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発明の名称 文書管理システム、文書廃棄装置および文書管理方法
発行国 日本国特許庁(JP)
公報種別 公開特許公報(A)
公開番号 特開2007−4431(P2007−4431A)
公開日 平成19年1月11日(2007.1.11)
出願番号 特願2005−183155(P2005−183155)
出願日 平成17年6月23日(2005.6.23)
代理人 【識別番号】100097445
【弁理士】
【氏名又は名称】岩橋 文雄
発明者 北島 郁夫 / 片山 亨 / 永田 尚 / 古市 章 / 楠木 慎二 / 鶴田 英郎 / 堀田 之彦
要約 課題
印刷出力された重要書類、機密書類等の文書を最終的に廃棄されるまで厳重に管理することが可能な文書管理システム、文書廃棄装置および文書管理方法の提供。

解決手段
書類IDに関連付けて印刷物の出力状態および廃棄状態を管理する文書管理サーバ1と、書類IDが付された印刷物を出力するプリンタ2、電子黒板3、MFP4と、印刷物を廃棄処理するネットワークシュレッダ5であって、書類IDを読み取る読取手段と、この読取手段により読み取った書類IDが付された印刷物が廃棄されたことを文書管理サーバ1に通知する廃棄通知手段とを備えたネットワークシュレッダ5とを有する。
特許請求の範囲
【請求項1】
複数の印刷物を管理する文書管理システムであって、
各前記印刷物を識別する書類識別情報が付された、前記印刷物を出力する文書印刷装置と、
前記文書印刷装置により出力された印刷物の廃棄状態を、前記書類識別情報に関連付けて管理する文書管理サーバと、
前記文書印刷装置により出力された印刷物を廃棄処理する文書廃棄装置とを備え、
前記文書廃棄装置は、
前記書類識別情報を読み取る読取手段と、
前記読取手段により読み取った書類識別情報が付された印刷物が廃棄されたことを前記文書管理サーバに通知する廃棄通知手段とを有する、
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項2】
前記文書印刷装置は、
当該文書印刷装置を用いて前記印刷物を生成するユーザを識別するユーザ識別情報を取得する手段と、
この取得したユーザ識別情報を前記文書管理サーバへ通知する手段とを有し、
前記文書廃棄装置は、更に、
当該文書廃棄装置を用いて前記印刷物を廃棄するユーザを識別するユーザ識別情報を取得する手段と、
この取得したユーザ識別情報を前記文書管理サーバへ通知する手段とを有し、
前記文書管理サーバは、前記文書印刷装置から通知されたユーザ識別情報を前記印刷物の生成者として前記書類識別情報に関連付けて管理するとともに、前記文書廃棄装置から通知されたユーザ識別情報を前記印刷物の廃棄者として前記書類識別情報に関連付けて管理する、
ことを特徴とする請求項1記載の文書管理システム。
【請求項3】
前記文書管理サーバは、前記文書印刷装置により印刷物に印字された文書中のキーワードに基づいてセキュリティレベルを設定する手段を有し、
前記文書印刷装置は、設定された前記セキュリティレベルに応じて前記印刷物に前記書類識別情報を二次元コードまたは無線ICタグにより付与する、
ことを特徴とする請求項1または2に記載の文書管理システム。
【請求項4】
印刷物を廃棄処理する文書廃棄装置であって、
複数の前記印刷物の廃棄状態を、各前記印刷物を識別する書類識別情報に関連付けて管理する文書管理サーバに接続され、
前記書類識別情報が付された印刷物の前記書類識別情報を読み取る読取手段と、
前記読取手段により読み取った書類識別情報が付された印刷物が廃棄されたことを前記文書管理サーバに通知する廃棄通知手段とを備えた、
ことを特徴とする文書廃棄装置。
【請求項5】
複数の印刷物を管理する文書管理方法であって、
各前記印刷物を識別する書類識別情報が付された、前記印刷物を出力し、
出力された前記印刷物を廃棄処理する際に、前記書類識別情報を読み取り、
読み取った前記書類識別情報が付された印刷物が廃棄されたことを通知する、
ことを特徴とする文書管理方法。
発明の詳細な説明
【技術分野】
【0001】
本発明は、重要書類、機密書類等の文書のセキュリティを管理する文書管理システム、文書廃棄装置および文書管理方法に関する。
【背景技術】
【0002】
