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発明の名称 文書管理装置
発行国 日本国特許庁(JP)
公報種別 公開特許公報(A)
公開番号 特開平7−200597
公開日 平成7年(1995)8月4日
出願番号 特願平5−353165
出願日 平成5年(1993)12月28日
代理人 【弁理士】
【氏名又は名称】中島 司朗
発明者 下地 達也 / 辻村 敏 / 南 賢尚 / 大坪 鉄郎
要約 目的
同じテンプレート文書(定型文書)を用いて作成された文書の検索時間の短縮化を図る。

構成
文書管理装置は、テンプレート文書ファイルと、このテンプレート文書を用いて作成された作成文書ファイルとを記憶する記憶装置20と、テンプレート文書の一覧を表示するテンプレート文書一覧表示部50と、表示された一覧の中から所望のテンプレート文書を選択するテンプレート文書選択部30と、選択されたテンプレート文書に対して表示対象領域を選択する表示対象領域選択部31と、選択されたテンプレート文書を用いて作成された全ての作成文書ファイル中から表示対象領域に該当する部分を抽出する文書検索部52と、検索結果を表示する検索結果表示部53及び表示装置10とを備える。
特許請求の範囲
【請求項1】 文書ファイル作成時に雛型として利用される種々のテンプレート文書ファイルと、前記テンプレート文書ファイルを用いて作成された作成文書ファイルとを関連付けて記憶する文書ファイル記憶手段と、使用者の指示に従って前記文書ファイル記憶手段に格納された前記種々のテンプレート文書の中から所望のテンプレート文書の種別を選択するテンプレート文書選択手段と、前記テンプレート文書選択手段によって選択された種別に該当する前記テンプレート文書の中から所望の表示対象領域を指定する表示対象領域指定手段と、前記文書ファイル記憶手段を検索し、選択された前記種別に該当する前記テンプレート文書に対応付けられた前記作成文書ファイルを抽出するとともに、前記表示対象領域指定手段によって指定されたテンプレート文書の前記表示対象領域に該当する前記作成文書ファイル中の文書領域を抽出する文書検索手段と、前記文書検索手段によって抽出された前記作成文書の前記文書領域を表示する表示手段と、を備えたことを特徴とする、文書管理装置。
【請求項2】 前記表示対象領域指定手段は、前記テンプレート文書における所望の表示対象領域の位置を特定することによって前記表示対象領域を指定することを特徴とする、請求項1記載の文書管理装置。
【請求項3】 該文書管理装置は、さらに、前記表示対象領域指定手段によって指定された前記表示対象領域に該当する作成文書の文書領域に含まれるべき所定の特徴事項を検索条件として指定する検索条件指定手段を備えており、前記文書検索手段は、前記文書ファイル記憶手段を検索し、前記テンプレート文書選択手段によって選択された前記種別に該当する前記テンプレート文書に対応付けられた前記作成文書ファイルを抽出するとともに、前記表示対象領域指定手段によって指定されたテンプレート文書の前記表示対象領域に該当する前記作成文書ファイル中の文書領域を抽出し、さらに、前記検索条件指定手段によって指定された前記検索条件に合致する前記文書領域のみを抽出することを特徴とする、請求項1記載の文書管理装置。
【請求項4】 前記検索条件指定手段は、前記表示対象領域に該当する前記作成文書の文書領域内に含まれる文字列を検索条件として指定することを特徴とする、請求項3記載の文書管理装置。
【請求項5】 該文書管理装置は、さらに、使用者の指示に従って前記検索条件指定手段によって指定した文字列を他の文字列に置換することによって検索条件を置換する検索条件置換手段を備えたことを特徴とする、請求項4記載の文書管理装置。
【請求項6】 該文書管理装置は、さらに、前記文書検索手段が抽出した前記作成文書の前記文書領域の表示順序を指定する表示順序指定手段を備えており、前記表示手段は、前記表示順序指定手段によって指定された順序に従って前記文書領域を表示することを特徴とする、請求項1記載の文書管理装置。
【請求項7】 該文書管理装置は、さらに、前記文書検索手段が検索した前記文書領域を前記文書ファイル記憶手段に格納させる検索結果格納手段を備えたことを特徴とする、請求項1記載の文書管理装置。
