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発明の名称 学生情報管理システム
発行国 日本国特許庁(JP)
公報種別 公開特許公報(A)
公開番号 特開2003−132154(P2003−132154A)
公開日 平成15年5月9日(2003.5.9)
出願番号 特願2001−328263(P2001−328263)
出願日 平成13年10月25日(2001.10.25)
代理人 【識別番号】100064908
【弁理士】
【氏名又は名称】志賀 正武 (外2名)
【テーマコード(参考)】
5B009
5B075
【Fターム(参考)】
5B009 ND01 
5B075 ND04 ND34 UU08
発明者 仁科 崇
要約 課題
学校側が学生個人の教育履歴をはじめとする全活動データを登録したデータベースを備え、これらの電子化された学生のデータを有効に活用する。

解決手段
就職活動支援部19は、学生情報データベース10に格納されている学生情報に基づいて、所定の形式で電子履歴書を作成し、この電子履歴書を各学生別に履歴書データベース18に格納する。また、就職活動支援部19は、学生の指示に基づいて、この電子履歴書を所定期間ネットワーク上に公開する。
特許請求の範囲
【請求項1】 学生に関わる情報が予め格納されている学生情報データベースと、前記学生情報データベースに格納されている学生の情報に基づいて、所定の形式で電子履歴書を作成する電子履歴書作成手段と、前記電子履歴書作成手段によって作成された電子履歴書をネットワーク上で所定の期間公開する電子履歴書公開手段とを具備する学生情報管理システム。
【請求項2】 学生に関わる情報が予め格納されている学生情報データベースと、前記学生情報データベースに格納されている学生の情報に基づいて、所定の書式で電子履歴書を作成する電子履歴書作成手段と、前記電子履歴書作成手段によって作成された電子履歴書を所定の送信先へ送信する電子履歴書送信手段とを具備する学生情報管理システム。
【請求項3】 前記電子履歴書作成手段によって作成された電子履歴書を蓄積する電子履歴書データベースと、端末装置からネットワークを介して求人情報を受信した場合に、該求人情報に一致する人材を前記学生情報データベース又は前記電子履歴書データベースから検索する検索手段と、検索結果を前記端末装置へ送信する送信手段とを更に具備する請求項1又は請求項2に記載の学生情報管理システム。
【請求項4】 教員が学生に対して行った指導又は相談の情報が学生毎に格納されている教育データベースと、端末装置からネットワークを介して一の学生の指導又は相談を行う旨を受信した場合に、前記教育データベースから前記一の学生の指導又は相談に係る情報を抽出する検索手段と、抽出された指導又は相談に係る情報を前記端末装置に対して送信する送信手段とを備える学生情報管理システム。
【請求項5】 学生に関わる情報が予め格納されている学生情報データベースと、前記学生の指導又は相談の情報が前記教育データベースに存在しなかった場合に、前記学生情報データベースから当該学生の情報を抽出し、所定の形式の前記指導に係る情報又は前記相談に係る情報を記入する電子指導カルテ又は電子相談カルテを作成する電子カルテ作成手段とを具備する請求項4に記載の学生情報管理システム。
発明の詳細な説明
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、学校における学生達の学業に関する情報を電子データとして管理することにより、後年の相談・指導環境の充実化を図る学生情報管理システムに関する。
【0002】
【従来の技術】近年、長期不況や産業構造の大きな変化に伴い、人材の流動化や社会から求められる知識やスキルの高度化・多様化等が進む傾向にある中で、学生やその両親等が学校側に相談をしてくるケースが急増している。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】しかし、各学校が管理している情報の多くは試験成績に関するデータ類に偏っており、過去の相談経緯等の情報や学生の個人データ等においては管理されていないため、学校側は、学生の父兄等から相談を受けても、適切な指導が難しい状況下にある。また、高等学校から大学への進学、大学から大学院への進学、更には就職時等の人生を大きく左右する進路選択時に、過去の教育(履修)経過や試験成績結果などの諸データが容易に継承できない環境下であるために、進学先又は就職先の学校及び企業組織における新入学生への補習教育や新卒生に対する企業内研修の実施等、人材育成経費の負担増を招く結果となっている。
【0004】一方、学生が行う最も重要な活動として就職活動が挙げられるが、近年のインターネットの普及により、学校側で提供しているホームページ(Webサイト)上に求人申込枠を設け、求人を希望する雇用者(主に民間企業中心)の人事担当から必要事項を書き込み、学生の紹介を待つ方式や、雇用者側が提供するホームページ上で求人広告を掲載し、就職希望者に所定の必要書類等を請求する方式が多く採用されるようになってきている。
【0005】しかしながら、インターネットを活用しながらも雇用者側からの求人待ち、若しくは新卒生(または社会人)からの求職者待ちという、受動的な人材流通環境しかなく、特に雇用者側から明確な求人イメージを持って新卒生を能動的に効率よく探す環境がなく、採用のミスマッチングによる転職者の増大や採用に要する経費拡大の要因となっていた。
【0006】本発明はこのような事情に鑑みてなされたもので、学校当局側が学生個人の教育履歴をはじめとする全活動データを登録したデータベースをもち、これらの電子化された学生のデータを有効に活用する学生情報管理システムを提供することを目的とする。
