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発明の名称 電子ファイル装置
発行国 日本国特許庁(JP)
公報種別 公開特許公報(A)
公開番号 特開平7−110809
公開日 平成7年(1995)4月25日
出願番号 特願平5−257272
出願日 平成5年(1993)10月14日
代理人 【弁理士】
【氏名又は名称】蔵合 正博
発明者 佐々木 雅 宏 / 土 江 康 弘 / 桑 野 毅 / 大 塚 幸 代
要約 目的
文書を管理操作するうえで、ファイル群を文書という論理的集合として、あるいは文書群を分類という論理的集合として文書および分類を一つの処理単位として操作することを可能にし、分類内に存在する文書および分類の情報を高速に一覧提示し、さらに、文書および分類単位の独立な検索を可能とし、文書および分類の操作の一貫として検索を行うことを可能とする電子ファイル装置を提供すること。

構成
文書および分類を一つの処理単位として扱うためのファイル群およびディレクトリ群の構造を管理する文書分類管理部145と、装置全体の制御を行い文書および分類の処理の流れを制御する処理部144と、文書および分類それぞれに独立な検索情報を付与管理するデータベース処理部147を備え、文書および分類を一つの処理単位としてすべての操作が可能となる。
特許請求の範囲
【請求項1】 文書作成部によって作成されたファイル群を文書という論理的集合として処理するための文書属性情報を格納しておく文書属性情報ファイルと、前記ファイル群と前記文書属性情報ファイルとを格納する文書ディレクトリと、前記文書の集合を分類という論理的集合として階層的に管理および処理するための分類属性情報を格納しておく分類属性情報ファイルと、前記文書および分類属性情報ファイルを格納する分類ディレクトリ群と、前記ファイル群およびディレクトリ群の構造を管理する文書分類管理部と、装置全体の制御を行い文書および分類の処理の流れを制御する処理部とを備えた電子ファイル装置。
【請求項2】 分類に属する文書および分類の文書属性情報および分類属性情報のうちそれぞれの代表的な情報のみを格納する一覧ファイルを備えた請求項1記載の電子ファイル装置。
【請求項3】 文書および分類を一つの処理単位として、それぞれに独立な検索情報を付与管理するデータベース処理部と、前記データベース処理部に対して前記文書および分類の検索情報の登録および検索を指示する請求項1記載の処理部とを備えた請求項1または請求項2記載の電子ファイル装置。
【請求項4】 データベース処理部が、検索情報のうち代表的な情報のみを文書および分類処理時に自動的に更新する請求項3記載の電子ファイル装置。
発明の詳細な説明
【0001】
【産業上の利用分野】本発明は、文書を蓄積し、保管管理し、検索および処理する電子ファイル装置に関するものである。
【0002】
【従来の技術】近年、電子ファイル装置は、オフィス業務等の効率化、ペーパーレス化、省スペース化などを目的としてシステムが開発されて以来、オフィス内で普及し使用範囲が広がるにつれ、その機能および運用形態等に対する要求も、急速に高まりつつある。例えば、使用者については、専門に文書を入力および管理する業務担当者から、個人および一般作業者ヘと広がり、運用形態についても、さまざまな業務および文書への適応を求められてきており、文書の管理形態についても、共有管理形態から個人管理形態へと柔軟な管理機構を要求されてきている。
【0003】以下に従来の電子ファイル装置について説明する。従来の電子ファイル装置は、1ファイルで構成されるページあるいは文書のみを処理の単位として、文書に対して検索情報を付与管理し、主に検索処理において文書を探し出し、ページ単位および文書単位で表示などの操作を行っていた。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら上記の従来の構成では、複数のファイルで構成される文書が扱えない、あるいは文書の集合を分類という論理的集合として処理することができないため、文書および分類を階層的に分類し、分類内に文書を登録し、高速に一覧表示し、手軽に探し出すという操作ができないという問題点を有していた。
【0005】また従来の構成では、基本的には文書のみの検索しか行えず、たとえ検索情報に分類的な情報を付与してある程度の分類を想定しても、検索情報を分類のために使用してしまうため、分類の階層に制限ができてしまうことと、文書と分類に独立に設定できる検索情報の情報量にかなりの制約ができてしまうという問題点を有していた。
【0006】本発明は、上記従来の問題点を解決するものであり、文書の集合を分類という論理的集合として扱うことにより、文書および分類の階層的な管理および検索を容易に行なうことのできる電子ファイル装置を提供することを目的とする。
