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画像形成装置の管理システム、画像形成装置、プログラム及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - 京セラミタ株式会社
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発明の名称 画像形成装置の管理システム、画像形成装置、プログラム及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体
発行国 日本国特許庁(JP)
公報種別 公開特許公報(A)
公開番号 特開2003−69783(P2003−69783A)
公開日 平成15年3月7日(2003.3.7)
出願番号 特願2001−258806(P2001−258806)
出願日 平成13年8月28日(2001.8.28)
代理人 【識別番号】100107397
【弁理士】
【氏名又は名称】勝又 弘好
【テーマコード(参考)】
2C061
5B089
5C062
【Fターム(参考)】
2C061 AP03 AP04 AQ06 HJ07 HJ08 HJ10 HQ12 HV35 
5B089 GA13 GB03 JA35 JB14 KA01 LA06 LA12 LB14
5C062 AA05 AA12 AA13 AA29 AA37 AB38 AC35 AE16 BD09
発明者 正井 克典 / 脇海道 高宏 / 柳楽 二郎
要約 課題
複写機からホストコンピュータへのデータ送信を円滑且つ確実にできるようにする。

解決手段
複写機は、少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有し、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示し、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示する。一方、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にし、入力された電子メール本文を表示手段に表示し、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、前記メール機能部によってメール送信する。
特許請求の範囲
【請求項1】 画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話が公衆回線網を介して相互に各種データを送受信できるように構成されると共に、画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話のそれぞれが電子メールの送受信を可能にするメール機能部を備え、画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話との間で相互に電子メールを送受信できるようにした画像形成装置の管理システムであって、前記画像形成装置は、少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有し、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示し、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示する一方、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にし、入力された電子メール本文を表示手段に表示し、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、前記メール機能部によってメール送信することを特徴とする画像形成装置の管理システム。
【請求項2】 複数の画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話が公衆回線網を介して相互に各種データを送受信できるように構成されると共に、複数の画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話のそれぞれが電子メールの送受信を可能にするメール機能部を備え、複数の画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話との間で相互に電子メールを送受信できるようにした画像形成装置の管理システムであって、前記画像形成装置は、少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有し、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示し、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示する一方、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にし、入力された電子メール本文を表示手段に表示し、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、前記メール機能部によってメール送信することを特徴とする画像形成装置の管理システム。
【請求項3】 少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有し、各モードにおける作動制御を制御手段によって行う画像形成装置であって、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示し、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示する一方、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にし、入力された電子メール本文を表示手段に表示し、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、メール機能部によってメール送信することを特徴とする画像形成装置。