【0007】具体的には、第1の目的として、就職希望者が用意した電子履歴書を利用して、インターネット上に個人の人材価値を公開することにより、雇用者側からも就職を希望する個人へのアクセスを可能とし、就職活動の効率化を図る。
【0008】また、第2の目的として、個々の学生の学生生活における種々の情報や、学生相談や就職指導の履歴をデータ化して管理することにより、これらの情報に基づき学生への極めの細かい相談・指導環境を可能とする。
【0009】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するために、本発明は、学生に関わる情報が予め格納されている学生情報データベースと、前記学生情報データベースに格納されている学生の情報に基づいて、所定の形式で電子履歴書を作成する電子履歴書作成手段と、前記電子履歴書作成手段によって作成された電子履歴書をネットワーク上で所定の期間公開する電子履歴書公開手段とを具備する学生情報管理システムを提供する。なお、上記電子履歴書作成手段及び電子履歴書公開手段がそれぞれ行う処理内容は、後述の実施形態では、就職活動支援部内のCPUがプログラムを実行することにより行い、前記電子履歴書作成手段が行う処理については図4のステップSP1〜SP3に相当し、電子履歴書公開手段が行う処理については図5のステップSP11に相当する。
【0010】また、請求項2に記載の発明は、学生に関わる情報が予め格納されている学生情報データベースと、前記学生情報データベースに格納されている学生の情報に基づいて、所定の書式で電子履歴書を作成する電子履歴書作成手段と、前記電子履歴書作成手段によって作成された電子履歴書を所定の送信先へ送信する電子履歴書送信手段とを具備する学生情報管理システムを提供する。なお、上記電子履歴書作成手段及び電子履歴書送信手段がそれぞれ行う処理内容は、後述の実施形態では、就職活動支援部内のCPUがプログラムを実行することにより行い、前記電子履歴書作成手段が行う処理については図4のステップSP1〜SP3に相当し、電子履歴書送信手段が行う処理については図5のステップSP13に相当する。
【0011】また、請求項3に記載の発明は、請求項1又は請求項2に記載の学生情報管理システムにおいて、前記電子履歴書作成手段によって作成された電子履歴書を蓄積する電子履歴書データベースと、端末装置からネットワークを介して求人情報を受信した場合に、該求人情報に一致する人材を前記学生情報データベース又は前記電子履歴書データベースから検索する検索手段と、検索結果を前記端末装置へ送信する送信手段とを更に具備することを特徴とする。なお、上記検索手段が行う処理内容は、後述の実施形態では、就職活動支援部内のCPUがプログラムを実行ことにより行う。
【0012】また、請求項4に記載の発明は、教員が学生に対して行った指導又は相談の情報が学生毎に格納されている教育データベース(後述の実施形態における相談カルテデータベース又は指導カルテデータベース)と、端末装置からネットワークを介して一の学生の指導又は相談を行う旨を受信した場合に、前記教育データベースから前記一の学生の指導又は相談に係る情報を抽出する検索手段と、抽出された指導又は相談に係る情報を前記端末装置に対して送信する送信手段とを備える学生情報管理システムを提供する。なお、上記検索手段及び送信手段がそれぞれ行う処理内容は、後述の実施形態では、学生相談支援部又は学生指導支援部内のCPUがプログラムを実行することにより行う。
【0013】また、請求項5に記載の発明は、請求項4に記載の学生情報管理システムにおいて、学生に関わる情報が予め格納されている学生情報データベースと、前記学生の指導又は相談の情報が前記教育データベースに存在しなかった場合に、前記学生情報データベースから当該学生の情報を抽出し、所定の形式の前記指導に係る情報又は前記相談に係る情報を記入する電子指導カルテ又は電子相談カルテを作成する電子カルテ作成手段とを具備することを特徴とする。なお、上記電子カルテ作成手段が行う処理内容は、後述の実施形態では、学生相談支援部又は学生指導支援部内のCPUがプログラムを実行することにより行い、例えば、図11におけるステップSP60〜SP62に相当する。
【0014】
【発明の実施の形態】以下、図面を参照し、本発明の一実施形態について説明する。
【0015】(1)学生情報管理システム(1―1)学生情報管理システムのネットワーク構成図1は本発明の一実施形態に係る学生情報管理システム1のネットワーク構成を示す図である。同図において、学生情報管理システム1は、学生個人の教育履歴をはじめとする全活動データを登録したデータベースを備え、これらの電子化された学生のデータを有効に活用するシステムである。
【0016】学生端末31、教員端末32、及び雇用者端末40は、それぞれパーソナルコンピュータ、移動体通信端末、情報通信端末等の各種端末装置であり、それぞれメッセージや画面を表示する表示部と、情報を入力するキーボード、マウス等の入力部とを有し、またネットワーク50を介して学生情報管理システム1等と情報の送受を可能にするための機能を備えている。例えば、上記ネットワーク50がインターネット網である場合には、インターネット上のサービスを受けることができるWWWブラウザのアプリケーションプログラムがインストールされている。
【0017】上記学生端末31及び教員端末32は、大学や高等学校等の学校内に設けられ、学生端末31は学生達が自分の情報を入力するための手段として使用し、教員端末32は、教員が学生達の指導等を行う際に学生達の情報を取得したり学生達の情報を入力したりする手段として使用する。一方、雇用者端末40は、雇用側である企業等に設けられ、企業が希望する人材を開拓するための手段として使用する。