【0007】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するために、本発明の電子ファイル装置は、作成されたファイル群を文書という論理的集合として処理するための文書属性情報ファイルと、これらを格納する文書ディレクトリと、文書の集合を分類という論理的集合として階層的に管理および処理するための分類属性情報ファイルと、文書および分類属性情報ファイルを格納する分類ディレクトリによって構築される管理構造を有し、さらに、これらの管理構造を管理する文書分類管理部と、装置全体の制御を行い文書および分類の処理の流れを制御する処理部とを備えたものである。
【0008】本発明はまた、文書および分類の文書属性情報および分類属性情報のうちそれぞれの代表的な情報のみを格納する一覧ファイルを備えたものである。
【0009】本発明はまた、文書および分類を一つの処理単位として、それぞれに独立な検索情報を付与管理するデータベース処理部を備えたものである。
【0010】本発明はさらに、データベース処理部が検索情報のうち代表的な情報のみを文書および分類処理時に自動的に更新するようにしたものである。
【0011】
【作用】本発明は、上記構成によって、ファイル群を文書という論理的集合として、あるいは文書群を分類という論理的集合として処理することができ、またある分類に属する文書および分類の文書属性情報および分類属性情報のうち、それぞれの代表的な情報のみを高速に取得することができる。さらに検索処理についても、文書および分類を一つの処理単位として同等に処理することができ、文書および分類の文書属性情報および分類属性情報と検索情報の一貫性を自動的に保つことができる。
【0012】
【実施例】
(実施例1)以下、本発明の第1実施例について、図面を参照しながら説明する。図1は本発明の第1の実施例におけるファイルシステム内の管理構造を示すブロック図、図2は本発明の第1の実施例における装置全体の構成を示すブロック図である。まず初めに、図2を参照して装置全体の構成について説明する。図2において、71はキーボードあるいはマウスなどを介しユーザからの操作要求や指示情報などの入力情報を受け取る入力部、72は本システムで管理されている文書および分類などの操作および処理の結果を表示するための表示部、73は各種エディタ、ワードプロセッサ、画像編集ツール、表作成ツール等に代表される各種文書作成ツールによって構成される文書作成部、74は文書および分類などの操作および処理の管理を行う処理部、75は図1で示された文書分類管理ディレクトリ2以下に管理構造を構築し管理する文書分類管理部、76は図1で示されたシステム起点ディレクトリ1以下の格納場所となるファイルシステムである。
【0013】次に、図1を参照してファイルシステム76の構成について説明する。図1において、1はファイルシステム内にあって本システムを動作させるための起点を示すシステム起点ディレクトリ、2は文書および分類を管理するための起点となる文書分類管理ディレクトリ、3は分類を構成するための分類ディレクトリ、4は分類の属性情報を格納するための分類属性情報ファイル、5は文書を構成するための文書ディレクトリ、6は文書の属性情報を格納するための文書属性情報ファイル、7は文書を構成するファイルの集合を表す文書実体ファイル群、11、12、13、21、22、23、31、32、33、41、42、43はそれぞれ分類ディレクトリ3と分類属性情報ファイル4とで構成され、文書を階層的に分類管理するための分類、24、25、26、34、35、36、44、45、46、54、55、56はそれぞれ文書ディレクトリ5と文書属性情報ファイル6および文書実体ファイル群7とによって構成され、処理の最小単位として扱われる文書、17、27、37、47はそれぞれの階層に属する文書および分類の一覧情報を格納する一覧ファイル、61は文書作成ツールを起動するための文書作成ディレクトリ、62は文書作成ツールによって出力されたファイル群の集合を表す文書実体ファイル群、63、64、65は文書作成ツールによって出力され文書を構成する文書実体ファイルである。
【0014】以上のように構成された電子ファイル装置について、図1および図2を用いてその動作を説明する。まず、分類を作成する処理について説明する。入力部71がユーザから分類作成の指示とその作成分類の情報例えば分類作成場所を示す情報および作成分類名などを取得し、処理部74に対して分類作成の要求を出す。処理部74は、分類作成に必要となる属性情報を準備し、文書分類管理部75に分類作成を依頼する。文書分類管理部75は、ファイルシステム76内においてシステム起点ディレクトリ1下の文書分類管理ディレクトリ2下に制御を移し、そのディレクトリ下でディレクトリ構造をたぐりながら分類作成場所にあたる分類ディレクトリをさがす。最上位階層の分類を作成する場合は、文書分類管理ディレクトリ2が分類作成場所のディレクトリとなる。
