)、展開された状態2405の展開アイコン2401を、縮小アイコン2403に差し替える(ステップ2113)。
【0164】
このステップ2111およびステップ2113の処理について、図24に基づき具体的にすれば、展開アイコン2401押下(ステップ2109)が実行される以前は、PCファクス送信についても、PCプリントと同様、状態2405が展開アイコン2401をともなって表示されている(換言すれば、リスト(レコード)については非表示。)。
【0165】
この状態で、ステップ2109がPCファクス送信の展開アイコン2401に対して実行された場合(ステップ2109:YES)、状態テーブル1081で、状態IDが「FPT」と記載されているレコードが、ステップ2101でソートされた順にしたがい図24の態様で表示されるとともに(ステップ2111)、PCファクス送信に係る展開アイコン2401が縮小アイコン2403に差し替えられる(ステップ2113:「+」から「−」へとその表示が変更となる。)。なお、ステップ2113を初めて終了した時点においては、ステップ2105が有効であり、PCファクスに関連して表示されるレコードでは、何れのラジオボタン2407もOFFである。
【0166】
一方、ステップ2107による待機状態において、入力された指令が、展開アイコン2401の押下ではなく(ステップ2109:NO)、縮小アイコン2403の押下である場合(ステップ2115:YES)、図24のPCファクス送信の態様で表示されているものを、PCプリントの態様に変更する。すなわち、対応する状態2405のレコードのリスト表示を削除し(ステップ2117)、縮小アイコン2403を展開アイコン2401に差し替える(ステップ2119)。
【0167】
また、ステップ2107による待機状態において、入力された指令が、縮小アイコン2403の押下ではなく(ステップ2115:NO)、ラジオボタン2407の押下である場合(ステップ2121:YES)、所定のレコード(初期状態においては最上位の状態2405の先頭のレコード。)に対してONされているラジオボタン2407をOFFとし(ステップ2123)、利用者の操作に対応するラジオボタン2407をONにする(ステップ2125)。
【0168】
なお、ステップ2113、ステップ2119及びステップ2125を実行すると、ステップ2107に戻り、再び、利用者の操作がなされるまで待機する。
【0169】
ここで、ステップ2107による待機状態において、利用者の操作により入力された指令が、展開アイコン2401、縮小アイコン2403及びラジオボタン2407の何れの押下ではない場合(ステップ2109、ステップ2115及びステップ2121:NO)、図22に示す処理を行う。
【0170】
すなわち、パソコン10の制御部100は、利用者の操作により入力された指令が、この手動知的支援処理の終了であるか否か、具体的には、閉じるボタン2417が押下されたか否かを判断し(ステップ2201)、この条件を満足するとき(ステップ2201:YES)、処理を終了する。
【0171】
これに対し、閉じるボタン2417の押下ではない場合(ステップ2201:NO)、リスト表示ボタン2409、メモリ保存ボタン211、全て表示ボタン2413又は全て印刷ボタン2415であるため、これら各ボタン操作に対応する処理を実行すべく、ラジオボタンONのレコード(状態ID、GID、相手先アドレス、対象文書)を読み出す(ステップ2203)。
【0172】
そして、この読み出した情報に基づき、GID検索条件設定処理(ステップ2205)、及び、文書検索処理(ステップ2207)を実行し、次に、ステップ2209を実行する。なお、このステップ2205及びステップ2207で実行される両処理は、上記稼動時知的支援処理(ステップ711)で行われるGID検索条件設定処理(ステップ1103)、及び、文書検索処理(ステップ1105)と同様であるので、その説明は省略する。
【0173】
ステップ2209では、ステップ2203を実行する原因となった利用者の操作部104を介した指令が、リスト表示ボタン2409の押下であったか否かを判断する。
【0174】
リスト表示ボタン2409の押下であった場合(ステップ2209:YES)、ステップ2207による文書検索処理の結果を用いて文書知的支援処理を起動する(ステップ2211)。なお、文書知的支援処理の詳細については図23を用いて後述する。
【0175】