【請求項8】 該文書管理装置は、さらに、前記文書検索手段が抽出した前記作成文書の前記文書領域を印字出力する出力装置を備えたことを特徴とする、請求項1記載の文書管理装置。
発明の詳細な説明
【0001】
【産業上の利用分野】本発明は、記憶装置に記憶された文書データを検索管理するための文書管理装置に関する。
【0002】
【従来の技術】近年、文書がワードプロセッサ等を使用して編集される機会が増加している中で、過去に作成された多くの文書の中から、どういう文書が作成されたのかという情報を獲得したり、また、特定の文書を素早く探し出すために文書検索を行なう方法が重要となっている。
【0003】現在のワードプロセッサ等には、文書名の一覧を表示したり、文書名や作成日時、キーワードといったものに対する検索条件を入力し、その検索条件に対応する文書を自動的に検索するといった機能が装備されているものが多い。ここで、1つの文書を新たに作成する場合を考えてみると、全く新規の状態から文書を作成するといったことは行なわず、特定のテンプレート文書を雛型として文書を作成することが多い。例えば、プレゼンテーション用にOHPの資料を作成したいといった場合には、予め、OHP用のテンプレート文書を作成しておき、そのOHPテンプレートを雛型として資料を作成するといった手順を用いる。また、技術資料などを作成する場合には、技術資料としての形態を定義しておき、その形態に対応したテンプレート文書を作成し、そのテンプレート文書を用いて文書を作成するといった手順を用いる。
【0004】このような背景から、同じテンプレート文書を用いて作成された文書ファイルを1つのグループとして管理し、同じテンプレート文書で作成された文書一覧を検索したり、同じテンプレート文書で作成された文書の一部のみを取り出して表示するといったことが行なわれている。このような例として、例えばコンピュータネットワークを利用した電子メールや電子ニュースのシステムにおいて、電子メールや電子ニュースの内容を読むためのリーダシステムがある。図15は、電子ニュースのリーダシステムにおける表示の一例である。本図において、200はニュース表示部、201はニュースサブジェクト表示部、202はニュース内容表示部である。
【0005】電子メールや電子ニュースはヘッダ部分と本文とが1つの空行で区切られ、ヘッダにはサブジェクトや送信者といった特定の情報が格納されている領域が定められており、1つのテンプレート文書をもとに作成された文書の集まりであると考えられる。図15において、ニュースサブジェクト表示部201には、全てのニュースデータ文書の中から、From行の送信者の情報と、Subject行の表題の情報の部分のみを抽出したものの一覧を表示している。本システムの使用者は、マウス等の選択手段を用いて、ニュースサブジェクト表示部201に表示されている一覧からいずれか一つを選択することによって、ニュース内容表示部202に選択された文書内容を表示させることができる。
【0006】このように、あるテンプレート文書の特定の部分のみを一覧表示することで、作成された文書の内容を類推させることが可能となり、これによって多くの文書の中から所望する文書を容易に探し出すことができる。
【0007】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記のような文書管理装置においては、同じテンプレート文書を用いて作成された文書の一部を表示する際、例えば電子ニュースリーダのようなものでは、表示される領域はニュースのサブジェクト部分といったように、予めシステム側によって定められた領域のみを表示する機能しか存在しなかった。このために、使用者が検索した文書の種々の特徴部分を記憶している場合でも、使用者が表示したい領域を自由に設定することができず、検索に手間取ってしまう場合があるという問題点があった。
【0008】したがって、本発明はかかる課題に鑑みなされたものであり、格納文書の検索条件の指定自由度が大きく、検索効率を向上することが可能な文書管理装置を提供することを目的とする。
