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発明の名称 業務必須一覧システム
発行国 日本国特許庁(JP)
公報種別 公開特許公報(A)
公開番号 特開2003−186812(P2003−186812A)
公開日 平成15年7月4日(2003.7.4)
出願番号 特願2001−385191(P2001−385191)
出願日 平成13年12月18日(2001.12.18)
代理人 【識別番号】100102864
【弁理士】
【氏名又は名称】工藤 実
発明者 安藤 裕昭 / 荒木 実
要約 課題
利用者が積極的にメッセージを見ることができる業務必須一覧システムを提供する。

解決手段
複数の端末(1A、1B、1C)の各々は、複数のデータベース(11、12、13)の各々をアクセス可能にするためのリンク情報(31、32、33)が設定されたメッセージ(21、22、23)を送信する。サーバ(2)は、メッセージ(21、22、23)を複数の端末(1A、1B、1C)から受信し、複数のメッセージ(21、22、23)のうちの第1メッセージ(21)を参照端末(1D)に自動的に送信する。第1メッセージ(21)は、複数の端末(1A、1B、1C)のうちの第1端末(1A)により送信されたものである。参照端末(1D)は、第1メッセージ(21)に設定されたリンク情報(31)に従って複数のデータベース(11、12、13)のうちの第1データベース(11)をアクセスし、第1データベース(11)のアクセスの結果を示す第1参照情報を第1端末(1A)とサーバ(2)とに送信する。
特許請求の範囲
【請求項1】 各々が複数のデータベースの各々を有し、各々が前記複数のデータベースの各々をアクセス可能にするためのリンク情報が設定されたメッセージを送信する複数の端末と、参照端末と、前記メッセージを前記複数の端末から受信し、前記複数のメッセージのうちの第1メッセージを前記参照端末に自動的に送信するサーバとを備え、前記第1メッセージは、前記複数の端末のうちの第1端末により送信され、前記参照端末は、前記第1メッセージに設定された前記リンク情報に従って前記複数のデータベースのうちの第1データベースをアクセスし、前記第1データベースのアクセスの結果を示す第1参照情報を前記第1端末と前記サーバとに送信する業務必須一覧システム。
【請求項2】 複数のデータベースを有するサーバと、各々が前記複数のデータベースの各々をアクセス可能にするためのリンク情報が設定されたメッセージを送信する複数の端末と、参照端末とを備え、前記サーバは、前記メッセージを前記複数の端末から受信し、前記複数のメッセージのうちの第1メッセージを前記参照端末に自動的に送信し、前記第1メッセージは、前記複数の端末のうちの第1端末により送信され、前記参照端末は、前記第1メッセージに設定された前記リンク情報に従って前記複数のデータベースのうちの第1データベースをアクセスし、前記第1データベースのアクセスの結果を示す第1参照情報を前記第1端末と前記サーバとに送信する業務必須一覧システム。
【請求項3】 請求項1又は2に記載の業務必須一覧システムにおいて、前記サーバは、前記参照端末からの前記第1参照情報に基づいて、前記複数のメッセージのうちの第2メッセージを前記参照端末に自動的に送信し、前記第2メッセージは、前記複数の端末のうちの第2端末により送信され、前記参照端末は、前記第2メッセージに設定された前記リンク情報に従って前記複数のデータベースのうちの第2データベースをアクセスし、前記第2データベースのアクセスの結果を示す第2参照情報を前記第2端末と前記サーバとに送信する業務必須一覧システム。
【請求項4】 各々が複数のデータベースの各々を有し、各々が前記複数のデータベースの各々をアクセス可能にするためのリンク情報が設定された喚起メッセージを送信する複数の端末と、前記喚起メッセージを前記複数の端末から受信し、前記複数の喚起メッセージに設定された前記リンク情報を画面に自動的に表示する参照端末とを備え、前記複数の喚起メッセージのうちの第1喚起メッセージは、前記複数の端末のうちの第1端末により送信され、前記参照端末は、前記第1喚起メッセージに設定された前記リンク情報に従って前記複数のデータベースのうちの第1データベースをアクセスし、前記第1データベースのアクセスの結果を示す第1参照情報を前記第1端末に送信する業務必須一覧システム。
【請求項5】 複数のデータベースを有するサーバと、各々が前記複数のデータベースの各々をアクセス可能にするためのリンク情報が設定された喚起メッセージを送信する複数の端末と、前記喚起メッセージを前記複数の端末から受信し、前記複数の喚起メッセージに設定された前記リンク情報を画面に自動的に表示する参照端末とを備え、前記複数の喚起メッセージのうちの第1喚起メッセージは、前記複数の端末のうちの第1端末により送信され、前記参照端末は、前記第1喚起メッセージに設定された前記リンク情報に従って前記複数のデータベースのうちの第1データベースをアクセスし、前記第1データベースのアクセスの結果を示す第1参照情報を前記第1端末に送信する業務必須一覧システム。
【請求項6】 請求項4又は5に記載の業務必須一覧システムにおいて、前記参照端末は、前記第1参照情報を前記第1端末に送信したとき、前記複数の喚起メッセージに設定された前記リンク情報のうちの前記第1喚起メッセージに設定された前記リンク情報以外のリンク情報を前記画面に自動的に表示する業務必須一覧システム。
【請求項7】 請求項4〜6のいずれか一項に記載の業務必須一覧システムにおいて、前記参照端末は、前記複数の喚起メッセージに設定された前記リンク情報を前記画面に表示するとき、アラームを鳴動すると共に前記画面を明滅して前記参照端末に属す利用者に通知する業務必須一覧システム。
【請求項8】複数の端末の各々により、複数のデータベースの各々をアクセス可能にするためのリンク情報が設定されたメッセージを送信するステップと、サーバにより、前記メッセージを前記複数の端末から受信するステップと、サーバにより、前記複数のメッセージのうちの第1メッセージを参照端末に自動的に送信するステップと、前記第1メッセージは、前記複数の端末のうちの第1端末により送信され、前記参照端末により、前記第1メッセージに設定された前記リンク情報に従って前記複数のデータベースのうちの第1データベースをアクセスするステップと、前記参照端末により、前記第1データベースのアクセスの結果を示す第1参照情報を前記第1端末と前記サーバとに送信するステップとを備えた業務必須一覧方法。
【請求項9】 請求項8に記載の業務必須一覧方法において、前記サーバにより、前記参照端末からの前記第1参照情報に基づいて、前記複数のメッセージのうちの第2メッセージを前記参照端末に自動的に送信するステップと、前記第2メッセージは、前記複数の端末のうちの第2端末により送信され、前記参照端末により、前記第2メッセージに設定された前記リンク情報に従って前記複数のデータベースのうちの第2データベースをアクセスするステップと、前記参照端末により、前記第2データベースのアクセスの結果を示す第2参照情報を前記第2端末と前記サーバとに送信するステップとを更に備えた業務必須一覧方法。
【請求項10】複数の端末の各々により、複数のデータベースの各々をアクセス可能にするためのリンク情報が設定された喚起メッセージを送信するステップと、参照端末により、前記喚起メッセージを前記複数の端末から受信するステップと、前記参照端末により、前記複数の喚起メッセージに設定された前記リンク情報を、前記参照端末の画面に自動的に表示するステップと、前記複数の喚起メッセージのうちの第1喚起メッセージは、前記複数の端末のうちの第1端末により送信され、前記参照端末により、前記第1喚起メッセージに設定された前記リンク情報に従って前記複数のデータベースのうちの第1データベースをアクセスするステップと、前記参照端末により、前記第1データベースのアクセスの結果を示す第1参照情報を前記第1端末に送信するステップとを備えた業務必須一覧方法。
【請求項11】 請求項10に記載の業務必須一覧方法において、前記参照端末により、前記第1参照情報を前記第1端末に送信したとき、前記複数の喚起メッセージに設定された前記リンク情報のうちの前記第1喚起メッセージに設定された前記リンク情報以外のリンク情報を前記画面に自動的に表示するステップとを更に備えた業務必須一覧方法。
【請求項12】 請求項10又は11に記載の業務必須一覧方法において、前記参照端末により、前記表示するステップを実行するとき、アラームを鳴動すると共に前記画面を明滅して前記参照端末に属す利用者に通知するステップを更に備えた業務必須一覧方法。
【請求項13】第1コンピュータプログラムにより、複数の端末の各々が、複数のデータベースの各々をアクセス可能にするためのリンク情報が設定されたメッセージを送信するステップと、第2コンピュータプログラムにより、サーバが、前記メッセージを前記複数の端末から受信し、前記複数のメッセージのうちの第1メッセージを参照端末に自動的に送信するステップと、前記第1メッセージは、前記複数の端末のうちの第1端末により送信され、第3コンピュータプログラムにより、前記参照端末が、前記第1メッセージに設定された前記リンク情報に従って前記複数のデータベースのうちの第1データベースをアクセスするステップと、前記第3コンピュータプログラムにより、前記参照端末が、前記第1データベースのアクセスの結果を示す第1参照情報を前記第1端末と前記サーバとに送信するステップとを備えた方法を実行させるコンピュータプログラム。
【請求項14】 請求項13に記載のコンピュータプログラムにおいて、前記第2コンピュータプログラムにより、前記サーバが、前記参照端末からの前記第1参照情報に基づいて、前記複数のメッセージのうちの第2メッセージを前記参照端末に自動的に送信するステップと、前記第2メッセージは、前記複数の端末のうちの第2端末により送信され、前記第3コンピュータプログラムにより、前記参照端末が、前記第2メッセージに設定された前記リンク情報に従って前記複数のデータベースのうちの第2データベースをアクセスするステップと、前記第3コンピュータプログラムにより、前記参照端末が、前記第2データベースのアクセスの結果を示す第2参照情報を前記第2端末と前記サーバとに送信するステップとを備えた方法を更に実行させるコンピュータプログラム。
【請求項15】第1コンピュータプログラムにより、複数の端末の各々が、複数のデータベースの各々をアクセス可能にするためのリンク情報が設定された喚起メッセージを送信するステップと、第2コンピュータプログラムにより、参照端末が、前記喚起メッセージを前記複数の端末から受信し、前記複数の喚起メッセージに設定された前記リンク情報を画面に自動的に表示するステップと、前記複数の喚起メッセージのうちの第1喚起メッセージは、前記複数の端末のうちの第1端末により送信され、前記第2コンピュータプログラムにより、前記参照端末が、前記第1喚起メッセージに設定された前記リンク情報に従って前記複数のデータベースのうちの第1データベースをアクセスするステップと、前記第2コンピュータプログラムにより、前記参照端末が、前記第1データベースのアクセスの結果を示す第1参照情報を前記第1端末に送信するステップとを備えた方法を実行させるコンピュータプログラム。