ネットワークの普及により、様々な情報がサーバコンピュータ、パーソナルコンピュータやその他のコンピュータ機器等からなるコンピュータシステムにより管理されるようになってきている。また、近年、個人情報漏洩の社会問題が追い風となって、これらのコンピュータシステムへのアクセス制限を行うなど、セキュリティ対策の強化が行われている。
【0003】
ところで、コンピュータシステム上で管理される情報は、必要に応じて印刷機により印刷されて利用される。このように印刷物としてコンピュータシステムから取り出された情報は、従来のコンピュータシステム上のセキュリティ対策では保護することが難しいため、新たなセキュリティ対策を講じる必要がある。例えば、(特許文献1)には、印刷物受取者の認証を行うとともに、印刷物にウォーターマーク(透かし)を出力し、コピーログの管理とウォーターマークの管理を行うことで、印刷物のトレースを行う技術が記載されている。
【特許文献1】特開2004−280227号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
上述のように、従来、コンピュータシステムから取り出された情報をトレースする技術は開発されているが、この取り出された情報を最終的にどのように取り扱うかについて言及した文献はない。重要書類、機密書類等の文書は、最終的には廃棄まで厳重に管理されなければならないが、現状では個人任せとなっている。
【0005】
そこで、本発明においては、印刷出力された重要書類、機密書類等の文書を最終的に廃棄されるまで厳重に管理することが可能な文書管理システム、文書廃棄装置および文書管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0006】
上記課題を解決するため、本発明の文書管理システムは、複数の印刷物を管理する文書管理システムであって、各印刷物を識別する書類識別情報が付された、印刷物を出力する文書印刷装置と、文書印刷装置により出力された印刷物の廃棄状態を、書類識別情報に関連付けて管理する文書管理サーバと、文書印刷装置により出力された印刷物を廃棄処理する文書廃棄装置とを備え、文書廃棄装置は、書類識別情報を読み取る読取手段と、読取手段により読み取った書類識別情報が付された印刷物が廃棄されたことを文書管理サーバに通知する廃棄通知手段とを有する構成とした。
【発明の効果】
【0007】
本発明によれば、印刷物の出力時に書類識別情報が付され、この印刷物の廃棄処理時に書類識別情報が読み取られ、この読み取られた書類識別情報が文書管理サーバに通知され、文書管理サーバにより廃棄状態が管理されるので、印刷出力された重要書類、機密書類等の文書を最終的に廃棄されるまで厳重に管理することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0008】
本願の第1の発明は、複数の印刷物を管理する文書管理システムであって、各印刷物を識別する書類識別情報が付された、印刷物を出力する文書印刷装置と、文書印刷装置により出力された印刷物の廃棄状態を、書類識別情報に関連付けて管理する文書管理サーバと、文書印刷装置により出力された印刷物を廃棄処理する文書廃棄装置とを備え、文書廃棄装置は、書類識別情報を読み取る読取手段と、読取手段により読み取った書類識別情報が付された印刷物が廃棄されたことを文書管理サーバに通知する廃棄通知手段とを有する文書管理システムであり、印刷物の出力時に書類識別情報が付され、この印刷物の廃棄処理時に書類識別情報が読み取られ、この読み取られた書類識別情報が文書管理サーバに通知され、文書管理サーバにより廃棄状態が管理されるので、印刷出力された重要書類、機密書類等の文書を最終的に廃棄されるまで厳重に管理することが可能となる。
【0009】