【請求項4】 少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有する画像形成装置の制御手段に、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示するステップと、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示するステップと、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にすると共に、入力された電子メール本文を表示手段に表示するステップと、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、メール機能部によってメール送信するステップと、を実行させるプログラム。
【請求項5】 少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有する画像形成装置の制御手段に、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示するステップと、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示するステップと、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にすると共に、入力された電子メール本文を表示手段に表示するステップと、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、メール機能部によってメール送信するステップと、を実行させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
発明の詳細な説明
【0001】
【発明の属する技術分野】この発明は、複写機,プリンタ,ファクシミリ,印刷機等の画像形成装置、この画像形成装置の検針や故障管理を遠隔地のコンピュータで行う画像形成装置の管理システム、画像形成装置の制御用のプログラム、及びそのようなプログラムを記録したフロッピー(登録商標)ディスク,ハードディスク,MOディスク,CD−ROM等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。
【0002】
【従来の技術】従来から、画像形成装置とその画像形成装置のメンテナンス等を担当する営業所のホストコンピュータとを電話回線で接続し、画像形成装置から送信されるコピーカウント情報などの課金データを請求書を発行する営業所のホストコンピュータで受け取り、その受信データをホストコンピュータ側で解析表示する画像形成装置の管理システムが知られている。
【0003】また、このような画像形成装置の管理システムにおいては、画像形成装置が故障すると、その故障通知が複数の営業所を統括管理するサービスセンターのホストコンピュータ側へ送信され、その画像形成装置の故障内容がサービスセンターのホストコンピュータのモニタに表示されるようになっている。そして、サービスセンターのオペレータから修理を担当する営業所に修理依頼がされるようになっている。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】しかし、このような従来の画像形成装置の管理システムは、画像形成装置側からホストコンピュータ側に故障通知を送信する場合、ホストコンピュータ側が通話中であったり、停電中等で電話がつながらない状態であると、数回自動的にリトライするが、それでもなお電話がつながらなくて送信不能であれば、画像形成装置の表示パネル等に通信不能と表示し、サービスセンターへの故障通報をユーザーに依頼するようになっているため、故障通知が円滑に行われない場合があると共に、ユーザー側に負担をかける場合があるという問題を有していた。
【0005】そこで、本発明は、画像形成装置側からホストコンピュータ等に円滑且つ確実にデータ送信できるようにし、ユーザー側に負担をかけないようにすることを目的とする。
【0006】
【課題を解決するための手段】請求項1の発明は、画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話が公衆回線網を介して相互に各種データを送受信できるように構成されると共に、画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話のそれぞれが電子メールの送受信を可能にするメール機能部を備え、画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話との間で相互に電子メールを送受信できるようにした画像形成装置の管理システムに関するものである。そして、前記画像形成装置は、少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有し、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示し、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示する一方、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にし、入力された電子メール本文を表示手段に表示し、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、前記メール機能部によってメール送信するようになっている。