【請求項16】 請求項15に記載のコンピュータプログラムにおいて、前記第2コンピュータプログラムにより、前記参照端末が、前記第1参照情報を前記第1端末に送信したとき、前記複数の喚起メッセージに設定された前記リンク情報のうちの前記第1喚起メッセージに設定された前記リンク情報以外のリンク情報を前記画面に自動的に表示するステップを備えた方法を更に実行させるコンピュータプログラム。
【請求項17】 請求項15又は16に記載のコンピュータプログラムにおいて、前記第2コンピュータプログラムにより、前記参照端末が、前記表示するステップを実行するとき、アラームを鳴動すると共に前記画面を明滅して前記参照端末に属す利用者に通知するステップを備えた方法を更に実行させるコンピュータプログラム。
発明の詳細な説明
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、業務必須一覧システムに関し、特に利用者が積極的にメッセージを見ることができる業務必須一覧システムに関する。
【0002】
【従来の技術】メッセージで例示される電子メールは、インターネット、イントラネットで例示されるネットワークの発達により、利用者に属す端末に、個人(その利用者)宛てに着信(受信)され、その利用者は、その端末により、事務所、出張先などで24時間、業務にとって重要なデータを含む電子メールを見ることができる。その利用者は、電子メールをアクセスすることにより、電子メールに含まれ、業務にとって重要なデータを一覧することができる。
【0003】しかしながら、その利用者が、その端末により積極的に電子メールを見ない限り、電子メールのデータは、一覧されアクセスされない。このため、利用者が積極的に電子メールを見ることができるシステムが望まれる。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】本発明の目的は、利用者が積極的にメッセージを見ることができる業務必須一覧システムを提供することにある。
【0005】本発明の他の目的は、業務にとって重要なデータを一覧することができる業務必須一覧システムを提供することにある。
【0006】
【課題を解決するための手段】以下に、[発明の実施の形態]で使用する番号・符号を用いて、課題を解決するための手段を説明する。これらの番号・符号は、[特許請求の範囲]の記載と[発明の実施の形態]の記載との対応関係を明らかにするために付加されたものであるが、[特許請求の範囲]に記載されている発明の技術的範囲の解釈に用いてはならない。
【0007】本発明の業務必須一覧システムは、複数の端末(1A、1B、1C)と参照端末(1D)とサーバ(2)とを備えている。複数の端末(1A、1B、1C)の各々は、複数のデータベース(11、12、13)の各々を有し、複数のデータベース(11、12、13)の各々をアクセス可能にするためのリンク情報(31、32、33)が設定されたメッセージ(21、22、23)を送信する。サーバ(2)は、メッセージ(21、22、23)を複数の端末(1A、1B、1C)から受信し、複数のメッセージ(21、22、23)のうちの第1メッセージ(21)を参照端末(1D)に自動的に送信する。第1メッセージ(21)は、複数の端末(1A、1B、1C)のうちの第1端末(1A)により送信されたものである。参照端末(1D)は、第1メッセージ(21)に設定されたリンク情報(31)に従って複数のデータベース(11、12、13)のうちの第1データベース(11)をアクセスし、第1データベース(11)のアクセスの結果を示す第1参照情報を第1端末(1A)とサーバ(2)とに送信する。
【0008】本発明の業務必須一覧システムは、サーバ(2)と複数の端末(1A、1B、1C)と参照端末(1D)とを備えている。サーバ(2)は、複数のデータベース(11、12、13)を有する。複数の端末(1A、1B、1C)の各々は、複数のデータベース(11、12、13)の各々をアクセス可能にするためのリンク情報(31、32、33)が設定されたメッセージ(21、22、23)を送信する。サーバ(2)は、メッセージを複数の端末(1A、1B、1C)から受信し、複数のメッセージ(21、22、23)のうちの第1メッセージ(21)を参照端末(1D)に自動的に送信する。第1メッセージ(21)は、複数の端末(1A、1B、1C)のうちの第1端末(1A)により送信されたものである。参照端末(1D)は、第1メッセージ(21)に設定されたリンク情報(11)に従って複数のデータベース(11、12、13)のうちの第1データベース(11)をアクセスし、第1データベース(11)のアクセスの結果を示す第1参照情報を第1端末(1A)とサーバ(2)とに送信する。
【0009】サーバ(2)は、参照端末(1D)からの第1参照情報に基づいて、複数のメッセージ(21、22、23)のうちの第2メッセージ(22)を参照端末(1D)に自動的に送信する。第2メッセージ(22)は、複数の端末(1A、1B、1C)のうちの第2端末(1B)により送信される。参照端末(1D)は、第2メッセージ(22)に設定されたリンク情報(32)に従って複数のデータベース(11、12、13)のうちの第2データベース(12)をアクセスし、第2データベース(12)のアクセスの結果を示す第2参照情報を第2端末(1B)とサーバ(2)とに送信する。
【0010】本発明の業務必須一覧システムにおいて、複数のメッセージ(21、22、23)は、電子メールが例示される。
【0011】本発明の業務必須一覧システムは、複数の端末(1A、1B、1C)と参照端末(1D)とを備えている。複数の端末(1A、1B、1C)の各々は、複数のデータベース(11、12、13)の各々を有し、複数のデータベース(11、12、13)の各々をアクセス可能にするためのリンク情報(31、32、33)が設定された喚起メッセージ(21、22、23)を送信する。参照端末(1D)は、喚起メッセージ(21、22、23)を複数の端末(1A、1B、1C)から受信し、複数の喚起メッセージ(21、22、23)に設定されたリンク情報(31、32、33)を画面(60)に自動的に表示する。複数の喚起メッセージ(21、22、23)のうちの第1喚起メッセージ(21)は、複数の端末(1A、1B、1C)のうちの第1端末(1A)により送信されたものである。参照端末(1D)は、第1喚起メッセージ(21)に設定されたリンク情報(31、32、33)に従って複数のデータベース(11、12、13)のうちの第1データベース(11)をアクセスし、第1データベース(11)のアクセスの結果を示す第1参照情報を第1端末(1A)に送信する。
【0012】本発明の業務必須一覧システムは、サーバ(2)と複数の端末(1A、1B、1C)と参照端末(1D)とを備えている。サーバは、複数のデータベース(11、12、13)を有する。複数の端末(1A、1B、1C)の各々は、複数のデータベース(11、12、13)の各々をアクセス可能にするためのリンク情報(31、32、33)が設定された喚起メッセージ(21、22、23)を送信する。参照端末(1D)は、喚起メッセージ(21、22、23)を複数の端末(1A、1B、1C)から受信し、複数の喚起メッセージ(21、22、23)に設定されたリンク情報(31、32、33)を画面(60)に自動的に表示する。複数の喚起メッセージ(21、22、23)のうちの第1喚起メッセージ(21)は、複数の端末(1A、1B、1C)のうちの第1端末(1A)により送信されたものである。参照端末(1D)は、第1喚起メッセージ(21)に設定されたリンク情報(31)に従って複数のデータベース(11、12、13)のうちの第1データベース(11)をアクセスし、第1データベース(11)のアクセスの結果を示す第1参照情報を第1端末(1A)に送信する。
【0013】参照端末(1D)は、第1参照情報を第1端末(1A)に送信したとき、複数の喚起メッセージ(21、22、23)に設定されたリンク情報(31、32、33)のうちの第1喚起メッセージ(21)に設定されたリンク情報(31)以外のリンク情報(32、33)を画面(60)に自動的に表示する。参照端末(1D)は、複数の喚起メッセージ(21、22、23)に設定されたリンク情報(31、32、33)を画面(60)に表示するとき、アラームを鳴動すると共に画面(60)を明滅して参照端末(1D)に属す利用者(D)に通知する。
【0014】本発明の業務必須一覧システムにおいて、複数のメッセージ(21、22、23)は、電子メール、ファイル転送とアラームシステムとを組合せるもの、TCP/IPのメッセージ送信機能とスクリーンセーバとを組合せるものが例示される。
【0015】本発明の業務必須一覧方法は、複数の端末(1A、1B、1C)の各々により、複数のデータベース(11、12、13)の各々をアクセス可能にするためのリンク情報(31、32、33)が設定されたメッセージ(21、22、23)を送信するステップと、サーバ(2)により、メッセージ(21、22、23)を複数の端末(1A、1B、1C)から受信するステップと、サーバ(2)により、複数のメッセージ(21、22、23)のうちの第1メッセージ(21)を参照端末(1D)に自動的に送信するステップと、第1メッセージ(21)は、複数の端末(1A、1B、1C)のうちの第1端末(1A)により送信され、参照端末(1D)により、第1メッセージ(21)に設定されたリンク情報(31)に従って複数のデータベース(11、12、13)のうちの第1データベース(11)をアクセスするステップと、参照端末(1D)により、第1データベース(11)のアクセスの結果を示す第1参照情報を第1端末(1A)とサーバ(2)とに送信するステップとを備えている。
【0016】本発明の業務必須一覧方法は、サーバ(2)により、参照端末(1D)からの第1参照情報に基づいて、複数のメッセージ(21、22、23)のうちの第2メッセージ(22)を参照端末(1D)に自動的に送信するステップと、第2メッセージ(22)は、複数の端末(1A、1B、1C)のうちの第2端末(1B)により送信され、参照端末(1D)により、第2メッセージ(22)に設定されたリンク情報(32)に従って複数のデータベース(11、12、13)のうちの第2データベース(12)をアクセスするステップと、参照端末(1D)により、第2データベース(12)のアクセスの結果を示す第2参照情報を第2端末(1B)とサーバ(2)とに送信するステップとを更に備えている。
【0017】本発明の業務必須一覧方法において、複数のメッセージ(21、22、23)は、電子メールが例示される。
【0018】本発明の業務必須一覧方法は、複数の端末(1A、1B、1C)の各々により、複数のデータベース(11、12、13)の各々をアクセス可能にするためのリンク情報(31、32、33)が設定された喚起メッセージ(21、22、23)を送信するステップと、参照端末(1D)により、喚起メッセージ(21、22、23)を複数の端末(1A、1B、1C)から受信するステップと、参照端末(1D)により、複数の喚起メッセージ(21、22、23)に設定されたリンク情報(31、32、33)を画面(60)に自動的に表示するステップと、複数の喚起メッセージ(21、22、23)のうちの第1喚起メッセージ(21)は、複数の端末(1A、1B、1C)のうちの第1端末(1A)により送信され、参照端末(1D)により、第1喚起メッセージ(21)に設定されたリンク情報(31)に従って複数のデータベース(11、12、13)のうちの第1データベース(11)をアクセスするステップと、参照端末(1D)により、第1データベース(11)のアクセスの結果を示す第1参照情報を第1端末(1A)に送信するステップとを備えている。