【0009】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するために、請求項1の発明に係る文書管理装置は、文書ファイル作成時に雛型として利用される種々のテンプレート文書ファイルと、前記テンプレート文書ファイルを用いて作成された作成文書ファイルとを関連付けて記憶する文書ファイル記憶手段と、使用者の指示に従って文書ファイル記憶手段に格納された種々のテンプレート文書の中から所望のテンプレート文書の種別を選択するテンプレート文書選択手段と、テンプレート文書選択手段によって選択された種別に該当するテンプレート文書の中から所望の表示対象領域を指定する表示対象領域指定手段と、文書ファイル記憶手段を検索し、選択された種別に該当するテンプレート文書に対応付けられた作成文書ファイルを抽出するとともに、表示対象領域指定手段によって指定されたテンプレート文書の表示対象領域に該当する作成文書ファイル中の文書領域を抽出する文書検索手段と、文書検索手段によって抽出された作成文書の文書領域を表示する表示手段とを備えている。
【0010】請求項2の発明に係る文書管理装置は、請求項1の発明に対し、表示対象領域指定手段が、テンプレート文書における所望の表示対象領域の位置を特定することによって表示対象領域を指定する。請求項3の発明に係る文書管理装置は、請求項1の発明に対し、さらに、表示対象領域指定手段によって指定された表示対象領域に該当する作成文書の文書領域に含まれるべき所定の特徴事項を検索条件として指定する検索条件指定手段を備えている。そして、文書検索手段は、文書ファイル記憶手段を検索し、テンプレート文書選択手段によって選択された種別に該当するテンプレート文書に対応付けられた作成文書ファイルを抽出するとともに、表示対象領域指定手段によって指定されたテンプレート文書の表示対象領域に該当する作成文書ファイル中の文書領域を抽出し、さらに、検索条件指定手段によって指定された検索条件に合致する文書領域のみを抽出する。
【0011】請求項4の発明に係る文書管理装置は、請求項3の発明に対し、検索条件指定手段が、表示対象領域に該当する作成文書の文書領域内に含まれる文字列を検索条件として指定する。請求項5の発明に係る文書管理装置は、請求項4の発明に対し、さらに、使用者の指示に従って検索条件指定手段によって指定した文字列を他の文字列に置換することによって検索条件を置換する検索条件置換手段を備えている。
【0012】請求項6の発明に係る文書管理装置は、請求項1の発明に対し、さらに、文書検索手段が抽出した作成文書の文書領域の表示順序を指定する表示順序指定手段を備えており、表示手段は、表示順序指定手段によって指定された順序に従って文書領域を表示する。請求項7の発明に係る文書管理装置は、請求項1の発明に対し、さらに、文書検索手段が検索した文書領域を文書ファイル記憶手段に格納させる検索結果格納手段を備えている。
【0013】請求項8の発明に係る文書管理装置は、請求項1の発明に対し、さらに、文書検索手段が抽出した作成文書の文書領域を印字出力する出力装置を備えている。
【0014】
【作用】請求項1の発明において、文書ファイル記憶手段は、文書ファイル作成時に雛型として利用される種々のテンプレート文書ファイルと、テンプレート文書ファイルを用いて作成された作成文書ファイルとを関連付けて記憶している。そして、まずテンプレート文書選択手段は、使用者の指示に従って文書ファイル記憶手段に格納された種々のテンプレート文書の中から所望のテンプレート文書の種別を選択する。テンプレート文書選択手段によってテンプレート文書の種別が選択されると、表示対象領域指定手段は、使用者の指示に従って、選択された種別に該当するテンプレート文書の中から所望の表示対象領域を指定する。そして、文書検索手段は、文書ファイル記憶手段を検索し、選択された種別に該当するテンプレート文書に対応付けられた作成文書ファイルを抽出するとともに、表示対象領域指定手段によって指定されたテンプレート文書の表示対象領域に該当する作成文書ファイル中の文書領域を抽出する。さらに、表示手段が、文書検索手段によって抽出された作成文書の文書領域を表示する。