【0018】符号50は学生情報管理システム1、学生端末31、教員端末32及び雇用者端末40をそれぞれ接続するネットワークであり、これらの間で情報をやり取りできるものであればどのような網でもよい。例えば、インターネット等の他、LAN等の専用回線でも良い。また、学生端末31及び教員端末32は学校内に構築されているLAN等の専用回線を介して、一方、学校外に設置されている雇用者端末40はインターネット等を介して当該学生情報管理システム1へアクセス可能な構成としても良い。
【0019】(1−2)学生情報管理システム1の構成次に、学生情報管理システム1の構成について図2を参照し、簡単に説明する。学生情報管理システム1は、各学生の学生情報や教育カルテ200等が格納されている学生情報データベース10、学生情報データベース10に格納されている学生情報等を管理(登録・更新処理を含む)する学生情報管理部11、各学生の相談カルテ201等を格納する相談カルテデータベース12、相談カルテデータベース12に格納されている各学生の相談カルテ201等を作成・管理する学生相談支援部13、各相談員の情報が格納されている相談員データベース14、各学生の指導カルテ202等を格納する指導カルテデータベース15、指導カルテデータベース15に格納されている指導カルテ202を作成・管理する学生指導支援部16、各指導員の情報が格納されている指導員データベース17を備えている。
【0020】更に、学生情報管理システム1は、電子データで作成された学生の履歴書である電子履歴書203等が格納されている履歴書データベース18、履歴書データベース18に格納されている電子履歴書203の作成・管理等を行う就職活動支援部19、雇用者の情報が格納されている雇用者データベース20、学校の教務情報(例えば、カリキュラム、シラバス等)が格納されている教務情報データベース21、及び教務情報データベース21に格納されている教務情報を管理する教務情報管理部22を備えている。更に、学生情報管理システム1は、ネットワーク50を介して各端末と情報を送受信するための通信部(図示略)を備えている。
【0021】なお、上述した各データベースは、ハードディスク装置や光磁気ディスク装置、フラッシュメモリ等の不揮発性のメモリや、RAM(Random Access Memory)のような揮発性のメモリ、あるいはこれらの組み合わせによるコンピュータ読み取り、書き込み可能な記録媒体より構成されるものとする。
【0022】(1−3)各種データベースへの登録次に、上記学生情報データベース10、相談員データベース14、指導員データベース17及び雇用者用データベース20に格納される情報をわかりやすく説明するため、これらのデータベースに情報を登録する際に行われる登録操作についてそれぞれ説明する。
【0023】■学生情報の登録学生は、学生端末31を使用して、学生情報管理システム1へアクセスし、学生データの登録要求を行うと、学生情報管理システム1内の学生情報管理部11からユーザ登録に必要な基本情報を入力するための画面が送信される。これにより、学生端末の表示画面には、学生の基本情報を入力する画面が表示される。ここで基本情報は、氏名、現住所、本籍地、血液型等の学生本人を特定するための属性情報からなり、学生は、この画面において基本情報を入力し、送信操作を行う。係る操作により学生の情報は学生情報管理システム1へネットワーク50を介して送信される。係る情報は、学生情報管理システム1内の学生情報管理部11へ出力される。
【0024】学生情報管理部11は係る基本情報を受信すると、この情報の送信者である学生に対してユーザID(以下、学生のユーザIDを学生IDと記載する)及びパスワードを付与し、付与した学生IDと上記基本情報とを対応付けて学生情報データベース10に格納する。このようにして基本情報の登録が終了すると、学生端末31に対して登録完了通知とともに、当該学生に付与した学生ID及びパスワードを送信する。
【0025】更に、学生は、上記基本情報以外にも、学籍情報(例えば、所属大学、学部、学科、研究室、ゼミ、指導教官等)、履修情報(例えば、履修年度、履修科目、教官名、授業評価等)、成績情報(例えば、受験年度、試験科目、試験結果、卒業論文、研究論文、レポート類等)、課外活動情報(例えば、サークル活動、NGO活動、ボランティア活動、アルバイト、出版等)、健康情報(例えば、定期健康診断、通院歴、持病、血液型等)、資格取得情報(例えば、資格種別、取得年月日、語学レベル等)、経済情報(例えば、奨学生年月日、奨学金額、貸与率、返還期限、返還額等)等を任意に登録することができる。
【0026】この結果、学生情報データベース10には、図3に示すように、基本情報(氏名、現住所、本籍地、血液型等)、学籍情報、履修情報、生成情報、課外活動情報、健康情報、資格取得情報、経済情報等からなる学生情報が各学生IDに対応付けて格納されることとなる。なお、学生情報管理部11は、履修科目や成績等の学校側で通常管理している内容については、学校側の教務データベースに格納されている情報に基づいて、上述した学生情報を補充するようにしても良い。なお、図3においては、上記教務データベースは学生情報管理システム1内に設けられているが、学生情報管理システム1外に設けられていてもよい。
【0027】なお、学生は学生端末31から学生情報管理システム1内の学生情報管理部11へアクセスし、自己の学生ID及びパスワードを入力することにより、学生情報データベース10に登録した学生情報を自由に閲覧、追加、変更することができる。また、上記学生端末31で閲覧可能な情報は、不正利用やデータ流出などを防ぐために学生端末31上では保存不可であり、学生情報管理システム1でのみ管理される。