【0019】本発明の業務必須一覧方法は、参照端末(1D)により、第1参照情報を第1端末(1A)に送信したとき、複数の喚起メッセージ(21、22、23)に設定されたリンク情報(31、32、33)のうちの第1喚起メッセージ(21)に設定されたリンク情報(31)以外のリンク情報を画面(60)に自動的に表示するステップとを更に備えている。本発明の業務必須一覧方法は、参照端末(1D)より、表示するステップを実行するとき、アラームを鳴動すると共に画面(60)を明滅して参照端末(1D)に属す利用者(D)に通知するステップを更に備えている。
【0020】本発明の業務必須一覧方法において、複数のメッセージ(21、22、23)は、電子メール、ファイル転送とアラームシステムとを組合せるもの、TCP/IPのメッセージ送信機能とスクリーンセーバとを組合せるものが例示される。
【0021】本発明のコンピュータプログラムは、第1コンピュータプログラム(4)により、複数の端末(1A、1B、1C)の各々が、複数のデータベース(11、12、13)の各々をアクセス可能にするためのリンク情報が設定されたメッセージを送信するステップと、第2コンピュータプログラム(7)により、サーバ(2)が、メッセージを複数の端末(1A、1B、1C)から受信し、複数のメッセージ(21、22、23)のうちの第1メッセージ(21)を参照端末(1D)に自動的に送信するステップと、第1メッセージ(21)は、複数の端末(1A、1B、1C)のうちの第1端末(1A)により送信され、第3コンピュータプログラム(4)により、参照端末(1D)が、第1メッセージ(21)に設定されたリンク情報に従って複数のデータベース(11、12、13)のうちの第1データベース(11)をアクセスするステップと、第3コンピュータプログラム(4)により、参照端末(1D)が、第1データベース(11)のアクセスの結果を示す第1参照情報を第1端末(1A)とサーバ(2)とに送信するステップとを備えた方法をコンピュータに実行させる。
【0022】本発明のコンピュータプログラムは、第2コンピュータプログラム(7)により、サーバ(2)が、参照端末(1D)からの第1参照情報に基づいて、複数のメッセージ(21、22、23)のうちの第2メッセージ(22)を参照端末(1D)に自動的に送信するステップと、第2メッセージ(22)は、複数の端末(1A、1B、1C)のうちの第2端末(1B)により送信され、第3コンピュータプログラム(4)により、参照端末(1D)が、第2メッセージ(22)に設定されたリンク情報(32)に従って複数のデータベース(11、12、13)のうちの第2データベース(12)をアクセスするステップと、第3コンピュータプログラム(4)により、参照端末(1D)が、第2データベース(12)のアクセスの結果を示す第2参照情報を第2端末(1B)とサーバ(2)とに送信するステップとを備えた方法を更にコンピュータに実行させる。
【0023】本発明のコンピュータプログラムにおいて、複数のメッセージ(21、22、23)は、電子メールが例示される。
【0024】本発明のコンピュータプログラムは、第1コンピュータプログラム(4)により、複数の端末(1A、1B、1C)の各々が、複数のデータベース(11、12、13)の各々をアクセス可能にするためのリンク情報(31、32、33)が設定された喚起メッセージ(21、22、23)を送信するステップと、第2コンピュータプログラム(4)により、参照端末(1D)が、喚起メッセージ(21、22、23)を複数の端末(1A、1B、1C)から受信し、複数の喚起メッセージ(21、22、23)に設定されたリンク情報(31、32、33)を画面(60)に自動的に表示するステップと、複数の喚起メッセージ(21、22、23)のうちの第1喚起メッセージ(21)は、複数の端末(1A、1B、1C)のうちの第1端末(1A)により送信され、第2コンピュータプログラム(7)により、参照端末(1D)が、第1喚起メッセージ(21)に設定されたリンク情報(31)に従って複数のデータベース(11、12、13)のうちの第1データベース(11)をアクセスするステップと、第2コンピュータプログラム(4)により、参照端末(1D)が、第1データベース(11)のアクセスの結果を示す第1参照情報を第1端末(1A)に送信するステップとを備えた方法をコンピュータに実行させる。
【0025】本発明のコンピュータプログラムは、第2コンピュータプログラム(4)により、参照端末(1D)が、第1参照情報を第1端末(1A)に送信したとき、複数の喚起メッセージ(21、22、23)に設定されたリンク情報(31、32、33)のうちの第1喚起メッセージ(21)に設定されたリンク情報(31)以外のリンク情報を画面(60)に自動的に表示するステップを備えた方法をコンピュータに実行させる。本発明のコンピュータプログラムは、第2コンピュータプログラム(4)により、参照端末(1D)が、表示するステップを実行するとき、アラームを鳴動すると共に画面(60)を明滅して参照端末(1D)に属す利用者(D)に通知するステップを備えた方法を更に実行させる。
【0026】本発明のコンピュータプログラムにおいて、複数のメッセージ(21、22、23)は、電子メール、ファイル転送とアラームシステムとを組合せるもの、TCP/IPのメッセージ送信機能とスクリーンセーバとを組合せるものが例示される。
【0027】
【発明の実施の形態】添付図面を参照して、本発明による業務必須一覧システムの実施の形態を以下に説明する。本発明による業務必須一覧システムは、業務の効率化を図るために、本日、担当者が必ず参照すべきリスト(データ)を、メッセージで通知し、担当者(利用者)に属すデータ端末により、担当者がメッセージを積極的に見ることができるシステムである。
【0028】メッセージには喚起メッセージが含まれる。メッセージを利用者に属す端末に送信する手段、喚起メッセージを利用者に属す端末に送信して表示する手段として、電子メールが例示される。また、喚起メッセージとしては、ファイル転送とアラームシステムとを組合せるもの、TCP/IPのメッセージ送信機能とスクリーンセーバとを組合せるものが例示される。本実施例では電子メールについて説明し、実施の形態1で説明される電子メールは、上述のメッセージに対応し、実施の形態2で説明される電子メールは、上述の喚起メッセージに対応する。
【0029】(実施の形態1)図1は、本実施の形態1に係る業務必須一覧システムの構成を示すブロック図である。図1に示されるように、本実施の形態1に係る業務必須一覧システムは、複数の端末1、サーバ2、インターネット、イントラネットを含むネットワーク100を備えている。ネットワーク100は、複数の端末1、サーバ2を相互に接続する。複数の端末1は、データベースと記録媒体3とを備えているコンピュータである。記録媒体3にはプログラム4が記載されている。サーバ2は、データベース5と記録媒体6を備えているコンピュータである。記録媒体6にはプログラム7が記載されている。
【0030】複数の端末1としては、利用者Aに属す端末1A、利用者Bに属す端末1B、利用者Cに属す端末1C、利用者Dに属す端末1D、…が存在する。ここで、端末1A、端末1B、端末1C、端末1Dについてのみ説明する。端末1A、1B、1C、1Dは、利用者A、B、C、Dの情報としてアドレス1a、1b、1c、1dを有し、アドレスを用いて電子メール21、22、23、24を送信することができる。端末1A、1B、1C、1Dは、更に、上述のデータベースとして、データベース11、12、13、14を備えている。
【0031】図2〜図5は、データベースの構成を示すブロック図である。図2に示されるように、データベース11には、例えば、利用者Aに関連する業務の内容を示し、業務にとって重要なデータ群11a、11b、11c、11d、11eが格納されている。データ11d、11eは、例えば、データ11aに含まれる。図3に示されるように、データベース12には、例えば、利用者Bに関連する業務の内容を示し、業務にとって重要なデータ群12a、12b、12c、12d、12eが格納されている。データ12d、12eは、例えば、データ12aに含まれる。図4に示されるように、データベース13には、例えば、利用者Cに関連する業務の内容を示し、業務にとって重要なデータ群13a、13b、13c、13d、13eが格納されている。データ13d、13eは、例えば、データ13aに含まれる。図5に示されるように、データベース14には、例えば、利用者Dに関連する業務の内容を示し、業務にとって重要なデータ群14a、14b、14c、14d、14eが格納されている。データ14d、14eは、例えば、データ14aに含まれる。
【0032】図6〜図9は、電子メールに設定されるリンク情報を示す図である。図6(a)に示されるように、端末1Aは、図2に示されたデータベース11をアクセス可能にするためのリンク情報31を電子メール21に設定する。図6(b)に示されるように、このリンク情報31には、データ11aをアクセス可能にするためのリンク情報31aと、データ11bをアクセス可能にするためのリンク情報31bと、データ11cをアクセス可能にするためのリンク情報31cとが含まれる。図6(c)に示されるように、リンク情報31aには、データ11dをアクセス可能にするためのリンク情報31dと、データ11eをアクセス可能にするためのリンク情報31eとが含まれる。
【0033】図7(a)に示されるように、端末1Bは、データベース12をアクセス可能にするためのリンク情報32を電子メール22に設定する。図7(b)に示されるように、このリンク情報32には、データ12aをアクセス可能にするためのリンク情報32aと、データ12bをアクセス可能にするためのリンク情報32bと、データ12cをアクセス可能にするためのリンク情報32cとが含まれる。図7(c)に示されるように、リンク情報32aには、データ12dをアクセス可能にするためのリンク情報32dと、データ12eをアクセス可能にするためのリンク情報32eとが含まれる。
【0034】図8(a)に示されるように、端末1Cは、データベース13をアクセス可能にするためのリンク情報33を電子メール23に設定する。図8(b)に示されるように、このリンク情報33には、データ13aをアクセス可能にするためのリンク情報33aと、データ13bをアクセス可能にするためのリンク情報33bと、データ13cをアクセス可能にするためのリンク情報33cとが含まれる。図8(c)に示されるように、リンク情報33aには、データ13dをアクセス可能にするためのリンク情報33dと、データ13eをアクセス可能にするためのリンク情報33eとが含まれる。
【0035】図9(a)に示されるように、端末1Dは、データベース14をアクセス可能にするためのリンク情報34を電子メール24に設定する。図9(b)に示されるように、このリンク情報34には、データ14aをアクセス可能にするためのリンク情報34aと、データ14bをアクセス可能にするためのリンク情報34bと、データ14cをアクセス可能にするためのリンク情報34cとが含まれる。図9(c)に示されるように、リンク情報34aには、データ14dをアクセス可能にするためのリンク情報34dと、データ14eをアクセス可能にするためのリンク情報34eとが含まれる。