【0015】請求項2の発明において、表示対象領域指定手段は、テンプレート文書における所望の表示対象領域の位置を特定することによって表示対象領域を指定する。請求項3の発明において、検索条件指定手段は、表示対象領域指定手段によって指定された表示対象領域に該当する作成文書の文書領域に含まれるべき所定の特徴事項を検索条件として指定する。そして、文書検索手段は、文書ファイル記憶手段を検索し、テンプレート文書選択手段によって選択された種別に該当するテンプレート文書に対応付けられた作成文書ファイルを抽出するとともに、表示対象領域指定手段によって指定されたテンプレート文書の表示対象領域に該当する作成文書ファイル中の文書領域を抽出し、さらに、検索条件指定手段によって指定された検索条件に合致する文書領域のみを抽出する。
【0016】請求項4の発明において、検索条件指定手段は、表示対象領域に該当する作成文書の文書領域内に含まれる文字列を検索条件として指定する。請求項5の発明において、検索条件置換手段は、使用者の指示に従って検索条件指定手段によって指定した文字列を他の文字列に置換することによって検索条件を置換する。
【0017】請求項6の発明において、表示順序指定手段は、文書検索手段が抽出した作成文書の文書領域の表示順序を指定する。そして、表示手段は、表示順序指定手段によって指定された順序に従って文書領域を表示する。請求項7の発明において、検索結果格納手段は、文書検索手段が検索した文書領域を文書ファイル記憶手段に格納させる。
【0018】請求項8の発明において、出力装置は、文書検索手段が抽出した作成文書の文書領域を印字出力する。
【0019】
【実施例】以下、本発明を実施例に基づき説明する。
(第1実施例)図1は、本発明の第1実施例に係る文書管理装置の構成を示すブロック図である。本図において、10は表示装置であり、20は記憶装置であり、30はテンプレート文書選択部であり、31は表示対象領域選択部であり、50はテンプレート文書一覧表示部であり、51はテンプレート文書内容表示部であり、52は文書検索部であり、53は検索結果表示部である。
【0020】以下に、本実施例の文書管理装置において記憶装置20から所望の文書を取り出し、表示する動作の様子を図2及び図3を参照して説明する。図2及び図3は、この際の動作及び処理の流れを模式的に示したものである。この文書管理装置の記憶装置20には、文書作成時に雛型文書となるテンプレート文書(定型文書)と、テンプレート文書を雛型として作成されたデータ文書(作成文書)が予め格納されている。この記憶装置20に格納されている文書には、テンプレート文書であるかどうかの識別子が付加されて格納されており、テンプレート文書とそうでないデータ文書との区別がつけられている。また、データ文書においては、作成する上で利用したテンプレート文書の情報を保持して記憶されている。
【0021】まず、本文書管理装置が起動されると、テンプレート文書一覧表示部50において文書記憶装置20に格納されている全てのテンプレート文書の一覧を抽出し、表示装置10に表示する。本文書管理装置の使用者は、表示されたテンプレート文書一覧から処理を行ないたいテンプレート文書をテンプレート文書選択部30を用いて選択する。図2における動作においては「技術資料テンプレート」というテンプレート文書を選択している。
【0022】テンプレート文書一覧表示部50において「技術資料テンプレート」が選択されると、「技術資料テンプレート」の文書内容を記憶装置20から抽出し、テンプレート文書内容表示部51に表示する。ここで使用者は「技術資料テンプレート」の文書内容から、一覧表示を行ないたい表示対象領域100を表示対象領域選択部31を用いて選択する。例えば、表示対象領域選択部31がマウスの場合、指定したい領域の左上の部分に位置を合わせてマウスボタンを押し、そのままドラッグして矩形領域の右下のところでボタンを離すと表示対象領域100が選択される。
【0023】表示対象領域100が選択されると、文書検索部52は、記憶装置20に格納されているデータ文書のうち、「技術資料テンプレート」をテンプレート文書として作成したデータ文書を全て抽出する。文書検索部52において抽出された文書が検索結果表示部53に渡されると、検索結果表示部53は、渡された全ての文書のうち、テンプレート文書内容表示部51において指定された表示対象領域100のみを集めて表示装置10に表示する。