これに対し、リスト表示ボタン2409の押下でない場合(ステップ2209:NO)、メモリ保存ボタン2411の押下であるか否かを判断し(ステップ2213)、この条件を満足するとき(ステップ2213:YES)、制御部100は、複合機20に対して文書検索処理(ステップ2207)によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを、着脱メディア2101に書き込むよう指示を行いとともに、記憶部108から該当する文書データを通信部102を介して複合機20に送信する。一方、複合機20の制御部200はこの指示に応じて、通信部214を介して受信した該当する文書データを着脱メディア2101に書き込む(ステップ2215)。
【0176】
また、メモリ保存ボタン2411の押下でない場合(ステップ2213:NO)、全て表示ボタン2413の押下であるか否かを判断し(ステップ2217)、この条件を満足するとき(ステップ2217:YES)、制御部100は、文書検索処理(ステップ2207)によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを開き、その内容を表示部106に所定の間隔、例えば、2秒間隔で順次表示する(ステップ2219)。
【0177】
また、全て表示ボタン2413の押下でない場合(ステップ2217:NO)、全て印刷ボタン2415の押下であるか否かを判断し(ステップ2217)、この条件を満足するとき(ステップ2217:YES)、制御部100は、文書検索処理(ステップ2207)によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを、通信部102を介して複合機20に送信し、複合機20の記録部202により印刷する(ステップ2223)。
【0178】
なお、全て印刷ボタン2415の押下でない場合(ステップ2221:NO)、この押下にともなう別の処理を実行し、又は、この押下はエラーであると判断し、再び、利用者の操作がなされるまで待機する(ステップ2107)。
【0179】
また、ステップ2211、ステップ2215、ステップ2219及びステップ2223を実行し終えたときも、ステップ2107に戻り、再び、利用者からの入力がなされるまで待機する。
【0180】
図23は、ステップ2211によって起動される文書知的支援処理のフローを示したものである。なお、図25は、文書知的支援処理の実行にともないパソコン10の表示部106に表示される情報の表示態様を示した図である。
【0181】
先ず、パソコン10の制御部100は、ステップ2301では、文書検索処理(ステップ2207)によって得られた検索結果のレコードから、同一の文書アドレスであるレコードを利用して、同一文書アドレスの文書データの参照回数(事象がopenであるレコードの数)及び最終アクセス日時(日時が直近のレコードに記載の日時)を集計し(ステップ2301)、ステップ2303を実行する。
【0182】
ステップ2303では、集計結果を表示部106に図25に示す態様で表示する。その際、表示されるレコードの中で、先頭のレコードのラジオボタンをONとする(ステップ2305)。
【0183】
ここで、文書知的支援処理が起動後(ステップ2211)、ステップ2305までの手順が実行された状態で、制御部100は、利用者が、操作部104を介して操作するまで待機する(ステップ2307)。
【0184】
そして、この待機状態(ステップ2307)において、利用者が操作部104を介して指令を入力した場合、制御部100は、その指令が、ラジオボタン2501(図25参照。)の押下であるか否かを判断し(ステップ2309)、この条件を満足するとき(ステップ2309:YES)、ステップ2301を実行する。
【0185】
ステップ2307では、所定のレコード(初期状態においては先頭のレコード。)に対してONされているラジオボタン2501をOFFとし(ステップ2311)、利用者の操作に対応するラジオボタン2501をONにする(ステップ2313)。
【0186】
一方、ステップ2309の判断が、ラジオボタン2501の押下でない場合、表示ボタン2403の押下であるか否かを判断し(ステップ2315)、この条件を満足するとき(ステップ2315:YES)、ステップ2317を実行する。
【0187】
ステップ2317では、ラジオボタンONの文書アドレスの文書データを開き、これを表示部106に表示する。
【0188】
また、ステップ2315の判断が、表示ボタン2503の押下でない場合、印刷ボタン2505の押下であるか否かを判断し(ステップ2319)、この条件を満足するとき(ステップ2319:YES)、ステップ2321を実行する。
【0189】