【0036】次に、本実施の形態1に係る業務必須一覧システムの動作について図10〜図14を参照して説明する。ここで、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23を、サーバ2を介して端末1Dに送信する送信元端末とし、端末1Dは、電子メール21、22、23を受信する受信先端末とする。
【0037】この実施の形態1に係る業務必須一覧システムにおいて、端末1A、1B、1Cの各々は、データベース11、12、13の各々を備え、データベース11、12、13の各々をアクセス可能にするためのリンク情報31、32、33が設定された電子メール21、22、23を送信する。サーバ2は、電子メール21、22、23を端末1A、1B、1Cから受信し、電子メール21、22、23のうちの第1電子メール(電子メール21とする)を端末1Dに自動的に送信する。端末1Dは、電子メール21に設定されたリンク情報31に従ってデータベース11をアクセスし、データベース11のアクセスの結果を示す参照情報を端末1Dとサーバ2とに送信する。サーバ2は、端末1Dからの参照情報に基づいて、電子メール21、22、23のうちの第2電子メール(電子メール22とする)を端末1Dに自動的に送信する。端末1Dは、電子メール22に設定されたリンク情報32に従ってデータベース12をアクセスし、データベース12のアクセスの結果を示す参照情報を端末1Dとサーバ2とに送信する。
【0038】図10は、プログラム4により動作する端末1A、1B、1Cの動作結果が表示される画面を示し、電子メール21、22、23に、送信元のアドレスである送信元アドレス1a、1b、1cと、受信先のアドレスである受信先アドレス1d、1d、1dと、リンク情報31、32、33と、設定時間とを設定するための操作画面40を示している。利用者A、B、Cの端末1A、1B、1Cの操作により、端末1A、1B、1Cは、送信元アドレス欄41、受信先アドレス欄42、設定時間選択欄43、44、設定時間欄45、リンク情報欄46、送信ボタン47、保存ボタン48、閉じるボタン49を有する操作画面40を表示する。閉じるボタン49は、閉じるボタン49a、49bを有する。
【0039】送信元アドレス欄41に入力される文字列は、送信元アドレスとして端末1A、1B、1Cのアドレス1a、1b、1cであり、この場合、電子メール21、22、23には、送信元アドレス1a、1b、1cが設定される。受信先アドレス欄42に入力される文字列は、受信先アドレスとして端末1Dのアドレス1d、1d、1dであり、この場合、電子メール21、22、23には、受信先アドレス1d、1d、1dが設定される。設定時間選択欄43に選択される場合、送信条件“ON”を表し、設定時間選択欄44に選択される場合、送信条件“OFF”を表す。設定時間選択欄43に選択される送信条件“ON”は、設定時間選択欄44に選択される送信条件“OFF”を無効にし、設定時間欄45に入力される文字列は、利用者A、B、Cが予めに利用者Dの打ち合わせ、出張等のスケジュールを把握している場合、利用者Dが端末1Dのある部屋にいるときに、電子メール21、22、23を自動的に送信するための設定時間である。この場合、電子メール21、22、23には、設定時間と、設定時間に自動的に送信することを示す送信条件“ON”とが設定される。設定時間選択欄44に選択される送信条件“OFF”は、設定時間選択欄43に選択される送信条件“ON”を無効にし、例えば利用者A、B、Cが出勤した朝に、端末1A、1B、1Cを立ち上げたとき(起動させたとき)、端末1A、1B、1Cが電子メール21、22、23に設定された送信条件“OFF”により電子メール21、22、23を自動的に送信することを意味する。この場合、電子メール21、22、23には、送信条件“OFF”が設定される。リンク情報欄46には、上述のリンク情報31、32、33が添付され、この場合、電子メール21、22、23には、上述のリンク情報31、32、33が設定される。
【0040】利用者A、B、Cが端末1A、1B、1Cを操作して操作画面40の送信ボタン47を押下したとき、端末1A、1B、1Cは、強制的に電子メール21、22、23を送信する。利用者A、B、Cが端末1A、1B、1Cを操作して操作画面40の保存ボタン48を押下したとき、端末1A、1B、1Cは、記録媒体3に電子メール21、22、23を保存する。記録媒体3に保存された電子メール21、22、23に設定時間と送信条件“ON”とが設定されている場合、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23を設定時間に自動的に送信する。記録媒体3に保存された電子メール21、22、23に送信条件“OFF”が設定されている場合、端末1A、1B、1Cは、端末1A、1B、1Cが起動されたとき、電子メール21、22、23を自動的に送信する。利用者A、B、Cが端末1A、1B、1Cを操作して操作画面40の閉じるボタン49a又は49bを押下したとき、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23を送信、保存をしないで、操作画面40を終了する。
【0041】次に、プログラム4による端末1A、1B、1Cの動作について図11、図12を参照しながら説明する。図11、図12は、端末1A、1B、1Cの動作を示すフローチャートである。
【0042】図11に示されるように、利用者A、B、Cが利用者D宛てとして端末1Dに“利用者Dはデータベース11、12、13を見ろ”という電子メール21、22、23を作成するために、利用者A、B、Cの操作により、端末1A、1B、1Cは、操作画面40を表示する(ステップS1)。
【0043】次に、利用者A、B、Cが送信元アドレス欄41に文字列“アドレス1a、1b、1c”を入力し、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23に送信元アドレス1a、1b、1cを設定する。また、利用者A、B、Cが受信先アドレス欄42に文字列“アドレス1d”を入力し、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23に受信先アドレス1dを設定する。また、利用者A、Bが例えば設定時間として設定時間選択欄44を選択し(送信条件“OFF”を選択し)、端末1A、1Bは、電子メール21、22に送信条件“OFF”である設定時間を設定する。また、利用者Cが例えば設定時間として設定時間選択欄43を選択し(送信条件“ON”を選択し)、設定時間欄45に文字列“2001.10.1.14.00”を入力し、端末1Cは、電子メール23に送信条件“ON”、“2001.10.1.14.00”(“2001年10月1日14時00分”)である設定時間を設定する。また、利用者A、B、Cがリンク情報欄46に上述のリンク情報31、32、33を添付し、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23に上述のリンク情報31、32、33を設定する(ステップS2)。
【0044】次に、利用者A、B、Cの端末1A、1B、1Cの操作により、操作画面40の送信ボタン47が押下されたとき、端末1A、1B、1Cは、送信ボタン47の押下に応じて(ステップS3−YES、ステップS4−YES)、強制的に電子メール21、22、23を送信する(ステップS5)。または、利用者A、B、Cの端末1A、1B、1Cの操作により、操作画面40の保存ボタン48が押下されたとき、保存ボタン48の応じて(ステップS3−YES、ステップS4−NO、ステップS6−YES)、端末1A、1B、1Cは、記録媒体3に電子メール21、22、23を保存する(ステップS7)。または、利用者A、B、Cの端末1A、1B、1Cの操作により、操作画面40の閉じるボタン49(49a、49b)が押下されたとき、閉じるボタン49の押下に応じて(ステップS3−YES、ステップS4−NO、ステップS6−NO、ステップS8−YES)、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23を送信、保存をしないで、操作画面40を終了する。
【0045】ステップS7にて、記録媒体3に電子メール21、22、23が保存され、例えば利用者A、B、Cが出勤した朝(2001年10月1日9時00分とする)に、端末1A、1B、1Cを起動させたとき、端末1A、1B、1Cのプログラム4が起動し、図12に示されるように、端末1A、1B、1Cは、プログラム4により、電源の供給が行われていることを認識する(ステップS9−YES)。端末1Aは、予めに利用者Aが電子メール21に送信条件“OFF”である設定時間を設定しているため、電源の供給が行われていることを示し、アドレス1aを含む電源情報と、電子メール21とを自動的に送信する(ステップS10)。端末1Bは、ステップS10にて、予めに利用者Bが電子メール22に送信条件“OFF”である設定時間を設定しているため、電源の供給が行われていることを示し、アドレス1bを含む電源情報と、電子メール22とを自動的に送信する。
【0046】ここで、予めに利用者Cが電子メール23に送信条件“ON”と文字列“2001.10.1.14.00”(“2001年10月1日14時00分”)とである設定時間を設定しているため、ステップS9にて、利用者Cが出勤した朝(2001年10月1日9時00分)に、端末1Cを起動させたとき、端末1Cは、電源の供給が行われていることを認識する。端末1Cは、ステップS10にて、電源の供給が行われていることを示す電源情報を自動的に送信し、内蔵のタイマ機能が“2001年10月1日14時00分”になったとき、電子メール23を自動的に送信する。
【0047】次に、プログラム7によるサーバ2と、プログラム4による端末1A、1B、1C、1Dの動作について図13、図14を参照しながら説明する。図13、図14は、サーバ2と端末1A、1B、1C、1Dの動作を示すフローチャートである。
【0048】図13に示されるように、サーバ2は、N個(Nは1以上の正数)の電子メールを受信する(ステップS11)。ステップS11にて、サーバ2は、端末1A、1B、1Cから電子メール21、22、23を受信し、3個の電子メール21、22、23に設定された受信先アドレス1dにより、端末1Dに送信する電子メール21、22、23であることを認識する(ステップS11)。サーバ2は、各電子メール21、22、23に設定された設定時間により、各電子メール21、22、23の送信の順を決定する(ステップS12)。ここで、電子メール21、22に設定された設定時間として送信条件“OFF”であり、電子メール23に設定された設定時間として送信条件“ON”、文字列“2001.10.1.14.00”(“2001年10月1日14時00分”)であり、サーバ2が電子メール22より電子メール21を先に受信した場合、ステップS12にて、サーバ2は、送信順位“1”と電子メール21とを対応付け、送信順位“2”と電子メール22とを対応付け、送信順位“3”と電子メール23とを対応付けてデータベース5に格納する。この場合、データベース5に格納される電子メールの数Nは3(N=3)である。