【0024】図3は、「技術資料テンプレート」をテンプレート文書として作成されたデータ文書の中の、標題、作成日、作成者の表示部分のみを集めて表示したものである。このように、第1実施例の文書管理装置は、テンプレート文書ファイルのパターンを表示させ、マウス等の選択部を用いて、表示したい領域を自由にしかも容易に指定できる。例えば、指定する位置を文書の表題部分とすることで、文書目録を作成したり、グラフ表示部分のみを集めて並べることでグラフの推移などを比較するといった作業を行なうことができ、すでに作成された文書の管理や再利用を容易に行うことができる。
(第2実施例)図4は、本発明の第2実施例に係る文書管理装置の構成を示すブロック図である。本図において、10は表示装置であり、20は記憶装置であり、30はテンプレート文書選択部であり、31は表示対象領域選択部であり、32は出力命令部であり、40は出力装置であり、50はテンプレート文書一覧表示部であり、51はテンプレート文書内容表示部であり、52は文書検索部であり、53は検索結果表示部であり、54は出力制御部である。
【0025】以下、この構成の文書管理装置の動作を説明する。ただし、本文書管理装置は、出力制御部54と出力装置が追加されていることの他は、先の第1実施例と同様であるため、主にこの異なる部分について説明する。第1実施例で説明したのと同様に、記憶装置20から、1つのテンプレート文書を雛型としたデータ文書を抽出し、テンプレート文書内容表示部で指定した表示対象領域に該当する部分のみを、検索結果表示部53に表示する。
【0026】図5は、検索結果の表示から、紙データへの出力までの動作処理の流れを示した図である。文書管理装置の使用者が検索結果表示部53に表示された表示結果を、紙に出力して保存しておきたい場合、検索結果表示部53の中の”印刷”ボタンを出力命令部32を用いて押下すると、検索結果表示部に表示された画像データが出力制御部53に送られる。
【0027】出力制御部53は送られた画像データを出力装置40に出力できるデータフォーマットに変換した後、プリンタ等の出力装置40から出力を行なう。この実施例においては、紙データへの出力装置とその出力制御部を設けたことで、検索した結果を紙に出力して残しておくことができる。
(第3実施例)図6は、本発明の第3実施例に係る文書管理装置の構成を示すブロック図である。本図において、10は表示装置であり、20は記憶装置であり、30はテンプレート文書選択部であり、31は表示領域選択部であり、33は文書記憶命令部であり、50はテンプレート文書一覧表示部であり、51はテンプレート文書内容表示部であり、52は文書検索部であり、53は検索結果表示部であり、55は文書記憶部である。
【0028】以下、この構成の文書管理装置の動作を説明する。ただし、本文書管理装置は、文書記憶部を追加したことの他には、先の第1実施例と同様であるため、主にこの異なる部分のみを説明する。先の第1実施例で説明したのと同様に、記憶装置20から、1つのテンプレート文書を雛型としたデータ文書を抽出し、テンプレート文書内容表示部で指定した表示対象領域に該当する部分のみを、検索結果表示部53に表示する。
【0029】図7は、検索結果の表示から、表示データを文書として記憶装置20に記憶するまでの動作処理の流れを示した図である。本文書管理装置の使用者は、検索結果表示部53に表示された表示結果を、文書データを記憶装置に保存しておきたい場合、文書記憶命令部33である検索結果表示部53の中の”保存”ボタンを押下することで、文書記憶命令が文書記憶部52に送られる。
【0030】文書記憶部52は、文書記憶命令を受け取り、検索結果表示部53に表示された表示結果を文書データとして記憶装置に保存する。このように、第3実施例による文書管理装置においては、検索して得られたデータを記憶装置に保存する文書記憶部を設けたため、検索した結果を文書として保存しておいて再利用することが可能となり、文書編集機能を用いて編集することも可能となる。そのため、テンプレート文書の表示対象領域として、グラフの表示される部分を指定することによって、得られた各文書のグラフ情報から、グラフの推移の解析を行なった文書を作成するといったことも容易に行なえ、第1実施例の装置以上に検索結果の利用範囲が広がる。
(第4実施例)図8は、本発明の第4実施例に係る文書管理装置の構成を示すブロック図である。図8において、10は表示装置であり、20は記憶装置であり、30はテンプレート文書選択部であり、31は表示対象領域選択部であり、34は検索条件入力部であり、50はテンプレート文書一覧表示部であり、51はテンプレート文書内容表示部であり、52は文書検索部であり、53は検索結果表示部であり、56は検索条件入力部である。