【0007】請求項2の発明は、複数の画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話が公衆回線網を介して相互に各種データを送受信できるように構成されると共に、複数の画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話のそれぞれが電子メールの送受信を可能にするメール機能部を備え、複数の画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話との間で相互に電子メールを送受信できるようにした画像形成装置の管理システムに関するものである。そして、前記画像形成装置は、少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有し、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示し、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示する一方、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にし、入力された電子メール本文を表示手段に表示し、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、前記メール機能部によってメール送信するようになっている。
【0008】請求項3の発明は、少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有し、各モードにおける作動制御を制御手段によって行う画像形成装置に関するものである。そして、この画像形成装置は、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示し、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示する一方、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にし、入力された電子メール本文を表示手段に表示し、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、メール機能部によってメール送信するようになっている。
【0009】請求項4の発明は、少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有する画像形成装置の制御手段に、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示するステップと、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示するステップと、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にするステップと、入力された電子メール本文を表示手段に表示するステップと、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、メール機能部によってメール送信するステップと、を実行させるプログラムに関するものである。
【0010】請求項5の発明は、少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有する画像形成装置の制御手段に、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示するステップと、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示するステップと、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にするステップと、入力された電子メール本文を表示手段に表示するステップと、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、メール機能部によってメール送信するステップと、を実行させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関するものである。
【0011】
【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面に基づき詳述する。
【0012】[第1の実施の形態]図1は、本発明の実施の形態に係る画像形成装置の管理システムの概略構成を示すものである。
【0013】この図1に示すように、画像形成装置としての複写機1は、PHS2aやモデム2b等の各種通信手段を備えており、公衆回線網を介して営業所のホストコンピュータ(サービスセンターのホストコンピュータと区別するため、検針用ホストコンピュータと称する)3,サービスセンターのホストコンピュータ(営業所のホストコンピュータと区別するため、故障管理用ホストコンピュータと称する)4及びサービスマンの所持するPHS(無線電話)9に対して送受信できるようになっている。また、検針用ホストコンピュータ3と故障管理用ホストコンピュータ4は、それぞれターミナルアダプタ(TA)を介してISDN回線に接続されている。また、複写機1,各ホストコンピュータ3,4及びサービスマンのPHS9は、相互にインターネットを介して電子メールの送受信ができるようになっている。
【0014】図2は、画像形成装置の管理システムを構成する複写機1,検針用ホストコンピュータ3及び故障管理用ホストコンピュータ4の各制御ブロック図を示すものである。
【0015】複写機1は、少なくとも印刷を実行するプリントモードと、電子メール送信機能と電子メール受信機能とからなるメールモードと、を有している。そして、この複写機1は、原稿を読み取るための露光手段と、この露光手段によって読み取った画像をトナー像にするための感光体や現像器等からなる画像形成手段と、この画像形成手段によって形成されたトナー像を転写紙に転写するための転写域に配置された転写手段と、その転写域に転写紙を供給する給紙手段と、転写紙に転写されたトナー像を加熱・加圧して転写紙に定着させる定着手段と、を備えている。また、複写機1は、この図2に示すように、複写機1の各部の故障やジャム(紙詰まり),コピーカウント等を検知するための各種センサを有する稼働状態検出手段5と、複写機本体の上部に配置された操作パネルのキーボード,タッチパネル,操作ボタン等の入力手段6と、複写機1の作動に関わる各種データや機能選択画面等を表示する液晶表示装置等の表示手段7と、検針用ホストコンピュータ3や故障管理用ホストコンピュータ4とのデータの送受信を可能にする通信手段2と、これら通信手段2や稼働状態検出手段5等を作動制御する制御手段8と、を備えている。ここで、通信手段2は、通信を可能にするものを全て含むものであり、PHS2aやモデム2b等のハードと制御用プログラムのようなソフト等を含むものである。なお、通信手段2は、公衆回線網を介して各ホストコンピュータ3,4やサービスマンのPHS9に対して直接データの送受信を行うことを可能にする一般通信機能部C1と、送信側メールサーバ19a及び受信側メールサーバ19bに接続されたインターネットを介して各ホストコンピュータ3,4やサービスマンのPHS9とメールの送受信を行うことを可能にするメール機能部C2と、を備えている(図1参照)。また、入力手段6は、メールモードが選択された場合に表示パネル(表示手段7)上に表示されるキーボードを含むものであり、そのキーボードによって文字列(電子メール本文)等を入力することができるようになっている。
