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発明の名称 伝票発行システム及び伝票発行方法
発行国 日本国特許庁(JP)
公報種別 公開特許公報(A)
公開番号 特開2003−30571(P2003−30571A)
公開日 平成15年1月31日(2003.1.31)
出願番号 特願2001−214343(P2001−214343)
出願日 平成13年7月13日(2001.7.13)
代理人 【識別番号】100058479
【弁理士】
【氏名又は名称】鈴江 武彦 (外6名)
発明者 柿島 昌幸
要約 課題
顧客先で営業マンが注文を受け付けたときに事務所で迅速に受注伝票を発行すること。

解決手段
事務用コンピュータ装置は、営業マンの携帯電話から送信される商品名、個数、顧客名、届け先などの受注情報をインターネットを介して受信し、この受注情報で特定された商品の情報を商品情報記憶部から呼出すと共に特定された顧客の情報を顧客情報記憶部から呼出し、この呼出した情報を印字部により伝票へ印字を行い、受注伝票を発行する。
特許請求の範囲
【請求項1】 携帯電話機とネットワークを介して通信する事務用コンピュータサーバとからなり、前記事務用コンピュータサーバは、販売する商品の商品情報を記憶する商品情報記憶手段と、商品の販売を行う顧客の顧客情報を記憶する顧客情報記憶手段と、受注伝票を発行する受注伝票発行手段と、ネットワークを介して前記携帯電話機から送信される前記受注情報を受信し、この受注情報で特定された商品の情報を前記商品情報記憶手段から呼出すと共に特定された顧客の情報を前記顧客情報記憶手段から呼出し、この呼出した情報を用いて前記受注伝票発行手段により受注伝票を発行する制御を行う受注伝票発行制御手段とを備え、前記携帯電話機は、入力部と、この入力部の入力により商品を特定する商品特定手段と、前記入力部の入力により顧客を特定する顧客特定手段と、少なくとも前記商品特定手段により特定された商品と前記顧客特定手段により特定された顧客とを受注情報としてネットワークを介して送信する受信情報送信手段とを備えた携帯電話機とからなることを特徴とする伝票発行システム。
【請求項2】 携帯電話機で入力された商品の注文に関する少なくとも商品名及び顧客が特定された受注情報をネットワーク接続された事務用コンピュータサーバに送信し、この事務用コンピュータサーバは、前記受注情報で特定された商品及び顧客に対する受注伝票を発行することを特徴とする伝票発行方法。
発明の詳細な説明
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、販売する商品の受注があるとその受注内容を伝票に印字し受注伝票などを発行する事務用コンピュータ装置を用いた伝票発行システム及び伝票発行方法に関する。
【0002】
【従来の技術】従来流通業などにおいて営業は、営業活動を担当する者、つまり、営業マンが顧客先へ出向いて商品の説明を顧客に行うなどして注文を受けることが行われている。このような営業を行う場合、営業マンは販売中に顧客の希望する商品の単価や在庫を確認するときは、事務所へ電話を入れて販売する商品の単価や在庫などをオペレータに確認してから顧客に説明していた。また、営業マンは顧客から注文を受けると事務所に電話を入れてオペレータに受注できるかどうか確認してから注文を受けていた。
【0003】このような営業方法だと、営業マンが度々事務所に電話を入れなければ商品の単価、在庫などが確認できない。従って、事務所で営業マンからの電話に対応するオペレータが必要になり、このオペレータは顧客先に出向いている営業マンが多ければ多いほど頻繁にかけられてくる電話に対応するために多く配置する必要があった。
【0004】また、営業マンは営業先を回った後事務所に戻り顧客から注文された商品の受注伝票を作成するので、伝票が実際に作成されるのは顧客が商品を注文したときから時間がかなり経ってしまってからになっていた。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】しかし、営業マンが会社に戻ってから注文された商品の受注伝票が作成されるのでは、受注伝票が作成された後に行われる業務、例えば、注文された商品を出荷する業務や顧客先へ配達する業務なども遅れてしまうことになり、顧客先に注文された商品が届けられるのに時間がかかってしまっていた。
【0006】本発明は上記事情に鑑みてなされたものであって、その目的は、営業マンが顧客先で注文を受け付けると迅速に受注伝票を発行することができる伝票発行システム及び伝票発行方法を提供することにある。
【0007】