ステップ2321では、制御部100は、ラジオボタンONの文書アドレスの文書データを記憶部108から読み出すとともに、通信部102を介して該当する文書データを複合機20に送信し、複合機20の記録部202は、これを印刷する。
【0190】
また、ステップ2319の判断が、印刷ボタン2505の押下でない場合、関連文書ボタン2407の押下であるか否かを判断し(ステップ2323)、この条件を満足するとき(ステップ2323:YES)、ステップ2325を実行する。
【0191】
ステップ2325では、文書テーブル1081から、ラジオボタン2501がONの文書アドレスの文書データが開かれていた期間(open−close間)に、事象が「open」と記載されているレコードを全て抽出する(ステップ2325)。
【0192】
図25を例として具体的に説明すると、この抽出は、文書アドレス「file://###/###/###2」に記憶される文書データは、参照回数がr2回であるから、r2回開かれていた期間があり、これら全ての期間を対象として行われる。
【0193】
なお、ラジオボタン2501がONの文書アドレスの文書データが開かれていた期間の決定に際し、利用者(図4における操作者。)の同一は考慮するように構成されている。
【0194】
そして、ステップ2325による抽出によって得られた検索結果レコードを対象として、再び、この文書知的支援処理を起動する(ステップ2327)。
【0195】
すなわち、利用者は、この文書知的支援処理の実行により、ある文書に関連した文書を、連続的に知ることができる。
【0196】
さらに、制御部100は、ステップ2323の判断が、関連文書ボタン2507の押下でない場合、閉じるボタン2509の押下であるか否かを判断し(ステップ2329)、この条件を満足するとき(ステップ2329:YES)、この文書知的支援処理(ステップ2211)を終了し、ステップ2107に戻って、利用者からの操作がなされるまで、待機する。
【0197】
一方、閉じるボタン2509の押下でないと判断したとき(ステップ2329:NO)、この押下にともなう別の処理を実行し、又は、この押下はエラーであると判断し、再び、利用者の操作がなされるまで待機する(ステップ2307)。
【0198】
なお、ステップ2313、ステップ2317、ステップ2321及びステップ2327を実行し終えたときも、ステップ2307に戻り、再び、利用者からの入力がなされるまで待機する。
【0199】
(情報管理システムによる処理2)
次に、上記のとおり構成された情報管理システム1による処理(2)について、図面を用いて説明する。なお、処理(2)は処理(1)と並列して稼動されるものである。
【0200】
図26は、パソコン10により行われる文書テーブル1083の更新のための処理手順を示したフローである。なお、このフローに示される処理(2)は、パソコン10の制御部100により行われる、より具体的には、制御部10を構成するCPUがROM等に記憶されたプログラムにしたがい実行されるものである。
【0201】
先ず、制御部100は、操作部104を介して、記憶部108に記憶されている文書データの操作がなされた、又は、複合機20の動作、具体的には、図3の「対象文書アドレス」の項目中「(パソコンにコピーした)」と記載されている処理動作(状態)の起動によって、複合機20から対象文書データがパソコン10に対して送信され、この対象文書データ新たに記憶部108に記憶された、さらに、書籍32、34の無線タグ322、324が書籍センサー30の無線タグ読取部306に読み取られ、その情報が通信部34を介してパソコン10に送信されてきた場合、その書籍センサー30からの送信に係る書籍32等を紹介しているインターネット70上のホームページ(以下、「HP」という。)が閲覧されたか否か(以下、これら操作または処理を「ファイル操作」という。)を判断する(ステップ2601)。
【0202】
ステップ2601の判断の結果、ファイル操作がなされたと判断されたとき(ステップ2601:YES)、制御部100は、文書テーブル1083に新たにレコードを追加し、このレコードにユニークなIDを生成して登録し(ステップ2603)、ステップ2605を実行する。
【0203】
なお、このステップ2601の判断の結果、この条件を満足しないとき(ステップ2601:NO)、ファイル操作が行われるまで待機する。
【0204】
ステップ2605では、ステップ2603において追加した新たなレコードに、現在の日時、文書アドレスに対象ファイルのフルパス名を、操作アプリに操作したアプリケーションを、操作者に操作者の種別を登録する。
【0205】
その後、未だ未登録の「事象」へ登録する情報の判断処理を行う(ステップ2607〜ステップ2633)。
