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発明の名称 秘書代行システム
発行国 日本国特許庁(JP)
公報種別 公開特許公報(A)
公開番号 特開平7−95293
公開日 平成7年(1995)4月7日
出願番号 特願平5−237948
出願日 平成5年(1993)9月24日
代理人 【弁理士】
【氏名又は名称】小鍜治 明 (外2名)
発明者 中川 章子
要約 目的
PBXの機能をコンピュータから制御できるように規定した秘書代行システムにおいて、代行処理中の伝言の聞き忘れを防ぐ。

構成
コンピュータ18によりアクセスされるデータベースに、秘書代行処理を依頼するテナント側のテナント情報として営業時間、内線番号などを登録しておき、未伝達の伝言をコンピュータ18により自動発信させる。
特許請求の範囲
【請求項1】PBXとコンピュータとを備え、不在テナントの代わりに電話応対の代行を行う秘書代行システムであって、前記コンピュータはテナントの会社名、回線番号、内線番号、営業時間を含む情報のデータベースに接続されると共に、テナントの営業終了前までに未伝達の伝言を自動発信するように構成されていることを特徴とする秘書代行システム。
【請求項2】サービス時間の終了時に、代行依頼が行われた全テナント中、伝言未伝達のテナントの検索を行い、伝言未伝達のテナントに対して順に自動発信を行うことを特徴とする秘書代行システム。
発明の詳細な説明
【0001】
【産業上の利用分野】本発明は、PBXとコンピュータ連動させて構築した秘書代行システムに関するものである。
【0002】
【従来の技術】呼び出されたテナントの代わりに、秘書代行オフィスに回線接続の切り替えを行って、秘書代行オフィスのオペレータが電話応対を行うシステムを秘書代行システムという。
【0003】秘書代行システムにおいて、秘書代行を依頼するテナントは、データベースとして予めテナント情報を登録され、テナントは会社を留守にする場合や、忙しいときに、秘書代行特番に電話をかけて、秘書代行オフィスのオペレータに対して、代行サービスを依頼するようになっている。
【0004】そして、外線から秘書代行を依頼したテナントにかけられた電話は、PBXによって秘書代行オフィスの電話に接続切り替えが行われ、オペレータ横のコンピュータにテナント情報が表示されて、電話がコールされるので、オペレータは、テナントの代わりにテナント情報を参考にして電話応対を行うものである。 以上のような概要の秘書代行システムでは、従来、代行依頼中の伝言を聞くためにはテナント側が代行オペレータに電話をかけて伝言を聞いていた。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】したがって、従来の秘書代行システムにおいては、オペレータが電話をかけ忘れたり、代行サービス時間外に電話をかけられた場合などにおいて、テナントが伝言を聞き損じる場合があるという問題点があった。
【0006】そこで本発明は、伝言もれを防止できる秘書代行システムを提供することを目的とする。
【0007】
【課題を解決するための手段】本発明は、上記の課題を解決するために、コンピュータはテナントの会社名、回線番号、内線番号、営業時間を含む情報のデータベースに接続されると共に、テナントの営業終了前までに未伝達の伝言を自動発信するように構成されている。
【0008】
【作用】本発明は、上記構成により、伝言聞き取りが行われていないテナントに対して、秘書代行システムが自動発信により電話をかけて、伝言伝達するので、伝言もれを防止できる。
【0009】
【実施例】以下、図面を参照しながら本発明の実施例について詳細に説明する。
【0010】図1は、本発明の一実施例におけるPBXとコンピュータを連動した秘書代行システムの構成図である。
【0011】図1において、符号11はディジタル式の構内交換機を示しており、構内交換機11にはテナント用オフィス用の複数個の電話機12と代行処理オフィス用に1台の電話機13が内線14により接続されている。 構内交換機11は、発信、着信などの制御、回線接続の切り替えや、回線情報の取得、自動ダイヤルによる自動発信機能を有し、回線15により公衆電話網16と接続され、不在テナントの電話機12に対して外部の電話機17から電話がかけられた場合、代行オフィスの電話機13に回線接続の切り替えを行う。