【0028】■教員登録相談用教員情報の登録又は指導用教員情報の登録は、各教員が教員端末32から学生情報管理システム1内の学生相談支援部13又は学生指導支援部16へアクセスし、自己の情報(例えば、職歴、担当教科、役職等)を学生相談支援部13又は学生指導支援部16へ送信する。学生相談支援部13又は学生指導支援部16は、上記情報を受信すると当該教員に教員IDとパスワードとを付与するとともに、各相談員データベース14又は指導員データベース17に教員が入力した各種情報を教員IDに対応付けて格納する。なお、通常は各教員が学生相談及び学生指導の両方を担当することが多いため、相談員データベース14と指導員データベース17とを1つの教員情報データベースとし、この教員情報データベースを学生相談支援部13及び学生指導支援部16がともに共用するような構成としてもよい。
【0029】■雇用者登録雇用者登録については、雇用者が自組織内(例えば、企業内)に設置されている雇用者端末40を用いて学生情報管理システム1へアクセスし、雇用者情報の登録要求を行うと、学生情報管理システム1内の就職活動支援部19からユーザ登録に必要な基本情報を入力するための画面が送信される。
【0030】これにより、雇用者端末40の表示画面には雇用者の基本情報(例えば、民間企業の場合)を入力する画面が表示される。上記基本情報は、例えば、企業名、本店所在地、代表者氏名、事業概要など、商業登記簿に記載されている情報等である。雇用者は、この画面において基本情報を入力し、送信操作を行う。
【0031】係る操作により基本情報は学生情報管理システム1へネットワーク50を介して送信される。係る情報は、学生情報管理システム1内の就職活動支援部19へ出力される。基本情報を受信した就職活動支援部19は、この情報の送信者である雇用者に対してユーザID(以下、雇用者のユーザIDを雇用者IDと記載する)及びパスワードを付与し、付与した雇用者IDと上記基本情報とを対応付けて雇用者データベース20に格納する。このようにして基本情報の登録が終了すると、雇用者端末40に対して登録完了通知とともに、当該雇用者に付与した雇用者ID及びパスワードを送信する。
【0032】続いて、雇用者は、雇用者端末40から求人情報の登録を行うことができる。ここでの登録内容は、募集職種、募集人員数、年齢制限の有無、必要資格名、学校名、学部学科名、語学レベル等であり、登録内容によって募集する人材の枠を設定することができる。また、その他、求人や企業情報等で公開したい情報があれば、それらの情報を付加して登録することもできる。なお、雇用者は就職活動支援部19にアクセスし、自己の雇用者ID及びパスワードを入力することによって、雇用者データベース20に登録した種々の情報を変更、追加することができる。そして、このようにして雇用者データベース20に登録された雇用者(企業)に係る情報(基本情報、求人情報等)はネットワーク50を介して接続されている学生端末31、教員端末32及び雇用者端末40から自由に閲覧することができるようになっている。
【0033】(2)学生情報管理システム1の動作次に、本実施形態における学生情報管理システム1の動作について説明する。学生情報管理システム1は、学生達の就職活動を支援する就職活動支援機能と、学生達の学生相談又は学生指導を支援する学生相談支援機能及び学生指導支援機能との大きく分けて2つの機能を備えている。以下、本発明の学生情報管理システム1が備える2つの機能について各機能別に順に説明する。
【0034】(2−1)就職活動支援機能まず、学生達の就職活動を支援する機能であるが、これは、図2に示した就職活動支援部19が、学生情報データベース10に格納されている学生情報及び雇用者データベース20、及び履歴書データベース18の情報を参照することにより行う。なお、履歴書データベース18には、後述する電子履歴書203が格納されているとともに、この電子履歴書203のテンプレート情報が就職希望別のタイプに合わせて複数格納されているものとする。
【0035】■電子履歴書の作成以下、就職活動支援部19が行う処理内容について図4及び図5を参照して説明する。まず、学生が学生端末31から自己の学生ID及びパスワードを入力し、学生情報管理システム1へアクセスし、続いて、電子履歴書203の作成要求を送信する。係る操作により、電子履歴書203の作成要求と当該学生の学生IDとが学生情報管理システム1内の就職活動支援部19に出力される。これにより、就職活動支援部19は、履歴書データベース18から電子履歴書203のテンプレートを読み出し、このテンプレートの情報を学生端末31へ送信する処理を行う。これにより、学生端末31の表示画面には、様々な履歴書のテンプレートが表示される。学生は、表示されたテンプレートの中から自分が希望するものを指定する。
【0036】係る操作により、学生によって指定されたテンプレートIDの情報が就職活動支援部19へ送信される。就職活動支援部19は指定されたIDに該当するテンプレートを履歴書データベース18から読み出す(図4のステップSP1)。続いて、上記学生IDに対応する学生情報を学生情報データベース10から読み出し(ステップSP2)、読み出した学生情報に基づいて指定テンプレートの空欄を埋めることにより電子履歴書203を作成する(ステップSP3)。そして、作成した電子履歴書203を学生端末31へ送信する(ステップSP4)。なお、学生情報データベース13に格納されている情報だけでは、電子履歴書203の記載事項欄を満たせない場合は、記載できる欄のみ記載して、その他の欄については空白のまま学生端末31へ送信する。
【0037】係る処理により、学生端末31には就職活動支援部19によって作成された電子履歴書203が表示される。学生は、表示された電子履歴書203に空白や追加、訂正事項があれば、この画面から履歴書の内容を変更する(ステップSP5)。そして、納得できる電子履歴書203が作成できた時点で、送信操作を行う(ステップSP6)。これにより、係る電子履歴書203の情報は、学生情報管理システム1内の就職活動支援部19へ送信される。就職活動支援部19は、電子履歴書203の情報を受信すると学生IDと対応付けて履歴書データベース18に格納する(ステップSP7)。