【0016】制御手段8は、制御プログラムにしたがって演算処理を実行するCPU10、制御プログラム等を格納するROMや演算結果等を格納する読み書き可能なRAMからなる記憶手段11、及び入出力インターフェース(図示せず)を備えたマイクロコンピュータによって構成されている。なお、複写機本体内にハードディスク等の外部記憶装置が設置されている場合には、その外部記憶装置にも制御手段8が接続されている。ここで、記憶手段11には、通信先電話番号,通信先メールアドレス(例えば、検針用ホストコンピュータ3、故障管理用ホストコンピュータ4及びサービスマンのPHS9のメールアドレス),故障データ等が記憶されている。
【0017】また、制御手段8は、送信データの内容により、上述の一般通信機能部C1とメール機能部C2とを切り換えて使用するようになっている。例えば、制御手段8は、稼働状態検出手段5が複写機1の故障を検出すると、その検出結果に対応する故障データを制御手段から読み出して、その故障データをメール機能部C2でメール形式に変更し、故障管理用ホストコンピュータ4及びサービスマンのPHS9にメール送信する。また、制御手段8は、定期的にコピーカウンタの数値を検知し、そのコピーカウントデータをメール機能部C2でメール形式に変更し、検針用ホストコンピュータ3にメール送信する。
【0018】また、制御手段8は、後述するように、検針用ホストコンピュータ3,故障管理用ホストコンピュータ4又はPHS9の遠隔制御部RC1,RC2,RC3によって出力されたジョブデータがメール機能部EH2,SH2,92によってメール送信され、そのメール送信されたジョブデータをメール機能部C2で受信すると、その受信したメールのジョブデータに基づいて複写機各部の作動を制御する。
【0019】検針用ホストコンピュータ3は、複写機1の検針やメンテナンス等のサービスを提供する営業所に設置されており、制御プログラムにしたがって演算処理を実行するCPU12と、制御プログラム等を格納するROMや演算結果等を格納する読み書き可能なRAMからなる記憶手段13と、複写機1の作動制御用のジョブデータを出力する遠隔制御部RC1と、図示しない入出力インターフェースとを備えている。そして、この検針用ホストコンピュータ3は、ハードディスク等の外部記憶装置14と、入力用のキーボードや操作ボタン等の入力手段15と、複写機1とのデータの送受信を可能にする通信手段16と、CRTや液晶表示装置等の表示手段17とに図示しない入出力インターフェースを介して接続されている。このうち、通信手段16は、公衆回線網を介して複写機1,故障管理用ホストコンピュータ4及びサービスマンのPHS9に対して直接データの送受信を行うことを可能にする一般通信機能部EH1と、送信側メールサーバ19a及び受信側メールサーバ19bに接続されたインターネットを介して複写機1,故障管理用ホストコンピュータ4及びサービスマンのPHS9と電子メールの送受信を行うことを可能にするメール機能部EH2と、を備えている(図1参照)。なお、記憶手段13には、通信先電話番号や通信先メールアドレス等が記憶されている。また、通信手段16は、通信を可能にするものを全て含み、ターミナルアダプタ(TA)や通信制御用のプログラム等を含むものである。また、検針用ホストコンピュータ3は、入力手段15から入力した電子メール本文に記憶手段13から読み出したメールアドレスを添付してなる電子メールを、メール機能部EH2で送信できるようになっている。
【0020】故障管理用ホストコンピュータ4は、複数の営業所を統括するサービスセンターに設置されている。なお、サービスセンターは、各複写機1,1の故障(例えば、帯電器の電圧異常等のトラブルであって、ユーザーが簡単に解決できないようなトラブル)の通報を一括して受信し、故障が発生した複写機1を担当する営業所に修理のためのサービスマンの派遣を指示するようになっている。
【0021】この故障管理用ホストコンピュータ4は、制御プログラムにしたがって演算処理を実行するCPU18と、制御プログラム等を格納するROMや演算結果等を格納する読み書き可能なRAMからなる記憶手段20と、複写機1の作動制御用のジョブデータを出力する遠隔制御部RC2と、図示しない入出力インターフェースを備えている。そして、この故障管理用ホストコンピュータ4は、ハードディスク等の外部記憶装置22と、入力用のキーボード(入力手段)23と、複写機とのデータの送受信を可能にする通信手段24と、CRTや液晶表示装置等の表示手段25とに図示しない入出力インターフェースを介して接続されている。このうち、通信手段24は、公衆回線網を介して複写機1,検針用ホストコンピュータ3及びサービスマンのPHS9に対して直接データの送受信を行うことを可能にする一般通信機能部SH1と、送信側メールサーバ19a及び受信側メールサーバ19bに接続されたインターネットを介して複写機1,検針用ホストコンピュータ3及びサービスマンのPHS9と電子メールの送受信を行うことを可能にするメール機能部SH2と、を備えている(図1参照)。なお、記録手段20には、通信先電話番号や通信先メールアドレス等が記憶されている。また、通信手段24は、通信を可能にするものを全て含み、ターミナルアダプタ(TA)や通信制御用のプログラム等を含むものである。また、故障管理用ホストコンピュータ4は、入力手段23から入力した電子メール本文に記憶手段20から読み出したメールアドレスを添付してなる電子メールを、メール機能部SH2で送信できるようになっている。