【0012】構内交換機11にはコンピュータ連動インターフェースを介してコンピュータ18がRS−232C等のシリアルインターフェースによる伝送路19により通信可能に相互接続されている。コンピュータ18は、管理情報の収集、自動ダイヤル等の制御を構内交換機11に対して行うようになっている。
【0013】コンピュータ18には、代行処理を依頼するテナントのテナント情報データベースと代行中の伝言の聞き取り状況のためのデータベースをファイルとして格納するハードディスクユニットなどの外部記憶装置110が接続されている。
【0014】コンピュータ18は、秘書代行アプリケーションが搭載され、代行依頼中のテナントに着信があった場合、テナント情報データベースをもとに画面にテナント情報が表示され、それを参考にして代行オフィスのオペレータが、電話応対を行ってテナントに対する伝言を受け付ける。
【0015】外部記憶装置110が格納する、代行依頼テナント情報のデータベースは、図3に示されているように、テナントの会社名、外線番号、内線番号、代表者名、業務内容、営業時間、備考欄のデータフィールドを有している。
【0016】また、外部記憶装置110が格納する、代行依頼・伝言伝達状況データベースは、図4に示されているように、当日の代行テナント依頼の有無と伝言伝達状況のデータフィールドを有している。
【0017】テナントから秘書代行オフィスへの代行処理依頼、代行処理解除、伝言聞き取りのための発信は、電話機12を使い、構内交換機11を介して、コンピュータ18に伝えられる。コンピュータ18に通知された上述のテナントの代行依頼の有無、代行処理解除後に伝言聞き取りが終わっているかのステータス情報は、外部記憶装置110が格納している、代行依頼・伝言伝達データフィールドに上書きされ、最新情報に更新される。
【0018】以上のシステム構成の、秘書代行システムにおける伝言伝達のための自動発信の制御手順を図5のフローチャートに従って説明する。
【0019】まず、ステップs51で、テナント情報登録済みのテナントから代行依頼、代行解除、伝言伝達のための聞き取りがあった場合、ステップs52で代行依頼・伝言伝達状況データベースに記憶される。
【0020】ステップs53で構内交換機11はタイマー管理部を使って、テナント情報データベースに格納されているテナント営業終了の1時間前になると、コンピュータ18に通知する。
【0021】ステップs54でコンピュータ18は伝言伝達チェック部により、外部記憶装置110内の代行依頼・伝言伝達状況データベースを検索して、該当テナントが当日代行依頼しており、伝言伝達が行われたかをチェックする。
【0022】ステップs54で伝言が伝達されている場合は、何も処理をしないで、このフローチャートから抜ける。
【0023】ステップs54で伝言伝達が行われていない場合は、ステップs55でデータベース検索部により該当テナントの内線番号を取り出し、ステップs56でコンピュータ18から構内交換機11に対して、代行オフィスの回線の空き時間に自動発信を依頼する。
【0024】ステップs57で該当テナントと回線の接続が行われると、代行オフィスのオペレータがテナントに対して伝言伝達を行う。
【0025】ステップs53において、タイマー管理部は、代行オフィスの代行サービス終了時間も管理しており、ステップs58で代行オフィスの終了時間になると、代行依頼・伝言伝達状況データベースにより、当日代行を依頼したテナントの伝言伝達のチェックを行い、ステップs59で伝言未伝達の全てのテナントに対して順次伝達するために、ステップs56、ステップs57を繰り返し行う。
【0026】
【発明の効果】本発明は、上述のように構成したので、代行処理を依頼したテナントが、テナントの営業時間終了までに、未伝達の伝言がコンピュータからの制御でテナント側への自動発信され伝達されることで、秘書代行オフィスのオペレータが伝言の聞き取りをチェックする必要がない上に、伝言の未伝達を減少させることができる。




 

 


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