【0038】■電子履歴書の公開続いて、就職活動支援部19は、図4のステップSP7において登録した電子履歴書203を一般開示するか否かの選択要求を学生端末31に対して送信する(図5のステップSP8)。この結果、学生が一般開示を希望した場合には(ステップSP9において「YES」)、続いて、開示期間の入力を学生端末31に対して要求する(ステップSP10)。これにより、学生によって開示期間が入力され、その情報を就職活動支援部19が受信すると、就職活動支援部19はステップSP7において登録した電子履歴書203を開示期間において所定のサイトに開示する処理を行い(ステップSP11)、当該処理を終了する。
【0039】■電子履歴書の送付一方、ステップSP9において、学生が一般開示を希望しなかった場合には(ステップSP9において「NO」)、当該電子履歴書203を送付する雇用者の選択を要求する(ステップSP12)。具体的には、就職活動支援部19は雇用者データベース20に格納されている雇用者のリストを作成し、この雇用者のリストを学生端末31に対して送信し、このリストの中から電子履歴書送付先を選択するよう要求する。これにより、学生は学生端末31の表示部に表示されている雇用者のリストの中から興味ある企業を指定し、送信操作を行う。係る操作により、就職活動支援部19が電子履歴書203の送付先として指定された雇用者IDを受信すると、指定された雇用者IDに該当する雇用者情報を雇用者情報データベース20から読み出し、この雇用者情報の内、メールアドレスを抽出する。
【0040】続いて、就職活動支援部19は履歴書データベース18にアクセスし、当該学生IDに対応付けられている電子履歴書203の情報を抽出し、抽出した電子履歴書203の情報を先ほど読み出した雇用者の電子メールアドレスへ送信する処理を行う(ステップSP13)。このとき、就職活動支援部19は、ビジネスマナーに沿った文言等を付加した上で、電子メールを送信する。なお、学生は、複数の企業に対して電子履歴書203を送信したい場合には、複数の雇用者を指定することにより、一括して電子履歴書203を送信させることもできる。
【0041】■求人検索また、雇用者は、雇用者端末40から就職活動支援部19にアクセスし、所定の指示を行うことにより、学生が公開している電子履歴書203を閲覧できるとともに、自社が求めている人材についてキーワード検索を行うことができる。例えば、雇用者は、検索キーワードを雇用者端末40から入力し、検索を指示する旨の操作を行う。検索キーワードとしては、学校名、学部学科名、研究室・ゼミ名、指導教官名、卒業論文名、取得資格名、技術用語、社会科学系用語等、多様な検索ワードが使用可能である。
【0042】上記検索キーワードの送信処理が行われることにより、上記検索キーワードはネットワーク50を介して学生情報管理システム1の就職活動支援部19に供給される。就職活動支援部19は、履歴書データベース18にアクセスし、現在公開されている電子履歴書203の中から、雇用者の検索キーワードに該当する電子履歴書203を抽出する。そして、抽出した電子履歴書203のデータを雇用者端末40に対して送信する処理を行う。これにより、雇用者端末40の表示画面には、雇用者が希望する人材の電子履歴書203が表示される。雇用者は、表示画面に表示された各電子履歴書203を閲覧し、求人案内や面接申込通知の送付を依頼したい学生の情報を就職活動支援部19に対して送信する。これにより就職活動支援部19では、雇用者が希望する学生宛てに学生向け求人案内や面接申込の文言等が記載された電子メールを一括送信する。
【0043】なお、就職活動支援部19は、電子履歴書203に記載されているデータ及び記載されていない諸データとも照らし合わせて、適格性診断を行い、学生側の人材情報をリストアップすることも可能である。これにより、上述した電子履歴書203のみの検索手法よりも、より適正な人材を見つけることも可能となる。
【0044】以上説明したように、本実施形態における学生情報管理システムによれば、各学生の教育経過(活動記録)が電子データとして登録・管理されている学生情報データベースを備え、この学生情報データベースに格納されている情報に基づいて自動的に電子履歴書を作成するので、学生が履歴書を作成する手間を省略することができる。また、履歴書が電子データとして管理されることにより、その内容を簡単に編集することができる。更に、学生は自分の情報を自由に登録することができるので、学生個人のアピールポイント(特徴、特技など)が付加された電子履歴書が自動的に作成されることとなり、学生の履歴書作成に費やす労力を軽減することができる。また、本実施形態における学生情報管理システムにおいては、学生が過去数年にわたって受けてきた教育経過を時系列に並べるだけではなく、履修内容や試験内容とリンクさせた形式で出力でき、また卒論をはじめとした各種レポート類の格納も可能であるため、その時々の学力到達レベルをチェックできるだけでなく、自己の教育履歴(成長記録)を的確に把握することが可能である。
【0045】また、就職活動支援部内に管理されている各種データから、電子履歴書をはじめ、試験成績などの情報や自己のアピールポイントも自動編集できることから、求人を希望している雇用者(主に企業)への自己の情報発信が極めて容易となる。また、所定の期間、ネットワーク上に公開することにより、雇用者側が学生の情報を自主的に収集することが可能となる。即ち、雇用者にとっても、自組織が必要とする人材の検索が極めて容易となり、いわゆる人材獲得のための活動が、投網方式からピンポイント方式に切り替えられるため、求人に関する経費の削減が可能となる。