【0049】例えば利用者Dが出勤した朝(2001年10月1日9時00分とする)に、端末1Dを起動させたとき、端末1Dのプログラム4が起動し、端末1Dは、プログラム4により、電源の供給が行われていることを認識する(ステップS13−YES)。端末1Dは、電源の供給が行われていることを示し、アドレス1dcを含む電源情報を自動的に送信する(ステップS14)。
【0050】サーバ2は、端末1Dから電源情報を受信し、その電源情報に含まれるアドレス1dにより端末1Dに電源の供給が行われていることを認識し、電子メール21、22、23に設定された設定時間により、3個の電子メール21、22、23のうち、データベース5で送信順位“1”に対応付けられた電子メール21を端末1Dに送信する(ステップS15)。端末1Dは、電子メール21をサーバ2から受信する(ステップS16)。
【0051】端末1Dは、利用者Dの操作により、電子メール21に設定され、図6に示されたリンク情報31を表示し、リンク情報31に従って図2に示されたデータベース11をアクセスする(ステップS17)。ステップS17にて、データベース11のアクセスとしては、端末1Dは、利用者Dの操作により、図6(a)に示されたリンク情報31を表示し、リンク情報31に従って図2に示されたデータベース11をアクセスしたとき、図6(b)に示されたリンク情報31a、31b、31cを表示する。端末1Dは、利用者Dの操作により、リンク情報31aに従ってデータ11aをアクセスしたとき、図6(c)に示されたリンク情報31d、31eを表示し、リンク情報31d、31eに従ってデータ11d、11eをアクセスする。端末1Dは、利用者Dの操作により、リンク情報31b、31cに従って図2に示されたデータ11b、11cをアクセスする。ステップS17にて、端末1Dは、利用者Dの操作により、データベース11、データ11a、11b、11c、11d、11eをアクセスしたとき、利用者Dがデータベース11、データ11a、11b、11c、11d、11eを見たという記録を端末1Dに残すために、データベース11、データ11a、11b、11c、11d、11eのアクセスの結果を端末1Dの記録媒体3に記録する。
【0052】端末1Dは、利用者Dの操作により、電子メール21の表示を終了したとき、電子メール21に設定された送信元アドレス1aにより、受信先アドレスとしてアドレス1aと送信元アドレスとしてアドレス1dとを含み、データベース11、データ11a、11b、11c、11d、11eのアクセスの結果を示す参照情報を端末1Aとサーバ2とに送信する(ステップS18)。端末1Aは、データベース11、データ11a、11b、11c、11d、11eのアクセスの結果を示す参照情報を受信し、端末1Aの記録媒体3に記録する(ステップS19)。これにより、利用者Aは、端末1Aに記録され、送信元アドレス1dを含む参照情報により、利用者Dがデータベース11を参照したことを確認することができる。
【0053】サーバ2は、データベース11、データ11a、11b、11c、11d、11eのアクセスの結果を示す参照情報を受信し(ステップS20)、電子メールの数N(N=3)から1を減算し(ステップS21)、電子メールがデータベース5に格納されているか否かを調べる(ステップS22)。調べた結果、ステップS15〜S22の間で電子メールの受信がない場合、電子メールの数Nは2(N=2)であり(ステップS22−NO)、動作はステップS15に戻る。
【0054】次に、サーバ2は、ステップS15にて、電子メール22、23に設定された設定時間により、2個の電子メール22、23のうち、データベース5で送信順位“2”に対応付けられた電子メール22を端末1Dに送信する。端末1Dは、ステップS16にて、電子メール22をサーバ2から受信する。
【0055】端末1Dは、ステップS17にて、利用者Dの操作により、電子メール22に設定され、図7に示されたリンク情報32を表示し、リンク情報32に従って図3に示されたデータベース12をアクセスする。ステップS17にて、データベース12のアクセスとしては、端末1Dは、利用者Dの操作により、図7(a)に示されたリンク情報32を表示し、リンク情報32に従って図3に示されたデータベース12をアクセスしたとき、図7(b)に示されたリンク情報32a、32b、32cを表示する。端末1Dは、利用者Dの操作により、リンク情報32aに従ってデータ12aをアクセスしたとき、図7(c)に示されたリンク情報32d、32eを表示し、リンク情報32d、32eに従ってデータ12d、12eをアクセスする。端末1Dは、利用者Dの操作により、リンク情報32b、32cに従って図3に示されたデータ12b、12cをアクセスする。端末1Dは、ステップS17にて、利用者Dの操作により、データベース12、データ12a、12b、12c、12d、12eをアクセスしたとき、利用者Dがデータベース12、データ12a、12b、12c、12d、12eを見たという記録を端末1Dに残すために、データベース12、データ12a、12b、12c、12d、12eのアクセスの結果を端末1Dの記録媒体3に記録する。
【0056】端末1Dは、ステップS18にて、利用者Dの操作により、電子メール21の表示を終了したとき、電子メール22に設定された送信元アドレス1bにより、受信先アドレスとしてアドレス1bと送信元アドレスとしてアドレス1dとを含み、データベース12、データ12a、12b、12c、12d、12eのアクセスの結果を示す参照情報を端末1Bとサーバ2とに送信する。端末1Bは、ステップS19にて、データベース12、データ12a、12b、12c、12d、12eのアクセスの結果を示す参照情報を受信し、端末1Bの記録媒体3に記録する。これにより、利用者Bは、端末1Bに記録され、送信元アドレス1dを含む参照情報により、利用者Dがデータベース12を参照したことを確認することができる。
【0057】サーバ2は、ステップS20にて、データベース12、データ12a、12b、12c、12d、12eのアクセスの結果を示す参照情報を受信し、ステップS21にて、電子メールの数N(N=2)から1を減算し、ステップS22にて、電子メールがデータベース5に格納されているか否かを調べる。調べた結果、ステップS15〜S22の間で電子メールの受信がない場合、電子メールの数Nは1(N=1)であり(ステップS22−NO)、動作はステップS15に戻る。
【0058】サーバ2は、ステップS15にて、電子メール23に設定された設定時間“2001.10.1.14.00”(“2001年10月1日14時00分”)により、内蔵のタイマ機能が“2001年10月1日14時00分”になったとき、データベース5で送信順位“3”に対応付けられた電子メール23を端末1Dに送信する。端末1Dは、ステップS16にて、電子メール23をサーバ2から受信する。
【0059】端末1Dは、ステップS17にて、利用者Dの操作により、電子メール23に設定され、図8に示されたリンク情報33を表示し、リンク情報33に従って図4に示されたデータベース13をアクセスする。ステップS17にて、データベース13のアクセスとしては、端末1Dは、利用者Dの操作により、図8(a)に示されたリンク情報33を表示し、リンク情報33に従って図4に示されたデータベース13をアクセスしたとき、図8(b)に示されたリンク情報33a、33b、33cを表示する。端末1Dは、利用者Dの操作により、リンク情報33aに従ってデータ13aをアクセスしたとき、図8(c)に示されたリンク情報33d、33eを表示し、リンク情報33d、33eに従ってデータ13d、13eをアクセスする。端末1Dは、利用者Dの操作により、リンク情報33b、33cに従って図4に示されたデータ13b、13cをアクセスする。ステップS17にて、端末1Dは、利用者Dの操作により、データベース13、データ13a、13b、13c、13d、13eをアクセスしたとき、利用者Dがデータベース13、データ13a、13b、13c、13d、13eを見たという記録を端末1Dに残すために、データベース13、データ13a、13b、13c、13d、13eのアクセスの結果を端末1Dの記録媒体3に記録する。
【0060】端末1Dは、ステップS18にて、利用者Dの操作により、電子メール23の表示を終了したとき、電子メール23に設定された送信元アドレス1cにより、受信先アドレスとしてアドレス1cと送信元アドレスとしてアドレス1dとを含み、データベース13、データ13a、13b、13c、13d、13eのアクセスの結果を示す参照情報を端末1Cとサーバ2とに送信する。端末1Cは、ステップS19にて、データベース13、データ13a、13b、13c、13d、13eのアクセスの結果を示す参照情報を受信し、端末1Cの記録媒体3に記録する。これにより、利用者Aは、端末1Cに記録され、送信元アドレス1dを含む参照情報により、利用者Dがデータベース13を参照したことを確認することができる。
【0061】サーバ2は、ステップS20にて、データベース13、データ13a、13b、13c、13d、13eのアクセスの結果を示す参照情報を受信し、ステップS21にて、電子メールの数N(N=1)から1を減算し、ステップS22にて、電子メールがデータベース5に格納されているか否かを調べる。調べた結果、ステップS15〜S22の間で電子メールの受信がない場合、電子メールの数Nは0(N=0)であり(ステップS22−YES)、動作は終了する。
【0062】これにより、本実施の形態1に係る業務必須一覧システムは、利用者Dが積極的に電子メール21、22、23を見ることができる。また、本実施の形態1に係る業務必須一覧システムは、利用者Dが業務にとって重要なデータ11a、11b、11c、11d、11e、12a、12b、12c、12d、12e、13a、13b、13c、13d、13eを一覧することができる。
【0063】本実施の形態1に係る業務必須一覧システムにおいて、データベース11、12、13、14は、端末1A、1B、1C、1Dが備えることに限定されず、図15に示されるように、任意のグループ(業務の係、課、部)としてサーバ2が一括して備えてもよい。この場合、実施の形態1に係る業務必須一覧システムにおいて、サーバ2は、データベース11、12、13を更に備え、端末1A、1B、1Cの各々は、データベース11、12、13の各々をアクセス可能にするためのリンク情報31、32、33が設定された電子メール21、22、23を送信する。サーバ2は、電子メール21、22、23を端末1A、1B、1Cから受信し、電子メール21、22、23のうちの第1電子メール(電子メール21とする)を端末1Dに自動的に送信する。端末1Dは、電子メール21に設定されたリンク情報31に従ってデータベース11をアクセスし、データベース11のアクセスの結果を示す参照情報を端末1Dとサーバ2とに送信する。サーバ2は、端末1Dからの参照情報に基づいて、電子メール21、22、23のうちの第2電子メール(電子メール22とする)を端末1Dに自動的に送信する。端末1Dは、電子メール22に設定されたリンク情報32に従ってデータベース12をアクセスし、データベース12のアクセスの結果を示す参照情報を端末1Dとサーバ2とに送信する。この場合でも実施の形態1に係る業務必須一覧システムの動作は上述と同様である。