【0031】以下、この構成の文書管理装置の動作を説明する。ただし、本文書管理装置は、検索条件入力部56と、検索条件入力部56を追加したことの他には、先の第1実施例と同様である。従って、以下では、記憶装置から所望の文書を取り出し、表示する動作の様子を図9及び図10を参照して説明する。まず、本文書管理装置が起動されると、テンプレート文書一覧表示部50において文書記憶装置20に格納されている全てのテンプレート文書の一覧を抽出し、表示装置10に表示する。
【0032】本文書管理装置の使用者は、テンプレート文書一覧から、処理を行ないたいテンプレート文書をテンプレート文書選択部30を用いて選択する。図9における動作においては「技術資料テンプレート」というテンプレート文書を選択している。テンプレート文書一覧表示部50において「技術資料テンプレート」が選択されると、「技術資料テンプレート」の文書内容を記憶部20から抽出し、テンプレート文書内容表示部51に表示する。
【0033】ここで使用者は「技術資料テンプレート」の文書内容から、一覧表示を行ないたい表示対象領域100を表示対象領域選択部31を用いて選択する。例えば、選択部がマウスの場合、指定したい領域の左上の部分に位置を合わせてマウスボタンを押し、そのままドラッグして矩形領域の右下のところでボタンを離すと表示対象領域100が選択される。
【0034】表示対象領域100が選択されると、検索条件入力部56が表示装置10に表示される。検索条件入力部56において、使用者は「文書名、作成日」に関する検索条件を検索条件入力部34を用いて入力する。なお、ここでは必ずしも両方の検索条件を入力する必要はなく、図10においては、文書名に関する検索条件として「半導体」を指定し、作成日に関する検索条件は指定していない。
【0035】検索条件入力部56において、検索条件が入力されると、文書検索部52において、記憶装置20に格納されたデータ文書から、「技術資料テンプレート」をテンプレート文書としており、かつ、文書名に「半導体」を含むものを抽出する。文書検索部52において抽出された文書が検索結果表示部53に渡されると、検索結果表示部53においては、渡された全ての文書のうち、テンプレート文書内容表示部51において指定された表示対象領域100のみを表示装置100に表示する。
【0036】なお、本実施例において、検索条件入力部56における検索条件として、文書名、作成日を入力する手段を設けたが、その他の「テキスト内容」、「キーワード」等の検索条件を入力する手段を設けても同様の効果が得られる。このように、第4実施例の文書管理装置においては、文書名や作成日時等に関する検索条件を入力する検索条件入力部を設けたため、第1実施例の装置に比べて、表示する文書の条件を限定することができ、不要なデータが表示されるのを防止することができる。
(第5実施例)図11は、本発明の第5実施例に係る文書管理装置の構成を示すブロック図である。本図において、10は表示装置であり、20は記憶装置であり、30はテンプレート文書選択部であり、31は表示対象領域選択部であり、35は表示順変更部であり、50はテンプレート文書一覧表示部であり、51はテンプレート文書内容表示部であり、52は文書検索部であり、53は検索結果表示部であり、57は表示順変更部である。
【0037】以下、この構成の文書管理装置の動作を説明する。ただし、本文書管理装置は、表示順変更部57を追加したことの他には、先の第1実施例と同様であるため、主にこの異なる部分のみを説明する。先の第1実施例で説明したのと同様に、記憶装置20から、1つのテンプレート文書を雛型としたデータ文書を抽出し、テンプレート文書内容表示部で指定した表示対象領域に該当する部分のみを、検索結果表示部53に表示する。
【0038】図12は、検索結果の表示から、表示データを表示する順序を変更して検索結果表示部53に再表示する動作処理の流れを示した図である。検索結果表示部53から、表示順変更部35である”作成日順”ボタンを押下すると、表示順変更部57は、検索結果表示部53に表示されたデータを作成日順に並びかえる処理を行ない、並びかえた結果の表示データを、再度表示装置10に表示する。