【0015】ここで、分類11を作成する場合を例にして説明する。まず文書分類管理ディレクトリ2下に分類ディレクトリ3を作成し、このディレクトリ直下に分類属性情報ファイル4を作成し、そのファイル内を分類作成時に指定された属性情報によって編集し、分類の作成を終了する。図3(a)に分類属性情報ファイル4の例を示す。この例では、レコード81には分類名情報として分類11、レコード82には所有者情報としてユーザ1、レコード83には作成日情報として1992年4月1日、レコード84には階層番号情報として1という属性情報が設定されている。この階層番号情報は、その分類が存在する階層の順番を最上位階層から数えた番号で表した情報である。さらに、レコード85には、データベース情報として検索表有りという属性情報が設定されているが、これは実施例2の構成で、その分類内で検索処理を行うときに使用する情報である。以下レコード86、レコード87、・・・、レコード94にはそれぞれアクセス権情報、アイコン情報、ユーザ情報、その他分類属性情報が設定されるようになファイル構造になっているが、これらの属性情報は、システムによってさまざまな情報を設定しても構わない。
【0016】次に、文書を作成する処理について説明する。入力部71がユーザから文書作成の指示を受け、処理部74に対して文書作成の要求を出す。処理部74は、ファイルシステム76内においてシステム起点ディレクトリ1下の文書作成ディレクトリ61下に制御を移し、文書作成部73を構成する文書作成ツールを起動し、文書作成ツールによる文書作成処理が終了するのを監視する。文書作成ツールが終了した時点で、処理部74は、入力部71を介して、作成文書の情報例えば文書作成場所を示す情報および作成文書名などを取得し、文書作成に必要となる属性情報を準備し、文書分類管理部75に文書作成を依頼する。文書分類管理部75は、ファイルシステム76内においてシステム起点ディレクトリ1下の文書分類管理ディレクトリ2下に制御を移し、そのディレクトリ下でディレクトリ構造をたぐりながら文書作成場所にあたる分類ディレクトリをさがす。
【0017】ここで、文書26を作成する場合を例にして説明する。まず分類ディレクトリ3下に文書ディレクトリ5を作成し、このディレクトリ直下に文書作成ディレクトリ61下に存在する文書実体ファイル63、64、65によって構成される文書実体ファイル群62を複写し、文書実体ファイル群7を形成し、さらに文書属性情報ファイル6を作成し、そのファイル内を文書作成時に指定された属性情報によって編集し、文書の作成を終了する。図3(b)に文書属性情報ファイル6の例を示す。この例では、レコード101には文書名情報として文書26、レコード102には所有者情報としてユーザ2、レコード103には作成日情報として1992年6月1日、レコード104には階層番号情報として99という属性情報が設定されている。文書の場合の階層番号情報とは、文書そのものの階層を表わす番号で、このシステムの例では99に固定にしている。さらに、レコード105には文書タイプ情報としてワープロ3という属性情報が設定されているが、これはその文書がどの文書作成ツールで作成されたかを識別するための情報である。以下レコード106、レコード107、・・・、レコード114にはそれぞれアクセス権情報、アイコン情報、ユーザ情報、その他文書属性情報が設定されるようになファイル構造になっているが、これらの属性情報は、システムによってさまざまな情報を設定しても構わない。
【0018】次に、文書および分類を一覧表示する処理について説明する。入力部71がユーザから一覧表示の指示とその一覧表示場所を示す情報などを取得し、処理部74に対して一覧表示の要求を出す。処理部74は、文書分類管理部75に一覧表示を依頼する。文書分類管理部75は、ファイルシステム76内においてシステム起点ディレクトリ1下の文書分類管理ディレクトリ2下に制御を移し、そのディレクトリ下でディレクトリ構造をたぐりながら一覧表示場所にあたる分類ディレクトリをさがす。
【0019】ここで、分類11下の一覧表示をする場合を例にして説明する。分類11下には分類21、分類22、・・・、分類23、および文書24、文書25、・・・、文書26が存在するので、文書分類管理部75は、それぞれの分類ディレクトリおよび文書ディレクトリ下の分類属性情報ファイルおよび文書属性情報ファイルを読み出し、分類11下の一覧表示に必要となる情報を取得し処理部74に返す。処理部74は、この情報を表示部72に受け渡して、一覧表示の処理を終了する。この一覧表示の処理において、分類11に属する分類21、22、23の分類属性情報および文書24、25、26の文書属性情報のうちそれぞれの代表的な情報のみを格納する一覧ファイル27を作成することにより、一覧処理を高速に行うことが可能となる。図3(c)に一覧ファイル27の例を示す。この例では、レコード121、レコード122、・・・、レコード128にはそれぞれ分類21、分類22、・・・、分類23、文書24、文書25、・・・、文書26の属性情報のうち一覧表示に必要な情報として文書分類名情報、所有者情報、作成日情報、階層番号情報、データベース情報/文書タイプ情報、アクセス権情報、アイコン情報が設定されている。これらの情報については、文書および分類が作成された場合に、新たにその文書および分類に対応するレコードが追加される。これらの一覧表示に必要な属性情報は、システムによってさまざまな情報を取捨選択して構わない。この一覧ファイルの情報をそのまま一覧表示の処理で返すことで、高速な処理が可能となる。