【0206】
第1に、制御部100は、ステップ2601でなされたファイル操作が、新たな文書ファイルの記録部108への記憶(以下、「ファイル生成」という。)であったか否かを判断し(ステップ2607)、ファイル生成であるとき(ステップ2607:YES)、事象として「create」を登録する。
【0207】
一方、ファイル操作がファイル生成でない場合(ステップ2607:NO)、次に、記憶部108に記憶されている文書ファイルを開く(以下、「ファイルオープン」という。)であったか否かを判断し(ステップ2611)、この条件を満足するとき(ステップ2611:YES)、事象として「open」を登録する(ステップ2613)。
【0208】
また、ステップ2611において、条件を満足していないとき(ステップ2611:NO)、記憶部108に記憶されている文書データの更新(上書き保存)であるか否かを判断し(ステップ2615)、この条件を満足するとき(ステップ2615:YES)、事象として「update」を登録する(ステップ2613)。
【0209】
また、ステップ2615において、条件を満足していないとき(ステップ2615:NO)、記憶部108に記憶されている文書データの送信(PCファクス送信含む。)であるか否かを判断し(ステップ2619)、この条件を満足するとき(ステップ2619:YES)、事象として「send」を登録する(ステップ2621)。
【0210】
また、ステップ2619において、条件を満足していないとき(ステップ2619:NO)、記憶部108に記憶されている文書データの印刷(図3において状態「PCファクス送信」が該当。)であるか否かを判断し(ステップ2619)、この条件を満足するとき(ステップ2621:YES)、事象として「send」を登録する(ステップ2621)。
【0211】
また、ステップ2615において、条件を満足していないとき(ステップ2615:NO)、記憶部108に記憶されている文書データの印刷(複合機20の記録部202を利用。)であるか否かを判断し(ステップ2623)、この条件を満足するとき(ステップ2623:YES)、事象として「print」を登録する(ステップ2625)。
【0212】
また、ステップ2623において、条件を満足していないとき(ステップ2623:NO)、HPの閲覧であるか否かを判断し(ステップ2627)、この条件を満足するとき(ステップ2627:YES)、事象として「open」を登録する(ステップ2629)。
【0213】
さらに、ステップ2627において、条件を満足していないとき(ステップ2627:NO)、ファイルオープン(ステップ2611)又はHPの閲覧(ステップ2627)に対応した、ファイル又はHPのクローズであるか否かを判断し(ステップ2631)、この条件を満足するとき(ステップ2631:YES)、事象として「close」を登録する(ステップ2629)。
【0214】
なお、ステップ2631において、条件を満足しないとき(ステップ2631:NO)、又は、ステップ2609、ステップ2613、ステップ2617、ステップ2621、ステップ2625、ステップ2629若しくはステップ2633を終えた後、制御部100は、再び、ファイル操作がなされるまで待機する。
【0215】
以上、実施例1に係る上記説明は、主として「文書データ」を例としたが、情報管理システム1の対象足りえるデータは、「文書データ」に限られるものではなく、例えば、「画像データ」「音声データ」その他のデータ、又は、これら各種データが混在したものであっても、同一の内容(処理)を実現できる。
【0216】
(実施例2)
以下、実施例1とは異なる情報管理システムについて、具体的に説明する。
【0217】
なお、本実施例2は上記実施例1で用いていた「GID」を備えていない点、すなわち、図3において「GID」は定義されておらず、これにともない、稼動時知的支援処理及ぶ手動知的支援処理において「GID検索条件設定処理」も行わない点においてのみ実施例1と相違するものである。したがって、以下の説明では同一の構成及び処理手順については、詳細を省略し、相違する点のみを説明する(手動知的支援処理における処理手順は、稼動時知的支援処理と同様の処理が行われるため、実質的に実施例2では、稼動知的支援処理について説明する。)。
【0218】
(稼動時知的支援処理)
図27は、稼動時知的支援処理のフローを示したものである。
【0219】
図7のステップ711において、稼動時知的支援処理が実行されたとき、先ず、パソコン10の制御部100は、ステップ709において、外部装置より入力を受けた(検出した)状態ID、相手アドレス、対象文書アドレスをRAMから読み出す。そして、これらの中から操作部104を介して利用者に選択されたものを検索条件としてセットする(ステップ2701)、文書検索処理を実行する(ステップ2703)。