【0022】また、サービスマンの所持しているPHS9は、複写機1及びそのメモリ95内に通信先電話番号や通信先メールアドレスが記憶されている。そして、このPHSは、音声通話を可能にする一般通信機能部91と、電子メールの送受信を可能にするメール機能部92と、複写機1の作動制御用のジョブデータを出力する遠隔制御部RC3と、電子メール本文の入力や各種機能選択信号の入力を可能にする操作キー,タッチパネル等からなる入力手段93と、機能選択画面や電子メールの通信用画面等を表示する液晶表示パネル等の表示手段94と、通信先電話番号や通信先メールアドレスを記録しているメモリ95と、を備えている。
【0023】以上のように構成された画像形成装置の管理システムにおいて、各ホストコンピュータ3,4又はPHSを使用して、複写機1を遠隔制御する場合について説明する。
【0024】検針用ホストコンピュータ3,故障管理用ホストコンピュータ4又はサービスマンのPHS9は、それぞれ入力手段15,23,93の遠隔制御用の選択キーが押されると、遠隔制御用選択メニューが液晶表示パネル等の表示手段17,25,94に表示され、遠隔制御用選択メニューの中から所望の遠隔制御が選択されると、遠隔制御部RC1,RC2,RC3が選択された遠隔制御に対応するジョブデータが記憶手段11,20やメモリ95から読み出される。そして、そのジョブデータは、メール機能部EH2,SH2,93によってメール形式に変更されると共に、記憶手段11,20やメモリ95に記録された複写機1のメールアドレスが読み出されて添付され、メール機能部EH2,SH2,92から送信側メールサーバ19aにメール送信される。送信側メールサーバ19aに送信されたメールは、インターネットを介して受信側メールサーバ19bに送信され、受信側メールサーバ19bから複写機1にメールが到着したことを示す信号が送られる。複写機1の制御手段8は、その信号を受信すると、受信側メールサーバ19bに自動的にアクセスし、複写機1宛のメールをメール機能部C2を介して取り込む。この際、制御手段8は、受信したメールの内容を複写機1の表示手段7に表示させ、ユーザーがメール内容を読むことができるようにする。そして、複写機1の制御手段8は、受信したメールのジョブデータに基づいて、複写機1の機能選択や各種の複写動作の制御を行う。ここで、制御手段8は、ジョブ処理中に他のジョブデータを受信した場合、そのジョブデータを受信順に記憶手段11に記録し、受信順にジョブ処理する。なお、制御手段8は、受信順に関係なくジョブ処理に優先順位を付け、その優先順位にしたがってジョブ処理を行うようにしてもよい。
【0025】また、複数の複写機1のうちの1台にジョブ(複写作業)が集中したり、また、稼働中の複写機1が故障した場合であって、ジョブを実施できない場合、その複写機1の制御手段8は、その実施できないジョブデータを記憶手段11から読み出し、そのジョブデータをメール機能部C2で送信側メールサーバ19aにメール送信し、送信側メールサーバ19aからインターネットを介して受信側メールサーバ19bに送信し、受信側メールサーバ19bから稼働中の他の複写機1にジョブデータをメール送信するようにしてもよい。ここで、メール転送する複写機1の選択方法は、特に限定されるものではなく、例えば、ジョブ数の少ない複写機1から順にメール送信したり、また、近い位置にある複写機1から順にメール送信するようにしてもよい。なお、このメール転送を行う場合、制御手段8は、転送先を表示手段7に表示すると共に、ジョブの依頼先に転送先を通知する(メール送信する)。このようにすれば、ジョブ処理を効率的に短時間で行うことができる。
【0026】以上のように、本実施の形態の画像形成装置の管理システムによれば、複写機1のジョブデータを各ホストコンピュータ3,4やサービスマンのPHS9からメール送信するため、複写機1の通信手段が通信中であったり、複写機1側が停電中であって直接電話をつなぐことができないような場合でも、ホストコンピュータ3,4やPHS9から複写機1のジョブデータを円滑且つ確実に複写機1側に送信できる。従って、本実施の形態によれば、複写機1に対するジョブの予約設定や複写機1の遠隔操作が円滑且つ確実に行われる。
【0027】また、本実施の形態に係る画像形成装置の管理システムは、ジョブデータを電子メールで送受信するようになっているため、送信先又は受信先の電話番号が移転等で変わっても、メールアドレスが変更されないかぎり、確実にデータ送信することができる。
【0028】また、本実施の形態に係る画像形成装置の管理システムは、複写機1の通信手段としてPHS2aを採用すれば、複写機1に電話線を接続する必要がなくなり、複写機1の設置場所の自由度が増すと共に、FAX機能を備えていない複写機1にも広く適用することが可能になる。
【0029】次に、ユーザーが複写機1の入力手段6から入力した文字列(電子メール本文)等を、各ホストコンピュータ3,4、PHS9や他の複写機1にメール送信する場合について、図1〜図3に基づき説明する。
【0030】複写機1に電源が投入されると、表示手段7にプリントモードの画面が表示される(ステップS1)。ここで、入力手段6のメールキー(モード選択手段)6aを選択すると(ステップS2)、プリントモードからメールモードに切り換えられ、表示手段にメールモードの画面(電子メール通信画面)が表示される(ステップS3)。このメールモードに切り換えられた状態で、メール機能選択キー(メール機能選択手段)6bによってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールが表示手段7に表示される(ステップS4)。この画面には、受信した電子メールの一覧が表示されるようになっており、その一覧リストから読みたい電子メールを選択することにより、電子メールの詳細が表示される。そして、メール終了キー6cを選択すると(ステップS5)、メール受信モードが終了し、表示手段7の表示画面がプリントモードの表示画面になる(ステップS1)。