【0020】文書および分類を複写する処理については、複写によって新たに登場した該当の文書および分類の文書属性情報および分類属性情報が複写元の文書属性情報および分類属性情報が使われることを除いて、文書および分類の作成の処理とほぼ同様である。文書名および分類名変更の処理については、対応する属性情報ファイルの更新と一覧ファイルの対応レコードの更新を行うことで実現される。文書および分類の削除の処理については、該当の文書および分類に関連するディレクトリ群およびファイル群を削除し、該当文書および分類の上位分類ディレクトリに存在する一覧ファイル内の該当レコードを削除することで実現される。
【0021】以上のように本実施例によれば、文書および分類を一つの処理単位として操作可能な階層的な管理構造を導入し、ファイル群を文書という論理的集合として、あるいは文書群を分類という論理的集合として処理することが可能となる。また、一覧ファイルの導入により、文書および分類の一覧表示において、高速な処理が可能となる。
【0022】(実施例2)次に、本発明の第2の実施例について図面を参照しながら説明する。図4は本発明の第2の実施例における電子ファイル装置の構成を示すものである。図4において、141はキーボードあるいはマウスなどを介しユーザからの操作要求や指示情報などの入力情報を受け取る入力部、142は本システムで管理されている文書および分類などの操作および処理の結果を表示するための表示部、143は各種エディタ、ワードプロセッサ、画像編集ツール、表作成ツール等に代表される各種文書作成ツールによって構成される文書作成部、145は図1で示された文書管理ディレクトリ2以下に管理構造を構築し管理する文書分類管理部、146は図1で示されたシステム起点ディレクトリ1以下の格納場所となるファイルシステムである。以上は図1の構成と同様なものである。図1の構成と異なるのは処理部144に、文書および分類を検索する際の処理を追加したことと、文書および分類の検索のためのデータベース処理を行うデータベース処理部147と、データベースエンジンなどによって実現されるデータベース管理部148と、文書および分類のデータベース情報が格納されているデータベース149とを新たに付け加えた点である。
【0023】以上のように構成された電子ファイル装置について、以下図4および図5を用いてその動作を説明する。まず、分類を作成する処理について説明する。入力部141がユーザから分類作成の指示を受け、処理部144の要求によって文書管理部145が分類の作成を終了するまでの処理は実施例1と同様であるが、本実施例では、分類の作成を終了した時点で、処理部144がデータベース処理部147に分類の作成完了を通知し、データベース処理部147は、作成完了した該当の分類の分類属性情報のうち検索情報として代表的な項目(システム代表検索情報)と、あらかじめ決めておいた情報、例えば文書分類名情報、所有者情報、作成日情報、階層番号情報等を指定して、データベース管理部148を介してデータベース149に該当の情報を自動的に更新する。
【0024】次に、文書を作成する処理について説明する。入力部141がユーザから文書作成の指示を受け、処理部144の要求によって文書作成部143および文書管理部145が文書の作成を終了するまでの処理は実施例1と同様であるが本実施例では文書の作成を終了した時点で、処理部144がデータベース処理部147に文書の作成完了を通知し、データベース処理部147は、作成完了した該当の文書の文書属性情報のうち検索情報として代表的な項目と、あらかじめ決めておいた情報、例えば文書分類名情報、所有者情報、作成日情報、階層番号情報等を指定して、データベース管理部148を介してデータベース149に該当の情報を自動的に更新する。
【0025】次に、文書および分類にユーザが指定した検索情報を設定する処理について説明する。入力部141がユーザからの検索情報設定の指示と、検索情報を設定する文書および分類の存在場所を示す情報および検索情報を設定する検索項目名と検索情報データなどを取得し、処理部144に対して検索情報設定の要求を出す。処理部144は、データベース処理部147に検索情報設定を依頼する。データベース処理部147は、指定された検索項目に対して指定された検索情報データをデータベース管理部148の機能を使用してデータベース149に登録する。図5に検索情報の構成例を示す。この例では、検索項目として、分類パス151、文書分類名152、所有者153、作成日154、階層番号155、項目156〜158等が設定されており、行161〜192のそれぞれの検索情報が分類11、分類12、・・・、文書56に対応する検索情報になっている。