本願の第2の発明は、文書印刷装置は、当該文書印刷装置を用いて印刷物を生成するユーザを識別するユーザ識別情報を取得する手段と、この取得したユーザ識別情報を文書管理サーバへ通知する手段とを有し、文書廃棄装置は、更に、当該文書廃棄装置を用いて印刷物を廃棄するユーザを識別するユーザ識別情報を取得する手段と、この取得したユーザ識別情報を文書管理サーバへ通知する手段とを有し、文書管理サーバは、文書印刷装置から通知されたユーザ識別情報を印刷物の生成者として書類識別情報に関連付けて管理するとともに、文書廃棄装置から通知されたユーザ識別情報を印刷物の廃棄者として書類識別情報に関連付けて管理する文書管理システムとしたものであり、印刷物の出力時に書類識別情報が付されるとともに印刷物の生成者を識別するユーザ識別情報が取得され、文書管理サーバにより管理され、この印刷物の廃棄処理時に書類識別情報が読み取られるとともに印刷物の廃棄者を識別するユーザ識別情報が取得され、読み取られた書類識別情報とともに印刷物の廃棄者のユーザ識別情報が文書管理サーバに通知され、文書管理サーバにより廃棄状態が廃棄者とともに管理されるので、印刷出力された重要書類、機密書類等の文書を最終的に廃棄されるまで生成者および廃棄者とともに厳重に管理することが可能となる。
【0010】
本願の第3の発明は、文書管理サーバは、文書印刷装置により印刷物に印字された文書中のキーワードに基づいてセキュリティレベルを設定する手段を有し、文書印刷装置は、設定されたセキュリティレベルに応じて印刷物に書類識別情報を二次元コードまたは無線ICタグにより付与する文書管理システムとしたものであり、印刷物に印字されている文書中のキーワードにより自動的にセキュリティレベルが設定され、この設定されたセキュリティレベルに応じて書類識別情報が二次元コードまたは無線ICタグにより印刷物に付され、管理されるので、印刷出力された重要書類、機密書類等の文書を最終的に廃棄されるまでセキュリティレベルに応じて厳重に管理することが可能となる。
【0011】
本願の第4の発明は、印刷物を廃棄処理する文書廃棄装置であって、複数の印刷物の廃棄状態を、各印刷物を識別する書類識別情報に関連付けて管理する文書管理サーバに接続され、書類識別情報が付された印刷物の書類識別情報を読み取る読取手段と、読取手段により読み取った書類識別情報が付された印刷物が廃棄されたことを文書管理サーバに通知する廃棄通知手段とを備えた文書廃棄装置としたものであり、印刷物の出力時に付された書類識別情報が、この印刷物の廃棄処理時に読み取られ、この読み取られた書類識別情報が文書管理サーバに通知され、文書管理サーバにより廃棄状態が管理されるので、印刷出力された重要書類、機密書類等の文書を最終的に廃棄されるまで厳重に管理することが可能となる。
【0012】
本願の第5の発明は、複数の印刷物を管理する文書管理方法であって、各印刷物を識別する書類識別情報が付された、印刷物を出力し、出力された印刷物を廃棄処理する際に、書類識別情報を読み取り、読み取った書類識別情報が付された印刷物が廃棄されたことを通知する文書管理方法としたものであり、印刷物の出力時に付された書類識別情報が、この印刷物の廃棄処理時に読み取られ、この読み取られた書類識別情報が文書管理サーバに通知され、文書管理サーバにより廃棄状態が管理されるので、印刷出力された重要書類、機密書類等の文書を最終的に廃棄されるまで厳重に管理することが可能となる。
【0013】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。
【0014】
(実施の形態)
図1は本発明の実施の形態における文書管理システムの全体構成図である。
【0015】
図1において、本発明の実施の形態における文書管理システムは、印刷物の出力状態および廃棄状態を管理する文書管理サーバ1と、印刷物を出力する文書印刷装置としてのプリンタ2、電子黒板3およびMFP(マルチファンクションプリンタ)4等のドキュメント生成機器と、印刷物を廃棄処理する文書廃棄装置としてのネットワークシュレッダ5とを有する。文書管理サーバ1、プリンタ2、電子黒板3、MFP4およびネットワークシュレッダ5は、通信ネットワークとしてのIPネットワーク6に接続されている。
【0016】
図2は文書管理サーバ1の構成図である。
【0017】
図2に示すように、文書管理サーバ1は、印刷物を管理する文書管理テーブル10と、セキュリティレベルをキーワードに基づいて自動的に設定するために参照されるセキュリティレベル自動付与参照テーブル11と、印刷物の生成者を管理する生成者ID管理テーブル12と、ドキュメント生成機器を管理するドキュメント生成機器管理テーブル13と、印刷物に対する権限を定義する権限ID定義テーブル14と、印刷物出力操作を定義するドキュメント操作定義テーブル15と、各印刷物を識別する書類識別情報としての書類IDに関連付けて印刷物を管理する文書管理手段16と、セキュリティレベルを設定するセキュリティレベル設定手段17とを備える。