【課題を解決するための手段】請求項1記載の発明は、携帯電話機とネットワークを介して通信する事務用コンピュータサーバとからなり、事務用コンピュータサーバは、販売する商品の商品情報を記憶する商品情報記憶手段と、商品の販売を行う顧客の顧客情報を記憶する顧客情報記憶手段と、受注伝票を発行する受注伝票発行手段と、ネットワークを介して携帯電話機から送信される前記受注情報を受信し、この受注情報で特定された商品の情報を商品情報記憶手段から呼出すと共に特定された顧客の情報を顧客情報記憶手段から呼出し、この呼出した情報を用いて受注伝票発行手段により受注伝票を発行する制御を行う受注伝票発行制御手段とを備え、携帯電話機は、入力部と、この入力部の入力により商品を特定する商品特定手段と、入力部の入力により顧客を特定する顧客特定手段と、少なくとも商品特定手段により特定された商品と顧客特定手段により特定された顧客とを受注情報としてネットワークを介して送信する受信情報送信手段とを備えた携帯電話機とからなる伝票発行システムである。
【0008】請求項2記載の発明は、携帯電話機で入力された商品の注文に関する少なくとも商品名及び顧客が特定された受注情報をネットワーク接続された事務用コンピュータサーバに送信し、この事務用コンピュータサーバは、受注情報で特定された商品及び顧客に対する受注伝票を発行する伝票発行方法。
【0009】
【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施の形態について図面を参照して説明する。図1は伝票発行システム全体の構成を示す図である。1はWebサーバー機能を有する事務用コンピュータ装置、2は携帯電話を示している。3はネットワークとしてのインターネットを示し、このインターネット3には前記事務用コンピュータ装置1及び前記携帯電話2と電波により通信可能な電話局4が接続されている。
【0010】このような構成の伝票発行システムにおいて、事務用コンピュータ装置1と携帯電話2とは各種情報を送受信できるようになっている。
【0011】また、事務用コンピュータ装置1はLAN(ローカル・エリア・ネットワーク)により事務用コンピュータ装置5及び事務用コンピュータ装置6と接続されている。
【0012】図2は事務コンピュータ装置1の主要な構成を示すブロック図である。制御部本体としてのCPU(中央処理装置)11、このCPU11に実行させるプログラムが格納されたROM(リード・オンリー・メモリ)12、ワークエリアなどのエリアが形成されたRAM(ランダム・アクセス・メモリ)13、前記インターネット3と接続して情報を送受信するためのモデム14、キーボードなどの入力部15から入力された情報を制御する入力制御部16、各種表示を行う表示部17の表示を制御する表示制御部18、伝票や請求書への印字を行う印字部19を制御する印字制御部120、各種情報を記憶するためのHDD(ハード・ディスク・ドライブ)21を制御するためのHDD制御部22、LANに接続するためのLAN端子23が設けられている。
【0013】前記CPU11と、ROM12、RAM13、モデム14、入力制御部16、表示制御部18、印字制御部20、HDD制御部22、LAN端子23とはバスライン24を介して接続されている。
【0014】前記ROM12には、さらに、インターネット3を介した前記携帯電話2からのアクセスに対応するためにHTML(ハイパー・テキスト・マークアップ・ラングウェージ)及びCGI(コモン・ゲートウェイ・インターフェース)などのプログラムが格納されている。
【0015】前記HDD21には、商品の商品名、商品コード、単価、在庫などを記憶する商品情報記憶手段として商品情報記憶部211、顧客名、顧客コード、顧客の決済を行う締め日などを顧客情報記憶手段として記憶する顧客情報記憶部212、顧客からの注文内容を受注情報記憶手段として記憶する受注情報記憶部213、販売を行う営業マンが使用する携帯電話番号を記憶する識別情報記憶部214などが設けられている。
【0016】図3は前記HDD21の商品情報記憶部211、顧客情報記憶部212、受注情報記憶部213に記憶されている情報を説明する図である。
【0017】31は商品情報記憶部211に記憶されている情報を説明していて、番号毎に商品名、商品コード、単価、在庫の商品情報が記憶されている。32は顧客情報記憶部212に記憶されている顧客情報を説明していて、番号毎に顧客名、顧客コード、締め日が記憶されている。33は受注情報記憶部213に記憶されている受注情報を説明していて、顧客毎に、日付、商品名、その個数、請求額、その受注の完了を伝えた送信先が記憶され、図示しないが受注伝票の発行の有無も記憶されている。
【0018】前記事務用コンピュータ装置5及前記事務用コンピュータ装置6の構成は、前記事務用コンピュータ装置1からモデム14及び商品情報部211に記憶される商品情報、顧客情報記憶部212に記憶される顧客情報、受注情報記憶部213に記憶される受注情報、識別情報記憶部214に記憶される識別情報がHDD21に記憶されない構成となっている。
【0019】また、事務用コンピュータ装置5は商品を出荷するための出荷伝票を発行し、その出荷伝票の発行の有無を記憶し、事務用コンピュータ装置6は商品に貼り付ける送付票を発行し、その送付票の発行の有無を記憶している。