【0046】(2−2)学生相談及び学生指導支援機能次に、学生情報管理システムが備える他の機能である学生相談支援機能及び学生指導支援機能について説明する。
(A)学生相談支援機能これは、図2に示した学生相談支援部13が学生情報データベース10に格納されている情報、相談カルテデータベース12及び相談員データベース14に格納されている情報を参照することにより行う。ここで、相談カルテデータベース12には、各種相談カルテテンプレートが格納されている他、これらの各種テンプレートに基づいて作成された各学生の相談カルテ201が学生IDに対応付けてそれぞれ格納されている。
【0047】具体的には、本実施形態における上記相談カルテ201のテンプレートとして、図6に示すように、学業相談(履修、成績)用、進路相談(ゼミ、研究室、選択、大学院進学、留学、転部、転科)用、課外活動相談(サークル、ボランティア)用、健康相談(身体、病気)用、コミュニケーション相談(精神衛生全般、例えば、性格、心理、対人関係等)用、学生生活相談用、就職相談(国家公務員、地方公務員、民間企業、教員、資格等)用、経済相談(学納金、奨学金)用等の各種相談内容に応じた各種テンプレートC1〜C8が格納されている。更に、これらの各種テンプレートC1〜C8に対応して教育カルテE1〜E8のテンプレートが登録されている。
【0048】(B)学生指導支援機能一方、学生指導機能については、図2に示した学生指導支援部16が学生情報データベース10に格納されている情報、指導カルテデータベース15及び指導員データベース17に格納されている情報を参照することにより行う。指導カルテデータベース15には、各種指導カルテテンプレートが格納されている他、これらの各種テンプレートに基づいて作成された各学生の指導カルテ202が学生IDに対応付けてそれぞれ格納されている。
【0049】具体的には、本実施形態における上記指導カルテ202のテンプレートとして、図7に示すように、学業指導用、進路指導用、課外活動指導用、健康指導用、生活指導用、就職指導用、経済指導用等の各種相談内容に応じたテンプレートG1〜G7が格納されている。更に、これらの各種テンプレートG1〜G7に対応して教育カルテE9〜E15のテンプレートが登録されている。
【0050】学生相談支援部の動作次に、上記構成からなる本実施形態に係る学生相談支援部13の動作について図10及び図11を参照して説明する。なお、学生指導支援部16が行う処理は、学生相談支援部13と取り扱う情報が異なるのみで基本的な処理自体は変わらない。従って、以下においては、学生相談支援部13が行う学生相談支援機能について例を挙げて説明し、学生指導支援部16が行う処理については省略する。
【0051】■教育カルテ及び相談カルテの作成まず、教員は教員端末32から自己の教員ID及びパスワードを入力して学生情報管理システム1へアクセスし、続いて、学生相談を開始する旨の情報を送信する。これにより、学生情報管理システム1内の学生相談支援部13は、これから相談を行う学生の学生IDと、相談内容とを入力する画面を教員端末32に表示させる。教員は、この画面からこれから相談を行う学生の学生IDと相談内容、即ち上述した8つの相談内容のいずれかを入力し、送信操作を行う。
【0052】学生相談支援部13は係る情報を受信すると、同じ相談内容の相談カルテ201が受信した学生IDに対応付けられて相談カルテデータベース12に格納されているか否かを判断する。この結果、同じ相談内容の相談カルテ201が存在した場合には、その相談カルテ201を相談カルテデータベース12から抽出して、教員端末32へ送信する。
【0053】一方、同じ相談内容の相談カルテ201が存在しなかった場合には、当該相談カルテ201のテンプレートと、その相談カルテ201のテンプレートに対応付けられている教育カルテ200のテンプレートとを相談カルテデータベース12から読み出す(図10のステップSP51)。
【0054】ここで、図8に教育カルテ200の一構成例を示す。同図に示すように、教育カルテE1〜E15は、固定欄と変動欄とから構成されている。上記固定欄は、教育カルテE1〜E15の全てにおいて常に設けられる情報記載欄であり、学生の基本情報を記載する基本情報記載欄と学生の学籍情報を記載する学籍情報記載欄とからなる。一方、変動欄は、教員によって選択された相談内容に応じて構成が変動する情報記載欄であり、例えば、履修経過の情報を記載する履修経過記載欄、試験成績を記載する試験成績記載欄の他、課外活動状況記載欄、健康情報記載欄、資格取得状況記載欄、経済状況記載欄等が構成要素として挙げられ、相談内容に応じてこれらの部の組み合わせが変わる。例えば、健康相談C4に対応する教育カルテE3は、基本情報記載欄、学籍情報記載欄からなる固定欄に、変動欄の健康情報記載欄が加えられた構成となる。
【0055】学生相談支援部13は上述したような構成からなる教育カルテ200を読み出すと、続いて、教員端末32から受信した学生IDに対応する学生情報を学生情報データベース10から読み出し(ステップSP52)、読み出した学生情報に基づいて当該教育カルテのテンプレートの空欄を埋めることにより教育カルテ200を作成する(ステップSP53)。
【0056】そして、教育カルテを作成すると、この教育カルテを教員端末32へ送信する(ステップSP54)。これにより教員端末32の表示画面には教育カルテ200が表示される(ステップSP55)。教員は表示された教育カルテ200を確認し、この教育カルテ200にデータ追加・データ変更を行う場合には(ステップSP56において「YES」)、入力部を操作してデータを追加・変更した上で(ステップSP57)、送信操作を行う(ステップSP58)。