【0064】(実施の形態2)図16は、本実施の形態2に係る業務必須一覧システムの構成を示すブロック図である。図16に示されるように、本実施の形態2に係る業務必須一覧システムは、複数の端末1、サーバ2、インターネット、イントラネットを含むネットワーク100を備えている。ネットワーク100は、複数の端末1、サーバ2を相互に接続する。複数の端末1は、データベースとテーブル10を有するデータベース9と記録媒体3とを備えているコンピュータである。記録媒体3にはプログラム54が記載されている。サーバ2は、データベース5と記録媒体6を備えているコンピュータである。記録媒体6にはプログラム57が記載されている。
【0065】複数の端末1としては、利用者Aに属す端末1A、利用者Bに属す端末1B、利用者Cに属す端末1C、利用者Dに属す端末1D、…が存在する。ここで、端末1A、端末1B、端末1C、端末1Dについてのみ説明する。端末1A、1B、1C、1Dは、利用者A、B、C、Dの情報としてアドレス1a、1b、1c、1dを有し、アドレスを用いて電子メール21、22、23、24を送信することができる。端末1A、1B、1C、1Dは、更に、上述のデータベースとして、データベース11、12、13、14を備えている。
【0066】データベース11、12、13、14の構成は、図2〜図5に示された実施の形態1と同じである。電子メールに設定されるリンク情報は、図6〜図9に示された実施の形態1と同じである。
【0067】図17〜図20は、データベース9のテーブル10を示す図である。本実施の形態2に係る業務必須一覧システムの複数のテーブル10は、利用者が端末によりデータベースをアクセスしてデータを参照するための利用者に関連する業務の優先順位と、その利用者によるデータベース(データ)の使用頻度(確率)とを対応付け、例えば、図17〜20に示すようなフォーマットで表される。図17〜図20に示されるように、このテーブル10には、例えば、使用頻度“81%〜100%”を示す欄10a、10b、10cと、使用頻度“61%〜80%”を示す欄10d、10e、10fと、使用頻度“41%〜60%”を示す欄10g、10h、10iと、使用頻度“21%〜40%”を示す欄10j、10k、10mと、使用頻度“1%〜20%”を示す欄10n、10p、10qが含まれる。また、欄10a、10b、10c、10d、10e、10f、10g、10h、10i、10j、10k、10m、10n、10p、10qは、優先順位“1”、“2”、“3”、“4”、“5”、“6”、“7”、“8”、“9”、“10”、“11”、“12”、“13”、“14”、“15”を示す。欄10a、10b、10c、10d、10e、10f、10g、10h、10i、10j、10k、10m、10n、10p、10qには、電子メールに設定されたリンク情報が添付される。
【0068】図17に示されるように、複数のテーブル10のうちのテーブル10Aは、利用者Aが端末1Aによりデータベースをアクセスしてデータを参照するための利用者Aに関連する業務の優先順位と、その利用者Aによるデータベース(データ)の使用頻度(確率)とを対応付ける。端末1Aのテーブル10Aには、リンク情報の使用頻度Z(使用頻度Z=使用回数X/表示回数Y X、Yは1以上の正数、Zは0〜1の正数)が情報として格納されている。制御部6は、端末1Aに電子メールを送信するときの利用者Aに関連する業務の優先順位と利用者Aによる使用頻度とにより、例えば、現時点では、電子メール22に設定されたリンク情報32がテーブル10Aの欄10iに添付され、電子メール23に設定されたリンク情報33がテーブル10Aの欄10bに添付され、電子メール24に設定されたリンク情報34がテーブル10Aの欄10dに添付されることを認識している。
【0069】図18に示されるように、複数のテーブル10のうちのテーブル10Bは、利用者Bが端末1Bによりデータベースをアクセスしてデータを参照するための利用者Bに関連する業務の優先順位と、その利用者Bによるデータベース(データ)の使用頻度(確率)とを対応付ける。端末1Bのテーブル10Bには、リンク情報の使用頻度Z(使用頻度Z=使用回数X/表示回数Y X、Yは1以上の正数、Zは0〜1の正数)が情報として格納されている。制御部6は、端末1Bに電子メールを送信するときの利用者Bに関連する業務の優先順位と利用者Bによる使用頻度とにより、例えば、現時点では、電子メール21に設定されたリンク情報31がテーブル10Bの欄10eに添付され、電子メール23に設定されたリンク情報33がテーブル10Bの欄10aに添付され、電子メール24に設定されたリンク情報34がテーブル10Bの欄10fに添付されることを認識している。
【0070】図19に示されるように、複数のテーブル10のうちのテーブル10Cは、利用者Cが端末1Cによりデータベースをアクセスしてデータを参照するための利用者Cに関連する業務の優先順位と、その利用者Cによるデータベース(データ)の使用頻度(確率)とを対応付ける。端末1Cのテーブル10Cには、リンク情報の使用頻度Z(使用頻度Z=使用回数X/表示回数Y X、Yは1以上の正数、Zは0〜1の正数)が情報として格納されている。制御部6は、端末1Cに電子メールを送信するときの利用者Cに関連する業務の優先順位と利用者Cによる使用頻度とにより、例えば、現時点では、電子メール21に設定されたリンク情報31がテーブル10Cの欄10gに添付され、電子メール22に設定されたリンク情報32がテーブル10Cの欄10cに添付され、電子メール24に設定されたリンク情報34がテーブル10Cの欄10mに添付されることを認識している。
【0071】図20に示されるように、複数のテーブル10のうちのテーブル10Dは、利用者Dが端末1Dによりデータベースをアクセスしてデータを参照するための利用者Dに関連する業務の優先順位と、その利用者Dによるデータベース(データ)の使用頻度(確率)とを対応付ける。端末1Dのテーブル10Dには、リンク情報の使用頻度Z(使用頻度Z=使用回数X/表示回数Y X、Yは1以上の正数、Zは0〜1の正数)が情報として格納されている。制御部6は、端末1Dに電子メールを送信するときの利用者Dに関連する業務の優先順位と利用者Dによる使用頻度とにより、例えば、現時点では、電子メール21に設定されたリンク情報31がテーブル10Dの欄10aに添付され、電子メール22に設定されたリンク情報32がテーブル10Dの欄10bに添付され、電子メール23に設定されたリンク情報33がテーブル10Dの欄10cに添付されることを認識している。
【0072】次に、本実施の形態2に係る業務必須一覧システムの動作について図21〜図26を参照して説明する。ここで、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23を、サーバ2を介して端末1Dに送信する送信元端末とし、端末1Dは、電子メール21、22、23を受信する受信先端末とする。
【0073】この実施の形態2に係る業務必須一覧システムにおいて、端末1A、1B、1Cの各々は、データベース11、12、13の各々を備え、データベース11、12、13の各々をアクセス可能にするためのリンク情報31、32、33が設定された電子メール21、22、23を送信する。端末1Dは、サーバ2を介して電子メール21、22、23を受信し、電子メール21、22、23に設定されたリンク情報31、32、33を自動的に表示する。端末1Dは、電子メール21、22、23のうちの第1電子メールに設定されたリンク情報(電子メール21に設定されたリンク情報31とする)に従ってデータベース(データベース11)をアクセスし、データベース11のアクセスの結果を示す参照情報を端末1Aに送信する。端末1Dは、参照情報を端末1Aに送信したとき、電子メール21、22、23に設定されたリンク情報31、32、33のうちの電子メール21に設定されたリンク情報31以外のリンク情報32、33を自動的に表示する。
【0074】図21は、プログラム54により動作する端末1A、1B、1Cの動作結果が表示される画面を示し、電子メール21、22、23に、送信元のアドレスである送信元アドレス1a、1b、1cと、受信先のアドレスである受信先アドレス1d、1d、1dと、リンク情報31、32、33と、設定時間と、業務の重要度合いを示すランクとを設定するための操作画面50を示している。利用者A、B、Cの端末1A、1B、1Cの操作により、端末1A、1B、1Cは、送信元アドレス欄41、受信先アドレス欄42、設定時間選択欄43、44、設定時間欄45、リンク情報欄46、送信ボタン47、保存ボタン48、閉じるボタン49、ランク欄51を有する操作画面50を表示する。閉じるボタン49は、閉じるボタン49a、49bを有する。
【0075】送信元アドレス欄41に入力される文字列は、送信元アドレスとして端末1A、1B、1Cのアドレス1a、1b、1cであり、この場合、電子メール21、22、23には、送信元アドレス1a、1b、1cが設定される。受信先アドレス欄42に入力される文字列は、受信先アドレスとして端末1Dのアドレス1d、1d、1dであり、この場合、電子メール21、22、23には、受信先アドレス1d、1d、1dが設定される。設定時間選択欄43に選択される場合、送信条件“ON”を表し、設定時間選択欄44に選択される場合、送信条件“OFF”を表す。設定時間選択欄43に選択される送信条件“ON”は、設定時間選択欄44に選択される送信条件“OFF”を無効にし、設定時間欄45に入力される文字列は、利用者A、B、Cが予めに利用者Dの打ち合わせ、出張等のスケジュールを把握している場合、利用者Dが端末1Dのある部屋にいるときに、電子メール21、22、23を自動的に送信するための設定時間である。この場合、電子メール21、22、23には、設定時間と、設定時間に自動的に送信することを示す送信条件“ON”とが設定される。設定時間選択欄44に選択される送信条件“OFF”は、設定時間選択欄43に選択される送信条件“ON”を無効にし、例えば利用者A、B、Cが出勤した朝に、端末1A、1B、1Cを立ち上げたとき(起動させたとき)、端末1A、1B、1Cが電子メール21、22、23に設定された送信条件“OFF”により電子メール21、22、23を自動的に送信することを意味する。この場合、電子メール21、22、23には、送信条件“OFF”が設定される。リンク情報欄46には、上述のリンク情報31、32、33が添付され、この場合、電子メール21、22、23には、上述のリンク情報31、32、33が設定される。ランク欄51に入力される文字列は、業務の重要度合いを示すランク“1”、ランク“2”、ランク“3”である。ランク“1”は、ランク“2”より利用者Dの業務の重要度合いが高い。ランク“2”は、ランク“3”より利用者Dの業務の重要度合いが高い。この場合、電子メール21、22、23には、ランク“1”、ランク“2”、ランク“3”のいずれか1つが設定される。