検索項目の分類パス151は、文書および分類が存在する上位の分類を表す項目である。検索項目の文書分類名152は、文書および分類の名称を表す項目で、それぞれ文書属性情報および分類属性情報の文書名および分類名と同じ情報で、検索項目の所有者153、作成日154、および階層番号155はそれぞれ文書属性情報および分類属性情報の所有者、作成日、および階層番号と同じ項目である。この例では、システム代表検索情報の検索項目をこの5つの項目にしている。その他の検索項目として項目156〜158が設定されているが、この検索項目はユーザが自由に設定することができる項目である。システム代表検索情報の検索項目については、システムによってさまざまな項目を設定しても構わないが、文書および分類を処理することで更新される項目をシステム代表検索情報の検索項目として設定することになる。
【0026】次に、文書および分類の検索処理について説明する。まず入力部141が、ユーザからの文書および分類の検索指示と、検索を行うための検索条件情報として検索項目名とその検索項目に対する検索キーワードおよび検索条件式などで表される組み合せ検索情報などを取得し、処理部144に対して文書および分類の検索の要求を出す。処理部144は、データベース処理部147に検索条件情報をもって文書および分類の検索を依頼する。データベース処理部147は、指定された検索条件情報にしたがって検索コマンドを組み立て、データベース管理部148の機能を使用してデータベース149内を検索し、検索条件に合致した文書および分類に対応する図5で示す行の検索情報群を取得する。この検索情報群が処理部144に返され、表示部142によって文書および分類の検索結果としてユーザに示される。
【0027】文書および分類を複写する処理については、文書分類管理部145が行う処理は実施例1と同様である。さらに、文書および分類の作成の処理と同様に、複写によって新たに登場した該当の文書および分類のシステム代表検索情報を、データベース処理部147が新たに登録することで実現される。文書名および分類名変更の処理については、文書分類管理部145が行う処理は実施例1と同様である。さらに、該当の文書および分類のシステム代表検索情報を、データベース処理部147が更新することで実現される。文書および分類の削除の処理については、文書分類管理部145が行う処理は実施例1と同様である。さらに該当の文書および分類の検索情報すべてを、データベース処理部147が削除することで実現される。
【0028】以上のように本実施例によれば、文書および分類を一つの処理単位として操作可能な階層的な管理構造を導入し、それぞれに独立な検索情報を付与管理して独立な検索を可能とし、文書および分類の文書属性情報および分類属性情報と検索情報の一貫性を自動的に保つことができる。
【0029】
【発明の効果】以上のように本発明は、作成されたファイル群を文書という論理的集合として処理するための文書属性情報ファイルと、これらを格納する文書ディレクトリと、文書の集合を分類という論理的集合として階層的に管理および処理するための分類属性情報ファイルと、文書および分類属性情報ファイルを格納する分類ディレクトリによって構築される管理構造を設け、さらに、これらの管理構造を管理する文書分類管理部と、装置全体の制御を行い文書および分類の処理の流れを制御する処理部とを設けることにより、ファイル群を文書という論理的集合として、あるいは文書群を分類という論理的集合として処理することが可能になり、文書および分類を一つの処理単位として操作することができる優れた電子ファイル装置を実現できるものである。
【0030】また本発明は、文書および分類の文書属性情報および分類属性情報のうちそれぞれの代表的な情報のみを格納する一覧ファイルを設けることにより、ある分類に属する文書および分類の属性情報を高速に取得することが可能になり、分類内に存在する文書および分類の情報を高速に一覧提示することができる優れた電子ファイル装置を実現できるものである。
【0031】また本発明は、文書および分類を一つの処理単位として、それぞれに独立な検索情報を付与管理するデータベース処理部を設けることにより、検索処理についても文書および分類を一つの処理単位として同等に処理することが可能になり、文書および分類単位の独立な検索を可能とすることができる優れた電子ファイル装置を実現できるものである。
【0032】さらに本発明は、データベース処理部が検索情報のうち代表的な情報のみを文書および分類処理時に自動的に更新することにより、文書および分類の文書属性情報および分類属性情報と検索情報の一貫性を自動的に保つことが可能になり、文書および分類の操作の一貫として検索を行うことができる優れた電子ファイル装置を実現できるものである。




 

 


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