【0057】これにより、学生相談支援部13は教育カルテ200を受信すると、続いて、相談カルテ201の作成処理を行う(ステップSP59)。図9に、相談カルテ201の一構成例を示す。同図に示すように、相談カルテ201には、先ほど作成した教育カルテの内容を記入する教育カルテ記載欄、相談担当教員の情報を記載する教員情報記載欄の他、基本質問項目記入欄、本人コメント記入欄、対処状況記入欄、解決度レベル記入欄、関係者回覧情報記入欄、処置経過記入欄等が設けられている。
【0058】学生相談支援部13は、先ほど作成した教育カルテ200の情報及び相談員データベース14に格納されている当該相談員情報に基づいて、上記相談カルテ201の内、教育カルテ記載欄及び教員情報記載欄に必要事項を入力し(図10のステップSP60、SP61)、この相談カルテ201を教員端末32へ送信する処理を行う(ステップSP62)。これにより、教員端末32には、教育カルテ記載欄及び教員情報記載欄に所定の情報が入力された相談カルテ201が表示される(ステップSP63)。
【0059】■相談時続いて、教員は、教員端末32の表示画面に表示された相談カルテ201を見ながら学生の相談に応じ、その内容を相談カルテ201に入力していく(ステップSP64)。例えば、相談カルテ201の基本質問項目には、当該相談において、教員が学生に投げかける基本的な質問事項が複数リスト化されており、また、各質問事項に対してなされるであろう予想回答がそれぞれ列挙されている。教員は、相談カルテ201の基本質問項目欄に記載されている基本質問の内、当該学生の相談に適している質問を選んで学生に問いかけ、この問いに対する学生の回答に最も近い予想回答に印を付ける。このように、相談カルテ201に従って学生の回答に対して的確なアドバイスを行いながら、教員は必要事項又は重要な事項を本人コメント記入欄や対象状況記入欄等に入力していく。また、学生の相談に対して、どのような処置を行ったかを処置経過記載欄に記載する。
【0060】更に、教員は学生の相談の重要度によって解決度レベルを判断し、解決度レベル記載欄にレベルを入力する。この解決度レベルは、5段階評価になっており、レベル1は基本的に学生個人の責任において対処させても問題がないレベル、レベル2は相談後の処置経過を観察するレベル、レベル3は相談後の処置経過を定期的に診断すべきレベル、レベル4は学生個人では解決できない問題であって、学校当局側が何らかの対処を施すべきレベル、レベル5は相談内容が非常に深刻であり、学校当局だけで対処できる範囲を超えており、外部専門家との相談を要するレベルとなっている。教員は、これらのレベルの中から該当するレベルを入力する。このようにして、教員は相談カルテ201の記入欄に必要事項を全て入力すると、送信処理を行う(ステップSP65)。
【0061】これにより、学生情報管理システム1内の学生相談支援部13へ相談カルテ201が送信される。学生相談支援部13は、相談カルテ201を受け取ると、解決度レベルを確認し、解決度レベルが4又は5であった場合、当該相談内容に対して予め登録されている専門家等へ電子メールにて当該相談カルテ201を送信することにより、専門家から的確な対処方法等を聞けるような体制を整え、教員だけでなく両親や専門家等で学生をバックアップする。
【0062】そして、解決度レベルに対する処理が終了すると、当該相談カルテ201を学生IDとを対応付けて相談カルテデータベース12に格納(登録)する(ステップSP66)。これにより相談カルテデータベース12には、学生ID毎にその学生が今まで受けてきた相談内容に対応する相談カルテ201が格納される。
【0063】なお、いずれの相談カルテ201においても、相談履歴を残し、今までの経緯を把握できるようにするため、新たな情報の追加はいくらでもできるように設定されているが、記載されている情報の削除は不可能な構成となっている。
【0064】なお、上述した各相談、指導カルテの他、アンケート調査を行うためのアンケート管理部及びアンケートデータベース(いずれも図示略)を更に備えても良い。上記アンケートには、質問項目作成用のテンプレートが用意されており、項目内容を記載することにより、基本的に複数回答択一方式で作成することが可能である。アンケート票は、ネットワークを介して各端末に対して公開され、回答希望対象となる学生に対して全学、学部、学科、年次別、男女別、教官、事務職員等のカテゴリー別に電子メールにて周知することが可能である。アンケートは、学生がネットワーク上で入力する形式を採用する。アンケートは学生番号と個人識別IDを入力することによって各種アンケートにアクセスすることが可能であり、学生が回答を終了した時点で自動的に編集処理が行われ、集計状況をネットワーク上に表示することが可能である。アンケートの集計結果は、CSV形式でデータ転送できるため、教員はこのデータをダウンロードして報告書形式に編集することが可能である。また、集計結果を相談/指導動向の分析資料として活用することも可能である。
【0065】以上説明したように、学生情報管理システム1は学生相談及び学生指導支援機能を備えることにより、学生からの相談内容を8つのカテゴリー別に端末装置を通じて記録することが可能であるため、相談に関するノウハウ・事例を容易に収集することが可能となる。更に、過去に蓄積された相談事例から利用者全体の傾向(意識動向、学力動向など)を容易に掴むことができる。これにより学生個人が抱えている問題が深刻なものであった場合は、対処方針を全学的な立場から検討し、必要な場合は外部の専門家(弁護士、医師、カウンセラーなど)を依頼することも可能となる。また、あまりに相談件数が多い事例については、利用者全てに掲示広告するなど、同様の問題や悩みを抱える利用者へ周知することもできる。また、過去に受けてきた相談履歴についても1つの相談カルテ201として編集出力することが可能であるため、相談を受ける教職員にとっては利用者の相談歴が全記載されている相談カルテ201を活用することにより、利用者へのフォローアップを図ることが可能となる。