【0020】図6は携帯電話2の主要な構成を示すブロック図である。制御部本体としてのCPU41、このCPU41に実行させるためのプログラムが格納されたROM42、各種情報が記憶された記憶部43、キーなどの入力部44からの入力を制御する入力制御部45、各種表示を行う表示部46への表示を制御する表示制御部47、アンテナ48を介して前記電話局4との電波による情報の送受信を行うための送受信モジュール49が設けられている。
【0021】また、CPU41とROM42、記憶部43、入力制御部45、表示制御部47、送受信モジュール49とはバスライン50を介して接続されている。
【0022】前記ROM42には、メニューを表示部46へ表示させ、このメニューから単価・在庫の照会、受注業務などが選択できるプログラムが格納されている。
【0023】図7は事務用コンピュータ装置1が携帯電話2から送信された情報を受信したときの処理の流れを示す図である。
【0024】CPU11は、携帯電話2からのアクセスを受け付けるとこの処理を開始する。先ず、ステップST1にて、携帯電話2の携帯電話番号を発信者番号通知により取得する。次に、ステップST2にて、取得した携帯電話番号が識別情報記憶部214に記憶された携帯電話番号と一致するかを判断する。
【0025】このステップST2の判断で取得した携帯電話番号が識別情報記憶部214に記憶された携帯電話番号と一致しない場合は、ステップST3にて、受け付けできない旨の通知、つまりエラーを取得した携帯電話番号に送信して処理を終了する。ステップST2の判断で取得した携帯電話番号が識別情報記憶部214に記憶された携帯電話番号と一致する場合は、ステップST4にて、在庫・単価照会と受注業務とのどちらであるかを判断する。
【0026】このステップST4の判断で在庫・単価照会と判断すると、ステップST5にて商品名を受け付け、ステップST6にて、受け付けた商品名と同じ商品名の商品情報を商品情報記憶部211から呼出し、ステップST7にて、受け付けた商品の在庫・単価情報を取得した携帯電話番号に送信する。
【0027】また、ステップST4の判断で受注業務だと判断すると、ステップST8にて、受注情報を受け付ける。そして、ステップST9にて、この受け付けた受注情報と商品情報記憶部211に記憶されている商品情報及び顧客情報記憶部212に記憶されている顧客情報とを比較して受注できるかの判断を行う。
【0028】このステップST9の判断にて受注できないと判断すると、ステップST3にて、受注できない旨の通知を取得している携帯電話番号に送信し、受注できると判断すると、ステップST10にて、印字制御部20を制御し印字部19を動作させ受注伝票の発行を行う。続いてステップST11にて、商品情報記憶部211及び受注情報記憶部214のデータを更新して記憶する。
【0029】次に、ステップST12にて、受け付けた受注情報の中で指定された通知先へ受注完了の通知を送信する。
【0030】図8は携帯電話2が事務用コンピュータ装置1へ情報を送信するときの処理の流れを示す図である。CPU41は入力部44から事務用コンピュータ装置1へ接続する命令を受け付けるとこの処理を開始する。
【0031】先ず、ステップST21にて、送受信モジュール49を制御してアンテナから電波を発信し、電話局4及びインターネット3を介して事務用コンピュータ装置1との接続を行う。
【0032】この事務用コンピュータ装置1との接続が行われると、CPU41はステップST22にて、表示制御部47を制御して表示部46にメニューを表示する。そして、ステップST23にて、どのようなメニューが選択されたかを受け付ける。
【0033】このステップST23にて、単価・在庫照会が入力されたことを受け付けると、ステップST24にて、商品名を受け付ける。そして、ステップST25にて、単価・在庫照会及び商品名を事務用コンピュータ装置1へ送信する。
【0034】次に、ステップST26にて、指定した商品の単価・在庫のデータを受信し、続いて、ステップST27にて、表示制御部47を制御し受信した指定した商品の単価・在庫データを表示部46へ表示する。
【0035】そして、ステップST28にて、単価・在庫照会を終了する旨の入力を受け付けると表示部46へメニューを表示し、ステップST23に戻る。
【0036】また、ステップST23にて、受注業務が入力されたことを受け付けると、ステップST29にて、商品名、個数、顧客名及び届け先の入力を受け付ける。続けて、ステップST30にて、入力された商品名、個数、顧客名及び届け先でよいかの確認を行う表示をする。
【0037】次に、ステップST31にて、この確認を行う表示で表示されている商品名、個数、顧客名及び届け先ではよくないという入力を受け付けると、ステップST29に戻り再度商品名、個数、顧客名及び届け先を受け付ける。
【0038】また、ステップST31にて、表示した商品名、個数、顧客名及び届け先でよいという入力を受け付けると、ステップST32にて、受注が完了したことを通知する通知先の入力を受け付ける。