【0076】利用者A、B、Cが端末1A、1B、1Cを操作して操作画面50の送信ボタン47を押下したとき、端末1A、1B、1Cは、強制的に電子メール21、22、23を送信する。利用者A、B、Cが端末1A、1B、1Cを操作して操作画面50の保存ボタン48を押下したとき、端末1A、1B、1Cは、記録媒体3に電子メール21、22、23を保存する。記録媒体3に保存された電子メール21、22、23に設定時間と送信条件“ON”とが設定されている場合、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23を設定時間に自動的に送信する。記録媒体3に保存された電子メール21、22、23に送信条件“OFF”が設定されている場合、端末1A、1B、1Cは、端末1A、1B、1Cが起動されたとき、電子メール21、22、23を自動的に送信する。利用者A、B、Cが端末1A、1B、1Cを操作して操作画面50の閉じるボタン49a又は49bを押下したとき、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23を送信、保存をしないで、操作画面50を終了する。
【0077】次に、プログラム54による端末1A、1B、1Cの動作について図22、図23を参照しながら説明する。図22、図23は、端末1A、1B、1Cの動作を示すフローチャートである。
【0078】図22に示されるように、利用者A、B、Cが利用者D宛てとして端末1Dに“利用者Dはデータベース11、12、13を見ろ”という電子メール21、22、23を作成するために、利用者A、B、Cの操作により、端末1A、1B、1Cは、操作画面50を表示する(ステップS31)。
【0079】次に、利用者A、B、Cが送信元アドレス欄41に文字列“アドレス1a、1b、1c”を入力し、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23に送信元アドレス1a、1b、1cを設定する。また、利用者A、B、Cが受信先アドレス欄42に文字列“アドレス1d”を入力し、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23に受信先アドレス1dを設定する。また、利用者A、Bが例えば設定時間として設定時間選択欄44を選択し(送信条件“OFF”を選択し)、端末1A、1Bは、電子メール21、22に送信条件“OFF”である設定時間を設定する。また、利用者Cが例えば設定時間として設定時間選択欄43を選択し(送信条件“ON”を選択し)、設定時間欄45に文字列“2001.10.1.14.00”を入力し、端末1Cは、電子メール23に送信条件“ON”、“2001.10.1.14.00”(“2001年10月1日14時00分”)である設定時間を設定する。また、利用者A、B、Cがリンク情報欄46に上述のリンク情報31、32、33を添付し、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23に上述のリンク情報31、32、33を設定する。また、利用者A、B、Cがランク欄51にランク“1”、“1”、“2”を入力し、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23に利用者Dの業務の重要度合いとしてランク“1”、“1”、“2”を設定する(ステップS32)。
【0080】次に、利用者A、B、Cの端末1A、1B、1Cの操作により、操作画面40の送信ボタン47が押下されたとき、送信ボタン47の押下に応じて(ステップS33−YES、ステップS34−YES)、端末1A、1B、1Cは、強制的に電子メール21、22、23を送信する(ステップS35)。または、利用者A、B、Cの端末1A、1B、1Cの操作により、操作画面40の保存ボタン48が押下されたとき、保存ボタン48の押下に応じて(ステップS33−YES、ステップS34−NO、ステップS36−YES)、端末1A、1B、1Cは、記録媒体3に電子メール21、22、23を保存する(ステップS37)。または、利用者A、B、Cの端末1A、1B、1Cの操作により、操作画面40の閉じるボタン49(49a、49b)が押下されたとき、閉じるボタン49の押下に応じて(ステップS33−YES、ステップS34−NO、ステップS36−NO、ステップS38−YES)、端末1A、1B、1Cは、電子メール21、22、23を送信、保存をしないで、操作画面40を終了する。
【0081】ステップS37にて、記録媒体3に電子メール21、22、23が保存され、例えば利用者A、B、Cが出勤した朝(2001年10月1日9時00分とする)に、端末1A、1B、1Cを起動させたとき、端末1A、1B、1Cのプログラム54が起動し、図23に示されるように、端末1A、1B、1Cは、プログラム54により、電源の供給が行われていることを認識する(ステップS39−YES)。端末1Aは、予めに利用者Aが電子メール21に送信条件“OFF”である設定時間を設定しているため、電源の供給が行われていることを示し、アドレス1aを含む電源情報と、電子メール21とを自動的に送信する(ステップS40)。端末1Bは、ステップS30にて、予めに利用者Bが電子メール22に送信条件“OFF”である設定時間を設定しているため、電源の供給が行われていることを示し、アドレス1bを含む電源情報と、電子メール22とを自動的に送信する。
【0082】ここで、予めに利用者Cが電子メール23に送信条件“ON”と文字列“2001.10.1.14.00”(“2001年10月1日14時00分”)とである設定時間を設定しているため、ステップS39にて、利用者Cが出勤した朝(2001年10月1日9時00分)に、端末1Cを起動させたとき、端末1Cは、電源の供給が行われていることを認識する。端末1Cは、ステップS40にて、電源の供給が行われていることを示す電源情報を自動的に送信し、内蔵のタイマ機能が“2001年10月1日14時00分”になったとき、電子メール23を自動的に送信する。
【0083】次に、プログラム57によるサーバ2と、プログラム54による端末1A、1B、1C、1Dの動作について図24〜図26を参照しながら説明する。図24〜図26は、サーバ2と端末1A、1B、1C、1Dの動作を示すフローチャートである。
【0084】図24に示されるように、サーバ2は、N個(Nは1以上の正数)の電子メールを受信する(ステップS41)。ステップS41にて、サーバ2は、端末1A、1B、1Cから電子メール21、22、23を受信し、3個の電子メール21、22、23に設定された受信先アドレス1dにより、端末1Dに送信する電子メール21、22、23であることを認識する(ステップS41)。ステップS41にて、サーバ2は、電子メール21と電子メール22と電子メール23とをデータベース5に格納する。この場合、データベース5に格納される電子メールの数Nは3(N=3)である。
【0085】例えば利用者Dが出勤した朝(2001年10月1日9時00分とする)に、端末1Dを起動させたとき、端末1Dのプログラム54が起動し、端末1Dは、プログラム4により、電源の供給が行われていることを認識する(ステップS42−YES)。端末1Dは、電源の供給が行われていることを示し、アドレス1dを含む電源情報を自動的に送信する(ステップS43)。
【0086】サーバ2は、端末1Dから電源情報を受信し、その電源情報に含まれるアドレス1dにより端末1Dに電源の供給が行われていることを認識し、3個の電子メール21、22、23を端末1Dに送信する(ステップS44)。端末1Dは、電子メール21をサーバ2から受信する(ステップS45)。
【0087】端末1Dは、各電子メール21、22、23に設定されたリンク情報31、32、33と、アドレス1a、1b、1cと、設定時間と、ランク“1”、“1”、“2”とを参照する(ステップS46)。端末1Dは、ステップS46にて、リンク情報31、32、33の使用頻度Z(使用頻度Z=使用回数X/表示回数Y X、Yは1以上の正数、Zは0〜1の正数)と、設定時間と、ランク“1”、“1”、“2”とにより、(電子メール21、22、23に設定された)リンク情報31、32、33の表示の順を決定する(ステップS47)。ここで、端末1Dのデータベース9の図20に示されたテーブル10Dには、各電子メール21、22、23に設定されたリンク情報31、32、33の使用頻度Z(使用回数X、表示回数Y)が情報として格納されている。電子メール21に設定されたリンク情報31の表示回数Yが100、使用回数Xが85、使用頻度Zが0.85、電子メール22に設定されたリンク情報32の表示回数Yが100、使用回数Xが83、使用頻度Zが0.83、電子メール23に設定されたリンク情報33の表示回数Yが100、使用回数Xが90、使用頻度Zが0.90であり、各電子メール21、22、23に設定されたランク“1”、“1”、“2”であり、電子メール21、22に設定された設定時間として送信条件“OFF”であり、電子メール23に設定された設定時間として送信条件“ON”、文字列“2001.10.1.14.00”(“2001年10月1日14時00分”)であるとき、端末1Dは、ステップS47にて、優先順位“1”と電子メール21に設定されたリンク情報31とを対応付けて欄10aに、優先順位“2”と電子メール22に設定されたリンク情報32とを対応付けて欄10bに、優先順位“3”と電子メール23に設定されたリンク情報33とを対応付けて欄10cに、図20に示されたデータベース9のテーブル10Dに添付して格納する。この場合、データベース9のテーブル10Dに添付して格納される電子メール21、22、23(に設定されたリング情報31、32)の数Nは3(N=3)である。
【0088】端末1Dは、各電子メール21、22、23に設定されたリンク情報31、32、33の表示回数Yに1をカウントし、表示回数Yを101にする(ステップS48)。
【0089】端末1Dは、電子メール21、22に設定された設定時間として送信条件が“OFF”であり、電子メール23に設定された設定時間として送信条件が“ON”であるため、電子メール23に設定されたリンク情報33より電子メール21、22に設定されたリンク情報31、32の方を早く表示する。端末1Dは、電子メール21に設定され、図6に示されたリンク情報31と、電子メール22に設定され、図7に示されたリンク情報32とを、図27又は図30に示すように、テーブル10Dのフォーマットで端末1Dの表示画面60に自動的に表示する(ステップS49)。
【0090】端末1Dは、利用者Dの操作により、電子メール21に設定され、図6に示されたリンク情報31に従って図2に示されたデータベース11をアクセスする(ステップS50)。ステップS50にて、データベース11のアクセスとしては、端末1Dは、利用者Dの操作により、図6(a)に示されたリンク情報31を表示し、リンク情報31に従って図2に示されたデータベース11をアクセスしたとき、図6(b)に示されたリンク情報31a、31b、31cを表示する。端末1Dは、利用者Dの操作により、リンク情報31aに従ってデータ11aをアクセスしたとき、図6(c)に示されたリンク情報31d、31eを表示し、リンク情報31d、31eに従ってデータ11d、11eをアクセスする。端末1Dは、利用者Dの操作により、リンク情報31b、31cに従って図2に示されたデータ11b、11cをアクセスする。ステップS50にて、端末1Dは、利用者Dの操作により、データベース11、データ11a、11b、11c、11d、11eをアクセスしたとき、利用者Dがデータベース11、データ11a、11b、11c、11d、11eを見たという記録を端末1Dに残すために、データベース11、データ11a、11b、11c、11d、11eのアクセスの結果を端末1Dの記録媒体3に記録する。