【0066】なお、上述した学生ID、教員ID、雇用者IDは、いずれも各端末装置に備えられているキーボード等から入力するのに代わって、これらのIDをICカードに記録し、また、各端末装置にはICカードリード/ライタ装置を接続し、このICカードリード/ライタ装置にICカードを挿入することによりID入力を行うようにしてもよい。
【0067】なお、上述した学生相談支援部13、学生指導支援部16及び就職活動支援部19がそれぞれ行う処理内容を1つのコンピュータ装置で実現させるような構成としても良い。これは、各部の機能を実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行させることにより行う。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、OSや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。
【0068】また、「コンピュータシステム」は、WWWシステムを利用している場合であれば、ホームページ提供環境(あるいは表示環境)も含むものとする。また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ROM、CD−ROM等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。更に「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリ(RAM)のように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。
【0069】また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク(通信網)や電話回線等の通信回線(通信線)のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。更に、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル(差分プログラム)であっても良い。
【0070】以上、この発明の実施形態を図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。
【0071】
【発明の効果】以上説明したように、本発明の学生情報管理システムによれば、学生に関わる情報が予め格納されている学生情報データベースと、学生情報データベースに格納されている学生の情報に基づいて、所定の書式で電子履歴書を作成する電子履歴書作成手段と、電子履歴書作成手段によって作成された電子履歴書をネットワーク上で所定の期間公開する電子履歴書公開手段とを備えるので、以前のように学生が自ら履歴書を作成する手間を省くことができる。また、今までの学生生活における全ての情報が学生情報データベースに格納されているため、電子履歴書作成手段によって作成される電子履歴書はその内容が正確であり、且つ、内容の充実したものとなる。また、このような内容の充実した電子履歴書をネットワーク上で公開することにより、企業側からの連絡を望めるため、自主的に就職活動を行っている場合に比べて、就職先企業の幅を広げることができる。
【0072】また、請求項2に記載の学生情報管理システムによれば、電子履歴書作成手段によって作成された電子履歴書を蓄積する電子履歴書データベースと、雇用者端末からネットワークを介して求人情報を受信した場合に、該求人情報に一致する人材を学生情報データベース又は電子履歴書データベースから検索する検索手段と検索結果を雇用者端末へ送信する送信手段とを備えるので、雇用側である企業等は、希望する人材の情報を送信しさえすれば、希望の人材の情報を簡単に取得することができる。これにより、リクルート等を速やかに行うことができる。
【0073】また、請求項3に記載の学生情報管理システムによれば、一の学生からネットワークを介して雇用者に係る情報を受信した場合に、一の学生の電子履歴書を雇用者の端末装置に対して送信する電子履歴書配信手段を更に備えるので、簡単に自分の情報を企業に売りこむことができる。また、複数の企業に対しても一括して履歴書を送信することができるので、就職活動に係る学生の時間や労力を著しく軽減させることができ、極めて効率よく就職活動を行うことが可能となる。
【0074】また、請求項4に記載の学生情報管理システムによれば、教員が学生に対して行った指導又は相談の情報が学生毎に格納されている教育データベースと、教員端末からネットワークを介して一の学生の指導又は相談を行う旨を受信した場合に、教育データベースから一の学生の指導又は相談に係る情報を抽出する検索手段と、抽出された指導又は相談に係る情報を教員端末に対して送信する送信手段とを備えるので、教員は、今まで当該学生に対して行ってきた相談や指導の履歴を得ることができ、これらの情報を参考にしながら、より的確な指導や相談に対するアドバイス等を行うことができる。
【0075】また、請求項5に記載の学生情報管理システムによれば、学生の指導又は相談の情報が教育データベースに存在しなかった場合に、学生情報データベースから当該学生の情報を抽出し、所定の形式の指導に係る情報又は相談に係る情報を記入する電子指導カルテ又は電子相談カルテを自動作成するので、教員が自らカルテを作成する手間が省ける。また、このカルテには、学生の個人情報が記載されるため、この学生がどのような学生であるのかを詳しく知ることができ、その学生に適した指導等が可能となり、学生の信頼を得ることができる。




 

 


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