【0220】
図13は、文書検索処理(ステップ2703)のフローを示したものである。先ず、状態テーブル1081、文書テーブル1083のレコード、全てを検索結果レコードの初期値とする(ステップ1301)。
【0221】
次に、状態テーブル1081から特定のレコードに係る対象文書を特定すべく、先に実行したステップ2703により選択された検索条件にしたがった検索を実行する。
【0222】
すなわち、まず、ステップ1303において、検索条件として状態IDが指定されているか否かを判断し(ステップ1303)、この条件を満足しているとき(ステップ1303:YES)、状態テーブル1081から、検索条件としてセットされた状態IDに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶する(ステップ1305)し、ステップ1307を実行する。なお、検索条件として状態IDがセットされていないとき(ステップ1303:NO)、ステップ1305を実行することなく、ステップ1307を実行する。
【0223】
ステップ1307では、検索条件として相手アドレスが追加されているか否かを判断し、この条件を満足するとき(ステップ1307:YES)、ステップ1305により記憶された検索結果レコード等から、検索条件としてセットされた相手アドレスに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶し(ステップ1309)、次に、ステップ1311を実行する。なお、ステップ1307において、検索条件として相手アドレスが追加されていない場合(ステップ1307:NO)、ステップ1309を実行することなく、ステップ1311を実行する。
【0224】
ステップ1311では、検索条件として対象文書アドレスが追加されているか否かを判断する。そして、この判断の結果、対象文書アドレスがセットされていれば(ステップ1311:YES)、ステップ1305等により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた対象文書アドレスに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶し(ステップ1313)、次に、ステップ1315を実行する。なお、ステップ1311において、検索条件として対象文書アドレスが追加されていない場合(ステップ1311:NO)、ステップ1313を実行することなく、ステップ1315を実行する。
【0225】
ここで、ステップ1303〜ステップ1313を実行した結果、得られる検索結果レコードについて、より詳細に説明する。
【0226】
ステップ1303、ステップ1307及びステップ1311の判断において全ての判断が「YES」である場合、検索結果レコードは、ステップ1313において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル1081のレコードを有する。
【0227】
また、ステップ1303及びステップ1307の判断が「YES」で、ステップ1311の判断が「NO」である場合、検索結果レコードは、ステップ1309において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル1081のレコードを有する。
【0228】
また、ステップ1303及びステップ1311の判断が「YES」で、ステップ1307の判断が「NO」である場合、検索結果レコードは、ステップ1313において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル1081のレコードを有する。
【0229】
また、ステップ1303の判断が「YES」で、ステップ1307及びステップ1311の判断が「NO」である場合、検索結果レコードは、ステップ1305において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル1081のレコードを有する。
【0230】
また、ステップ1303の判断が「NO」で、ステップ1307及びステップ1311の判断が「YES」である場合、検索結果レコードは、ステップ1313において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル1081のレコードを有する。
【0231】