【0091】端末1Dは、利用者Dの操作により、電子メール21の表示を終了したとき、電子メール21に設定された送信元アドレス1aにより、受信先アドレスとしてアドレス1aと送信元アドレスとしてアドレス1dとを含み、データベース11、データ11a、11b、11c、11d、11eのアクセスの結果を示す参照情報を端末1Aに送信する(ステップS51)。端末1Aは、データベース11、データ11a、11b、11c、11d、11eのアクセスの結果を示す参照情報を受信し、端末1Aの記録媒体3に記録する(ステップS52)。これにより、利用者Aは、端末1Aに記録され、送信元アドレス1dを含む参照情報により、利用者Dがデータベース11を参照したことを確認することができる。
【0092】端末1Dは、データベース11、データ11a、11b、11c、11d、11eのアクセスの結果を示す参照情報を送信した後、電子メール21に設定されたリンク情報31の使用回数Xに1をカウントし、使用回数Xを86、使用頻度Zを0.851485にし(ステップS53)、端末1Dが表示する予定の電子メールの数N(N=3)から1を減算し(ステップS54)、端末1Dが表示する電子メールがあるか否かを調べる(ステップS55)。調べた結果、ステップS49〜S55の間で電子メールの受信がない場合、電子メールの数Nは2(N=2)であり(ステップS55−NO)、動作はステップS49に戻る。
【0093】端末1Dは、ステップS49にて、電子メール21に設定され、図27に示されたリンク情報31の表示を自動的に消し、電子メール22に設定され、図7に示されたリンク情報32を、図28又は図31に示すように、テーブル10Dのフォーマットで端末1Dの表示画面60に自動的に表示する。
【0094】端末1Dは、ステップS50にて、利用者Dの操作により、電子メール22に設定され、図7に示されたリンク情報32に従って図3に示されたデータベース12をアクセスする。ステップS50にて、データベース12のアクセスとしては、端末1Dは、利用者Dの操作により、図7(a)に示されたリンク情報32を表示し、リンク情報32に従って図3に示されたデータベース12をアクセスしたとき、図7(b)に示されたリンク情報32a、32b、32cを表示する。端末1Dは、利用者Dの操作により、リンク情報32aに従ってデータ12aをアクセスしたとき、図7(c)に示されたリンク情報32d、32eを表示し、リンク情報32d、32eに従ってデータ12d、12eをアクセスする。端末1Dは、利用者Dの操作により、リンク情報32b、32cに従って図3に示されたデータ12b、12cをアクセスする。ステップS50にて、端末1Dは、利用者Dの操作により、データベース12、データ12a、12b、12c、12d、12eをアクセスしたとき、利用者Dがデータベース12、データ12a、12b、12c、12d、12eを見たという記録を端末1Dに残すために、データベース12、データ12a、12b、12c、12d、12eのアクセスの結果を端末1Dの記録媒体3に記録する。
【0095】端末1Dは、ステップS51にて、利用者Dの操作により、電子メール22の表示を終了したとき、電子メール22に設定され、図27に示されたリンク情報32の表示を消し、電子メール21に設定された送信元アドレス1bにより、受信先アドレスとしてアドレス1bと送信元アドレスとしてアドレス1dとを含み、データベース12、データ12a、12b、12c、12d、12eのアクセスの結果を示す参照情報を端末1Bに送信する。端末1Bは、ステップS52により、データベース12、データ12a、12b、12c、12d、12eのアクセスの結果を示す参照情報を受信し、端末1Bの記録媒体3に記録する。これにより、利用者Bは、端末1Bに記録され、送信元アドレス1dを含む参照情報により、利用者Dがデータベース12を参照したことを確認することができる。
【0096】端末1Dは、データベース12、データ12a、12b、12c、12d、12eのアクセスの結果を示す参照情報を送信した後、ステップS53にて、電子メール22に設定されたリンク情報32の使用回数Xに1をカウントし、使用回数Xを84、使用頻度Zを0.831683にし、ステップS54にて、端末1Dが表示する予定の電子メールの数N(N=2)から1を減算し、ステップS55にて、端末1Dが表示する電子メールがあるか否かを調べる。調べた結果、ステップS49〜S55の間で電子メールの受信がない場合、電子メールの数Nは1(N=1)であり(ステップS55−NO)、動作はステップS49に戻る。
【0097】端末1Dは、ステップS49にて、電子メール21に設定され、図27に示されたリンク情報31の表示を自動的に消し、設定時間として送信条件が“ON”、文字列が“2001.10.1.14.00”(“2001年10月1日14時00分”)である電子メール23を、“2001年10月1日14時00分”になったとき、電子メール23に設定されたリンク情報33を、図29又は図32に示すように、テーブル10Dのフォーマットで端末1Dの表示画面60に自動的に表示する。
【0098】端末1Dは、ステップS50にて、利用者Dの操作により、電子メール23に設定され、図8に示されたリンク情報33に従って図4に示されたデータベース13をアクセスする。ステップS50にて、データベース13のアクセスとしては、端末1Dは、利用者Dの操作により、図8(a)に示されたリンク情報33を表示し、リンク情報33に従って図4に示されたデータベース13をアクセスしたとき、図8(b)に示されたリンク情報33a、33b、33cを表示する。端末1Dは、利用者Dの操作により、リンク情報33aに従ってデータ13aをアクセスしたとき、図8(c)に示されたリンク情報33d、33eを表示し、リンク情報33d、33eに従ってデータ13d、13eをアクセスする。端末1Dは、利用者Dの操作により、リンク情報33b、33cに従って図4に示されたデータ13b、13cをアクセスする。ステップS50にて、端末1Dは、利用者Dの操作により、データベース13、データ13a、13b、13c、13、13eをアクセスしたとき、利用者Dがデータベース13、データ13a、13b、13c、13d、13eを見たという記録を端末1Dに残すために、データベース13、データ13a、13b、13c、13、13eのアクセスの結果を端末1Dの記録媒体3に記録する。
【0099】端末1Dは、ステップS51にて、利用者Dの操作により、電子メール23の表示を終了したとき、電子メール23に設定された送信元アドレス1cにより、受信先アドレスとしてアドレス1aと送信元アドレスとしてアドレス1dとを含み、データベース13、データ13a、13b、13c、13、13eのアクセスの結果を示す参照情報を端末1Cに送信する。端末1Aは、ステップS52にて、データベース13、データ13a、13b、13c、13、13eのアクセスの結果を示す参照情報を受信し、端末1Cの記録媒体3に記録する。これにより、利用者Cは、端末1Cに記録され、送信元アドレス1dを含む参照情報により、利用者Dがデータベース13を参照したことを確認することができる。
【0100】端末1Dは、データベース13、データ13a、13b、13c、13、13eのアクセスの結果を示す参照情報を送信した後、ステップS53にて、電子メール23に設定されたリンク情報33の使用回数Xに1をカウントし、使用回数Xを91、使用頻度Zを0.90099にし、ステップS54にて、端末1Dが表示する予定の電子メールの数N(N=1)から1を減算し、ステップS55にて、端末1Dが表示する予定の電子メールがあるか否かを調べる。調べた結果、ステップS49〜S55の間で電子メールの受信がない場合、電子メールの数Nは0(N=0)であり(ステップS55−YES)、動作は終了する。
【0101】これにより、本実施の形態2に係る業務必須一覧システムは、利用者Dが積極的に電子メール21、22、23を見ることができる。また、本実施の形態2に係る業務必須一覧システムは、利用者Dが業務にとって重要なデータ11a、11b、11c、11d、11e、12a、12b、12c、12d、12e、13a、13b、13c、13d、13eを一覧することができる。
【0102】尚、本実施の形態2に係る業務必須一覧システムにおいて、データベース11、12、13、14は、端末1A、1B、1C、1Dが備えることに限定されず、図33に示されるように、任意のグループ(業務の係、課、部)としてサーバ2が一括して備えてもよい。この場合、実施の形態2に係る業務必須一覧システムにおいて、サーバ2は、データベース11、12、13を更に備え、端末1A、1B、1Cの各々は、データベース11、12、13の各々をアクセス可能にするためのリンク情報31、32、33が設定された電子メール21、22、23を送信する。端末1Dは、サーバ2を介して電子メール21、22、23を受信し、電子メール21、22、23に設定されたリンク情報31、32、33を自動的に表示する。端末1Dは、電子メール21、22、23のうちの1つの電子メールに設定されたリンク情報(電子メール21に設定されたリンク情報31とする)に従ってデータベース(データベース11)をアクセスする。この場合でも実施の形態2に係る業務必須一覧システムの動作は上述と同様である。
【0103】また、本実施の形態2に係る業務必須一覧システムにおいて、端末1Dは、ステップS49にて電子メール21に設定されたリンク情報31と電子メール22に設定されたリンク情報32とを表示画面60に自動的に表示するとき、アラームを鳴動すると共に表示画面60を明滅して利用者Dに端末1Dが電子メール21、22を受信したことを強制的に通知する。この場合、図34に示されるように、端末1Dは、ステップS49を実行した後、アラームを鳴動し(ステップS56)、表示画面60を明滅する(ステップS57)。端末1Dは、利用者Dの操作により、表示画面60に表示され、電子メール21に設定されたリンク情報31に従ってデータベース11をアクセスしたとき(ステップS58−YES)、ステップS51を実行する。一方、端末1Dは、ステップS58を実行せず(ステップS58−NO)、設定時間が経過したとき(ステップS59)、ステップS56、ステップS57を実行する。
【0104】このように、利用者Dに端末1Dが電子メール21、22を受信したことを強制的に通知する場合、本実施の形態2に係る業務必須一覧システムでは、ステップS50を実行させるプログラム54を、ステップS56、S57、S58、S59を実行させるプログラム54に代えればよい。これにより、本実施の形態2に係る業務必須一覧システムは、利用者Dに端末1Dが電子メール21、22を受信したことを強制的に通知することができる。
【0105】
【発明の効果】以上の説明のより、本発明の業務必須一覧システムは、利用者が積極的にメッセージを見ることができる。
【0106】また、本発明の業務必須一覧システムは、利用者が業務にとって重要なデータを一覧することができる。




 

 


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