【0018】
図3は文書管理テーブル10の例を示す図である。
【0019】
図3に示すように、文書管理テーブル10には、書類IDに関連付けて印刷物の生成日、廃棄期限、セキュリティレベル、生成者を識別する識別情報としての生成者ID、生成機器識別情報としての生成機器ID、ドキュメント操作、関連書類識別情報としての関連書類ID、廃棄状態フラグがそれぞれ記録されている。
【0020】
セキュリティレベルは、図4に示すセキュリティレベル自動付与参照テーブル11によって定義されている。図4に示すように、セキュリティレベルは、一般書類、社外提示許可書類、社内限定書類、機密情報書類、重要機密情報書類によって“01”から“05”まで定義されている。また、このセキュリティレベル自動付与参照テーブル11には、セキュリティレベル設定手段17によりセキュリティレベルを自動設定するためのキーワードが定義されている。
【0021】
生成者IDは、図5に示す生成者ID管理テーブル12によって定義されている。図5に示すように、生成者ID管理テーブル12には、生成者IDに関連付けて氏名、権限ID、メールアドレス1,2、上位管理者、上位通報アドレスが定義されている。なお、権限IDは、印刷物の取り扱いに関する権限を示す識別情報であり、図6に示す権限ID定義テーブル14によって定義されている。図6に示すように、権限IDは、一般書類、社外許可、社内限定、機密書類、厳秘書類によって“01”から“05”まで定義されている。
【0022】
生成機器IDは、図7に示すドキュメント生成機器管理テーブル13により管理されている。図7に示すように、ドキュメント生成機器管理テーブル13には、生成機器IDに関連付けて機器名(ホスト名)、IPアドレスが定義されている。
【0023】
ドキュメント操作は、図8に示すドキュメント操作定義テーブル15によって管理されている。図8に示すように、ドキュメント操作は、コピー、プリンタ、スキャナ、FAX受信によって“A”から“D”まで定義されている。
【0024】
文書管理手段16は、文書管理テーブル10により書類IDに関連付けて印刷物の出力状態および廃棄状態を管理するものである。セキュリティレベル設定手段17は、印刷物に印字されている文書中のキーワードに基づいて自動的にセキュリティレベルを設定するものである。なお、セキュリティレベル設定手段17は、印刷物に印字されている文書データを、プリンタ2およびMFP4へ送信される文書データから取得するか、電子黒板3から送信されたイメージデータをOCR(Optical Character Recognition:光学的文字読み取り)変換することにより取得する。
【0025】
図9はプリンタ2の構成図である。
【0026】
プリンタ2は、書類IDが付された印刷物を出力するプリンタ部20と、生成者認証手段としてのICカードリーダ部21と、各部を制御する中央制御部(CPU)22と、IPネットワーク6に接続して通信するためのネットワーク制御部23と、主記憶部(メモリ)24とを備える。プリンタ2のCPU22は、ICカードリーダ部21によりユーザのICカード7(図1参照。)からユーザを識別するユーザ識別情報としてのユーザIDを読み取り、この読み取ったユーザIDを文書管理サーバ1へ通知する。また、プリンタ2は、文書管理サーバ1により設定されたセキュリティレベルに応じて印刷物に書類IDを二次元コードまたは無線ICタグにより付与する。
【0027】
図10は電子黒板3の構成図である。
【0028】
電子黒板3は、書類IDが付された印刷物を出力するプリンタ部30と、生成者認証手段としてのICカードリーダ部31と、各部を制御する中央制御部(CPU)32と、IPネットワーク6に接続して通信するためのネットワーク制御部33と、主記憶部34と、ボード上に書かれた文字や図形等のイメージを読み取るスキャナ部35とを備える。電子黒板3のCPU32は、ICカードリーダ部31によりユーザのICカード7からユーザIDを読み取り、この読み取ったユーザIDを文書管理サーバ1へ通知する。そして、スキャナ部35により読み取ったイメージをプリンタ部30により印刷物として出力する。なお、電子黒板3もプリンタ2と同様に、文書管理サーバ1により設定されたセキュリティレベルに応じて印刷物に書類IDを二次元コードまたは無線ICタグにより付与する。