また、ステップ1303及びステップ1311の判断が「NO」で、ステップ1307の判断が「YES」である場合、検索結果レコードは、ステップ1309において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル1081のレコードを有する。
【0232】
また、ステップ1303及びステップ1307の判断が「NO」で、ステップ1311の判断が「YES」である場合、検索結果レコードは、ステップ1313において記憶されたものと、最終、同一の状態テーブル1081のレコードを有する。
【0233】
さらに、ステップ1303、ステップ1307及びステップ1311の判断において全ての判断が「NO」である場合、検索結果レコードは、ステップ1301において初期値として設定された状態テーブル1081と同一の状態テーブル1081のレコードを有する。
【0234】
ステップ1315では、ステップ1317以降の処理を行うべく、上記ステップ1303〜ステップ1313によって特定された検索結果レコードから未処理の検索結果レコードを1件読み出し、ステップ1317を実行する。
【0235】
なお、ステップ1317以降の処理については、検索結果表示処理2605を含め、上記実施例1同様であるので、詳細を省略する。
【0236】
以上、本実施例1,2では、印刷出力を例として関連付け処理を示したが、本発明は印刷出力にのみ限定されるものではなく、他の出力手段に対しても同様に関連付け処理を実行できるものである。
【図面の簡単な説明】
【0237】
【図1】本発明の実施例における情報管理システムの構成を示した図
【図2】本発明の実施例における状態テーブルを示した図
【図3】本発明の実施例1における状態テーブルに記憶される各項目の定義を示した図
【図4】本発明の実施例における文書テーブルを示した図
【図5】本発明の実施例におけるファイル情報テーブルを示した図
【図6】本発明の実施例におけるデバイス指定テーブルを示した図
【図7】本発明の実施例におけるパソコンにより行われるメインとなる処理のフローを示す図
【図8】本発明の実施例における稼動前知的支援処理のフローを示す図
【図9】本発明の実施例における事象文書検索処理のフローを示す図
【図10】(a)、(b)、(c)は、本発明の稼動前知的支援処理の実行にともなう表示態様を示す図
【図11】本発明の実施例1における稼動時知的支援処理のフローを示す図
【図12】本発明の実施例1におけるGID検索条件設定処理のフローを示す図
【図13】本発明の実施例における文書検索処理のフローを示す図
【図14】本発明の実施例における文書出力用文書テーブル検索処理のフローを示す図
【図15】本発明の実施例における検索結果表示処理のフローを示す図
【図16】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様(状態テーブル関連)を示す図
【図17】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様(文書テーブル関連)を示す図
【図18】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様(状態テーブル関連)を示す図
【図19】本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様(文書テーブル関連)を示す図
【図20】本発明の実施例における状態テーブル登録処理のフローを示す図
【図21】本発明の実施例における手動知的支援処理のフローを示す図
【図22】本発明の実施例における手動知的支援処理のフローを示す図
【図23】本発明の実施例における文書知的支援処理のフローを示す図
【図24】本発明の実施例における手動知的支援処理における検索結果の表示態様(状態テーブル関連)を示す図
【図25】本発明の実施例における手動知的支援処理における検索結果の表示態様(文書テーブル関連)を示す図
【図26】本発明の実施例における文書テーブル更新処理のフローを示す図
【図27】本発明の実施例2における稼動時知的支援処理のフローを示す図
【符号の説明】
【0238】
10 パソコン(情報処理装置)
108 記憶部(第3記憶手段)
1081 状態テーブル(第1記憶手段)
1083 文書テーブル(第2記憶手段)
20 複合機(外部装置)
30 書籍センサー(外部装置)
40 紙ファイルリーダ
50 ネットワーク回線
60 電話回線
70 インターネット網
80 ルータ




 

 


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