【0039】そして、ステップST33にて、商品、個数、顧客名、届け先及び通知先を受注情報として事務用コンピュータ装置1へ送信する。
【0040】次に、ステップST34にて、受注業務を終了する旨の入力を受け付けると、表示部46へメニューを表示し、ステップST23の判断に戻る。
【0041】ステップST23にて、メニュー表示の中から業務を終了する旨の入力を受け付けるとこの処理を終了する。
【0042】以下、このように構成された事務用コンピュータ装置1が携帯電話2から送信された受注情報で受注伝票を発行する場合について説明する。
【0043】営業マンは顧客先にて販売する商品の説明を行うなどして営業活動を行う。この顧客との営業活動中に顧客が商品の購入を決めると営業マンは所持している携帯電話2を使用し事務用コンピュータ装置1と接続する。
【0044】続いて、営業マンは、携帯電話2の表示部46にメニューを呼出し、この呼出したメニューの中から受注業務を行うための「注文受け付け」を選択する。すると、表示部46は、例えば図9に示すように、商品名、個数、顧客名及び届け先を入力するための表示がされる。
【0045】営業マンは商品名、個数、顧客名、届け先などを検索するなどして入力し、注文を行う入力、例えば図9に示すように「注文」キー461を入力すると、この入力した商品名、個数、顧客名及び届け先でいいかを確認する表示がされる。営業マンはこの表示を確認した後受注完了を通知する通知先を入力し、もう一度「注文」キー461をする。この2度目の「注文」キー461の入力により商品名、個数、顧客名、届け先及び通知先が受注情報としてインターネット3を介して事務用コンピュータ装置1に送信される。
【0046】事務用コンピュータ装置1は受注情報を受信すると、受信した受注情報とHDD21に記憶されている情報とから注文を受け付けてよいかを判断し、注文を受け付けられると判断すると、受注伝票を発行し、受注が完了したことを指定された通知先へ送信する、例えば通知先を携帯電話番号2にすると、営業マンは表示部46の表示により受注が完了したことを確認しその場で顧客に伝えることができる。
【0047】続いて、事務用コンピュータ装置5は、商品を出荷するための出荷伝票を発行し、事務用コンピュータ装置6は、商品を配達するための送付票を発行する。
【0048】この実施の形態によると、顧客先で営業マンが商品の注文を受け付けたときに、その注文を受け付けたときと略同時のタイミングで事務用コンピュータ装置1は受注伝票を発行できる。したがって、事務所で受注伝票が発行されないと進まない業務を迅速に行うことができる。
【0049】また、受注と略同時のタイミングで事務用コンピュータ装置5は出荷伝票を発行することができるので、受注した商品の出荷を迅速に行い、事務用コンピュータ装置6は送付伝票を発行することにより、受注した商品を配達することができるので、素早く顧客先へ商品を届けることができる。
【0050】また、事務用コンピュータ装置1には、受注伝票を発行する毎に受注情報記憶部213に記憶し、顧客情報記憶部には212には顧客毎の決済の締め日が記憶されているので、その顧客の締め日になったときに自動的に請求書の発行を行うことができる。
【0051】さらに、営業マンからの問い合わせに対応するためのオペレータを配置する必要がなくなるので人件費を削減し、携帯電話2から受注情報が送信されるので事務用コンピュータ装置1に後から受注情報を営業マンが入力する必要がなくなるので業務の効率化を図ることができる。
【0052】なお、この実施の形態においては事務用コンピュータ装置1,5,6をLAN接続して、それぞれ受注伝票、出荷伝票、送付票を発行するものとしたが、LAN接続をせずに事務用コンピュータ装置1で全ての伝票を発行できるようにしてもよい。
【0053】また、事務用コンピュータ装置1は営業マンが持っている携帯電話2かどうかを発信者番号通知で通知される携帯電話番号と予め識別情報記憶部214に記憶されている携帯電話番号とで確認するようにしたが、さらに、予め特別なパスワードを設定し、そのパスワードの照合で一致しなければアクセスできないようにすれば、さらにセキュリティを高めた伝票発行システムにすることができる。
【0054】このように受注伝票が発行されたことや商品が出荷されたことなどは顧客情報記憶部212に記憶されるので、事務所に勤務している者は事務用コンピュータ装置1の入力部15を操作して表示部17に受注情報を表示させることにより受注状況などを把握することができる。
【0055】
【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、営業マンが顧客先で注文を受けたときに時間差なく事務所にて受注伝票を発行することができるので営業マンが顧客先で注文を受け付けると迅速に受注伝票を発行することができる伝票発行システム及び伝票発行方法を提供できる。




 

 


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