【0029】
図11はMFP4の構成図である。
【0030】
MFP4は、書類IDが付された印刷物を出力するプリンタ部40と、生成者認証手段としてのICカードリーダ部41と、各部を制御する中央制御部(CPU)42と、IPネットワーク6に接続して通信するためのネットワーク制御部43と、主記憶部44と、読み取りガラス上に置かれた原稿の文字や図形等のイメージを読み取るスキャナ部45とを備える。MFP4のCPU42は、ICカードリーダ部41によりユーザのICカード7からユーザIDを読み取り、この読み取ったユーザIDを文書管理サーバ1へ通知する。そして、スキャナ部45により読み取ったイメージをプリンタ部40により印刷物として出力する。なお、MFP4もプリンタ2と同様に、文書管理サーバ1により設定されたセキュリティレベルに応じて印刷物に書類IDを二次元コードまたは無線ICタグにより付与する。
【0031】
図12はネットワークシュレッダ5の構成図である。
【0032】
ネットワークシュレッダ5は、書類IDを読み取る読取手段としてのスキャナ部50と、廃棄者認証手段としてのICカードリーダ部51と、各部を制御する中央制御部(CPU)52と、IPネットワークに接続して通信するためのネットワーク制御部53と、印刷物を裁断することにより廃棄処理する裁断部としてのシュレッダ本体54とを備える。ネットワークシュレッダ5のCPU52は、ICカードリーダ部51によりユーザのICカード7からユーザIDを読み取り、この読み取ったユーザIDを文書管理サーバ1へ通知するとともに、スキャナ部50により読み取った書類IDが付された印刷物が廃棄されたことを文書管理サーバ1に通知する。
【0033】
上記構成の文書管理システムによる文書管理について説明する。
【0034】
図13はIPネットワークに接続されたパーソナルコンピュータ(PC)8の電子データの印刷から廃棄までの処理を示すシーケンス図である。
【0035】
図13に示すように、ユーザは、まずPC8からMFP4に対してメールボックス印刷を指示する(ステップS101)。なお、この印刷のセキュリティレベルは「高」、廃棄期限は「2005/3/5、10:30」と設定されているものとする。次に、ユーザは、MFP4のICカードリーダ部41にICカード7を通すと(ステップS102)、MFP4のCPU42は、ICカードリーダ部41によりユーザのICカード7からユーザIDを取得し、この取得したユーザIDを文書管理サーバ1へ通知する(ステップS103)。文書管理サーバ1は、MFP4から取得したユーザIDに基づいて認証を行う(ステップS104)。
【0036】
認証OKであれば、ユーザは、MFP4へ印刷指示を行う(ステップS105)。ここで、MFP4は、文書管理サーバ1に対して書類ID採番要求を行う(ステップS106)。文書管理サーバ1は、MFP4に対して書類IDを発行する(ステップS107)。MFP4は、PC8から指示された電子データに加えて、この書類IDを含む二次元コードを印刷した印刷物を出力し(ステップS108)、書類管理情報を文書管理サーバ1へ通知する(ステップS109)。文書管理サーバ1は、ユーザIDを印刷物の生成者として書類IDに関連付けて、文書管理テーブル10に記録する。
【0037】
そして、文書管理サーバ1は、文書管理テーブル10の廃棄期限を随時チェックし、廃棄期限に到達した印刷物の書類IDについて、その生成者IDと生成者ID管理テーブル12により関連付けられたメールアドレス宛に廃棄通知を送信する(ステップS110)。
【0038】
印刷物の廃棄時、ユーザが、ネットワークシュレッダ5のシュレッダ本体54へ印刷物を挿入すると、ネットワークシュレッダ5は、印刷物から二次元コードと照合用画像をスキャナ部50により読み取る(ステップS201)。また、ユーザが、ネットワークシュレッダ5のICカードリーダ部51にICカード7を通すと(ステップS202)、ネットワークシュレッダ5のCPU52は、ICカードリーダ部51によりユーザのICカード7からユーザIDを取得し、この取得したユーザIDを前記二次元コードと照合用画像とともに、文書管理サーバ1へ通知する(ステップS203)。
【0039】