【0039】”文書名”、”サイズ”ボタンを押下した場合も同様の処理が行われる。このように、第5実施例の文書管理装置は、検索結果表示部において表示装置に表示されたデータを特定のキーによる順番によって並びかえる機能を設けたことにより、表示データをある基準にもとづいて整理して表示することが可能となる。
(第6実施例)図13は、本発明の第6実施例に係る文書管理装置の構成を示すブロック図である。本図において、10は表示装置であり、20は記憶装置であり、30はテンプレート文書選択部であり、31は表示対象領域選択部であり、36は文字列入力領域指定部であり、37は検索条件入力部であり、50はテンプレート文書一覧表示部であり、51はテンプレート文書内容表示部であり、52は文書検索部であり、53は検索結果表示部であり、59は文字列検索条件入力部である。
【0040】以下に、本実施例の文書管理装置において記憶装置から所望の文書を取り出し、表示する動作の様子を図を参照しつつ説明する。図14及び図15は、この際の動作、処理の流れを示したものである。まず、本文書管理装置が起動されると、テンプレート文書一覧表示部50において文書記憶装置20に格納されている全てのテンプレート文書の一覧を抽出し、表示装置10に表示する。
【0041】本文書管理装置の使用者はテンプレート文書一覧から、処理を行ないたいテンプレート文書をテンプレート文書選択部30を用いて選択する。図14における動作においては「技術資料テンプレート」というテンプレート文書を選択している。テンプレート文書一覧表示部50において「技術資料テンプレート」が選択されると、「技術資料テンプレート」の文書内容を記憶部20から抽出し、テンプレート文書内容表示部51に表示する。
【0042】ここで使用者は「技術資料テンプレート」の文書内容から、一覧表示を行ないたい表示対象領域100を表示領域選択部31を用いて選択する。例えば、選択部がマウスの場合、指定したい領域の左上の部分に位置を合わせてマウスボタンを押し、そのままドラッグして矩形領域の右下のところでボタンを離すと表示対象領域100が選択される。
【0043】表示対象領域100が選択されると、検索条件入力部59に、表示対象領域100のみが表示される。そこで、本文書管理装置の使用者は、表示対象領域100から、文字列の検索対象となる検索文字列入力領域101を文字列入力領域指定部36を用いて選択する。その後、指定した検索文字列入力領域101の部分に、検索したい文字列を検索条件入力部37を用いて入力する。図15においては、検索文字列入力領域として、標題を入れる領域を指定し、「半導体」という文字列を検索条件として指定している。
【0044】検索条件入力部59において、検索条件が入力されると、文書検索部52において、記憶装置20に格納されたデータ文書から、「技術資料テンプレート」をテンプレート文書としており、かつ、標題の文字列として「半導体」を含むものを抽出する。文書検索部52において抽出された文書が検索結果表示部53に渡されると、検索結果表示部53においては、渡された全ての文書のうち、テンプレート文書内容表示部51において指定された表示対象領域100のみを表示装置100に表示する。
【0045】なお、本実施例においては、検索条件入力部59において、文字列入力領域を指定し、指定した文字列入力領域に対する文字列の検索条件を指定する方法を用いているが、この検索条件入力部59において、画像部分を指定し、指定した画像データに対する検索条件を入力する場合も同様の効果が得られる。このように、第6実施例の文書管理装置は、テンプレート内容表示部において選択した表示対象領域における検索条件を入力可能とすることで、第4実施例の装置と同様に表示する文書の条件を限定することができ、不要なデータが表示されるのを防止することができる。
(第7実施例)図16は、本発明の第7実施例による文書管理装置の構成を示すブロック図である。本図において、10は表示装置であり、20は記憶装置であり、30はテンプレート文書選択部であり、31は表示対象領域選択部であり、50はテンプレート文書一覧表示部であり、51はテンプレート文書内容表示部であり、52は文書検索部であり、53は検索結果表示部であり、58は表示対象領域表示部であり、59は文字列検索条件入力部であり、62は置換条件入力部である。