【0031】ステップS5において、メール終了を選択せず、メール機能選択キー6bによってメール送信機能が選択されると、メール受信モードからメール送信モードに切り替わり(ステップS6)、表示手段7がメール作成画面に切り替わる(ステップS7)。ここで、表示手段7としての液晶表示パネルには、パソコンのキーボードと同様のタッチパネル形式のキーボード(入力手段6)が表示される。そして、このキーボードで電子メールの本文を作成し、メール送信キー6dを押すと、電子メール本文に記憶手段11から読み出したメールアドレスが添付されてなる電子メールがメール機能部C2によって送信される(ステップS8)。メール送信が完了すると(ステップS9)、表示手段7の表示がメールモードの表示画面に戻る(ステップS3)。なお、ステップS6においてメール送信機能が選択されず、また、ステップS8においてメール送信しないというキー(メール不送信キー)6eを選択すると、表示手段7の表示がメールモードの表示画面に戻る(ステップS3)。
【0032】複写機1から送信されたメールは、送信側メールサーバ19aに送られ、更にインターネットを介して受信側メールサーバ19bに送られる。そうすると、受信側メールサーバ19bから送信先にメール着信の通知がされる。送信先は、受信側メールサーバ19bからの通知により自分宛のメールがあることを知り、受信側メールサーバ19bにアクセスしてメールを受け取ることになる。
【0033】このように、本実施の形態によれば、ユーザーは、消耗品発注や故障修理依頼等に関するデータをホストコンピュータ3,4側やPHS9側にメールで送信することができるため、送信先が通信中や停電中であって直接電話できないような場合でも、円滑且つ確実にデータ送信でき、データ送信時におけるユーザー側の負担が軽減される。なお、本実施の形態の画像形成装置の管理システムは、前述のように、複写機1,検針用ホストコンピュータ3,故障管理用ホストコンピュータ4及びPHS9は、それぞれメール機能部C2,EH2,SH2,92を備えており、相互にメールの送受信が可能であり、メッセージを送信先に円滑且つ確実に伝えることが可能であるため、ユーザーに対するメンテナンス等のサービスの質の向上を図ることができる。
【0034】なお、本実施の形態において、PHS9は、サービスマンの所持するものに限られず、例えば、複写機1を操作する必要があるユーザーの所持するものであってもよい。
【0035】また、本実施の形態において、複写機1は、各ホストコンピュータ3,4やPHSの他に、電子メールの送受信が可能な電子機器との間で電子メールの送受信を行うようにしてもよい。
【0036】[第2の実施の形態]図4は、本発明の第2の実施の形態に係る画像形成装置の管理システムを示すものである。
【0037】図4に示す画像形成装置の管理システムは、複写機1がインターネットを介して各ホストコンピュータ3,4やPHS9とメールの送受信ができるように構成されている点は同様であるが、複数の複写機1に内蔵されたコンピュータ(制御手段8)を社内のLANで結ぶようになっている。なお、社内のネットワークと社外のネットワークはファイアウォール31で遮断されており、LANには社内のデータを蓄積管理するWWWサーバ32や社内のメールサーバ33等が接続されている。
【0038】このような構成の画像形成装置の管理システムにおいて、複数の複写機1のうちの1台にジョブ(複写作業)が集中したり、また、稼働中の複写機1が故障した場合であって、ジョブを実施できない場合、その複写機1の制御手段8は、その実施できないジョブデータを記憶手段11から読み出し、そのジョブデータをメール機能部C2で社内メールサーバー33にメール送信し、社内メールサーバー33から稼働中の他の複写機1にジョブデータをメール送信するようにしたものである。ここで、メール転送する複写機1の選択方法は、特に限定されるものではなく、例えば、ジョブ数の少ない複写機1から順にメール送信したり、また、近い位置にある複写機1から順にメール送信するようにしてもよい。なお、このメール転送を行う場合、制御手段8は、転送先を表示手段7に表示すると共に、ジョブの依頼先(LANで接続されたコンピュータやPHS等)に転送先を社内メールサーバ3を介して通知する(メール送信する)。
【0039】このような構成の本実施の形態によれば、多量のジョブを効率的に処理でき、ジョブの処理時間を短縮することができる。
【0040】[実施の形態の変形例]なお、上述の実施の形態は、画像形成装置として複写機1を例示し、画像形成装置の管理システムを説明したが、これに限られず、画像形成装置として、ファクシミリ、プリンタ、これらの複合機、印刷機等に広く適用することができる。
【0041】また、上述の実施の形態において、サービスマンのPHS9に代えて、メール機能を備えた携帯電話を使用するようにしてもよい。また、複写機1の通信手段としてPHSを例示したが、これに限られず、携帯電話機能を応用した通信手段を使用してもよい。
【0042】また、上述の実施の形態はサービスセンターと営業所が別々の場合を例示したが、サービスセンターが営業所を兼ねているような場合には、サービスセンターのホストコンピュータが故障管理用及び検針用のホストコンピュータとなる。
【0043】また、上述の実施の形態において、メールサーバー機能をホストコンピュータ3,4のアプリケーションや複写機1の制御手段(コンピュータ)8にメールサーバーの機能をもたせるようにしてもよい。このようにすれば、メール到着等の判定がPOP3等のメール取り込み用のプロトコルなどを使用する場合に比較して、メール到着等をすぐに知ることができるという利点がある。
【0044】
【発明の効果】以上のように、本発明は、画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話の間で相互に電子メールの送受信ができるため、データ送信先が通信中であったり、停電中であって直接電話をつなぐことができないような場合でも、画像形成装置,ホストコンピュータ及び無線電話の間で各種データを円滑且つ確実に送受信でき、データ送信時にユーザー側の負担をかけないようにすることができる。




 

 


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