文書管理サーバ1は、ネットワークシュレッダ5から取得したユーザID、二次元コード、照合用画像に基づいて認証を行う(ステップS204)。認証OKであれば、ユーザは、ネットワークシュレッダ5のシュレッダ本体54へ印刷物を挿入し、廃棄処理を行う(ステップS205)。ネットワークシュレッダ5は、書類管理情報を文書管理サーバ1へ通知する(ステップS206)。なお、文書管理サーバ1は、印刷物の生成者と廃棄者とが異なる場合、ユーザIDを印刷物の廃棄者として書類IDに関連づけて文書管理テーブル10に記録することもできる。プリンタ2および電子黒板3による処理も同様である。
【0040】
以上のように、本実施の形態における文書管理システムでは、印刷物の出力時に書類IDが付されるとともに印刷物の生成者を識別するユーザIDが取得され、文書管理サーバ1により管理される一方、この印刷物の廃棄処理時に書類IDとともに印刷物の廃棄者を識別するユーザIDが読み取られ、文書管理サーバ1により廃棄状態が管理されるので、印刷出力された重要書類、機密書類等の文書を最終的に廃棄されるまで生成者および廃棄者とともに厳重に管理することが可能である。
【0041】
なお、本実施の形態における文書管理システムでは、セキュリティレベル設定手段17により自動的にセキュリティレベルを設定して管理することが可能である。セキュリティレベル設定手段17は、印刷物に印字されている文書データを、プリンタ2およびMFP4へ送信される文書データから取得するか、電子黒板3から送信されたイメージデータをOCR変換することにより取得する。文書管理サーバ1では、この文書データからセキュリティレベル自動付与参照テーブル11に登録されたキーワードと一致するものがないか検索し、一致した場合には対応するセキュリティレベルを自動的に付与し、ドキュメント機器へ返送する。ドキュメント機器では、セキュリティレベルに応じて書類IDを二次元コードまたは無線ICタグにより印刷物へ付与する。
【0042】
このように、印刷物に印字されている文書中のキーワードにより自動的にセキュリティレベルが設定され、この設定されたセキュリティレベルに応じて書類IDが二次元コードまたは無線ICタグにより印刷物に付され、管理されるので、印刷出力された重要書類、機密書類等の文書を最終的に廃棄されるまでセキュリティレベルに応じて厳重に管理することが可能である。
【産業上の利用可能性】
【0043】
本発明の文書管理システム、文書廃棄装置および文書管理方法は、重要書類、機密書類等の文書のセキュリティを管理するものとして有用である。特に、本発明は、印刷出力された重要書類、機密書類等の文書を最終的に廃棄されるまで厳重に管理することが可能な文書管理システム、文書廃棄装置および文書管理方法として好適である。
【図面の簡単な説明】
【0044】
【図1】本発明の実施の形態における文書管理システムの全体構成図
【図2】文書管理サーバの構成図
【図3】文書管理テーブルの例を示す図
【図4】セキュリティレベル自動付与参照テーブルの例を示す図
【図5】生成者ID管理テーブルを示す図
【図6】権限ID定義テーブルを示す図
【図7】ドキュメント機器管理テーブルを示す図
【図8】ドキュメント操作定義テーブルを示す図
【図9】プリンタの構成図
【図10】電子黒板の構成図
【図11】MFPの構成図
【図12】ネットワークシュレッダの構成図
【図13】IPネットワークに接続されたパーソナルコンピュータの電子データの印刷から廃棄までの処理を示すシーケンス図
【符号の説明】
【0045】
1 文書管理サーバ
2 プリンタ
3 電子黒板
4 MFP
5 ネットワークシュレッダ
6 IPネットワーク
7 ICカード
8 PC
10 文書管理テーブル
11 セキュリティレベル自動付与参照テーブル
12 生成者ID管理テーブル
13 ドキュメント生成機器管理テーブル
14 権限ID定義テーブル
15 ドキュメント操作定義テーブル
16 文書管理手段
17 セキュリティレベル設定手段
20,30,40 プリンタ部
21,31,41,51 ICカードリーダ部
22,32,42,52 CPU
23,33,43,53 ネットワーク制御部
24,34,44 主記憶部
35,45、50 スキャナ部
54 シュレッダ本体




 

 


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