【0046】以下に、本実施例の文書管理装置において記憶装置から所望の文書を取り出し、表示する動作の様子を図を参照しつつ説明する。図17乃至図19は、この際の動作、処理の流れを示したものである。まず、本文書管理装置が起動されると、テンプレート文書一覧表示部50において文書記憶装置20に格納されている全てのテンプレート文書の一覧を抽出し、表示装置10に表示する。
【0047】本文書管理装置の使用者はテンプレート文書一覧から、処理を行ないたいテンプレート文書をテンプレート文書選択部30を用いて選択する。図17における動作においては「技術資料テンプレート」というテンプレート文書を選択している。テンプレート文書一覧表示部50において「技術資料テンプレート」が選択されると、「技術資料テンプレート」の文書内容を記憶部20から抽出し、テンプレート文書内容表示部51に表示する。
【0048】ここで使用者は「技術資料テンプレート」の文書内容から、一覧表示を行ないたい表示対象領域100を表示対象領域選択部31を用いて選択する。例えば、選択部がマウスの場合、指定したい領域の左上の部分に位置を合わせてマウスボタンを押し、そのままドラッグして矩形領域の右下のところでボタンを離すと表示対象領域100が選択される。
【0049】表示対象領域100が選択されると、検索条件入力部59において、表示対象領域100のみが表示装置10に表示される。そこで、本文書管理装置の使用者は、表示対象領域100から、文字列の検索対象となる検索文字列入力領域101を文字列入力領域指定部36を用いて選択する。その後、指定した検索文字列入力領域101の部分に、検索条件入力部37を用いて検索したい文字列を入力する。図18においては、検索文字列入力領域として、標題を入れる領域を指定し、「半導体」という文字列を検索条件として指定している。
【0050】検索条件入力部59において、検索条件が入力されると、置換条件入力部62において、検索文字列入力領域101が表示装置10に表示される。置換条件入力部62において、検索条件として指定された「半導体」といる文字列に対して置換したい文字列「LSI」を置換条件入力部38を用いて入力する。置換文字列が入力されると、文書検索部52において、記憶装置20に格納されたデータ文書から、「技術資料テンプレート」をテンプレート文書としており、かつ、標題の文字列として「半導体」を含むものを抽出すると同時に、標題の部分の「半導体」という文字列を「LSI」という文字列に置換する。
【0051】文書検索部52において抽出された文書が検索結果表示部53に渡されると、検索結果表示部53においては、渡された全ての文書のうち、テンプレート文書内容表示部51において指定された表示対象領域100のみを表示装置100に表示する。なお、本実施例においては、検索条件入力部59において、文字列入力領域を指定し、指定した文字列入力領域に対する文字列に対する置換を行なっているが、この検索条件入力部59において、画像部分を指定し、指定した画像データに対する置換を行なっても同様の効果が得られる。
【0052】このように、第7実施例の文書管理装置は、テンプレート内容表示部において選択した表示対象領域における入力領域に対する置換条件を入力可能とすることで、第6実施例の装置の効果とともに、同一領域のデータを容易に変更することができる。
【0053】
【発明の効果】以上説明したように、請求項1、請求項2及び請求項6乃至請求項8に係る文書管理装置においては、種々のテンプレート文書の種別とそのテンプレート文書中の所定の指定領域を検索条件として設定し、この条件に該当する作成文書の該当領域を表示するように構成されているので、使用者の希望する任意の検索領域を指定することが可能となり、検索が容易になるとともに、検索時間を短縮することができる。
【0054】さらに、請求項3乃至請求項5の発明においては、検索条件として、さらに、検索すべき作成文書に含まれるべき文字列等を指定することができるように構成されているので、作成文書の検索精度が高まり、さらに検索時間を短縮することができる。




 

 


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