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発明の名称 文書管理装置
発行国 日本国特許庁(JP)
公報種別 公開特許公報(A)
公開番号 特開平7−93341
公開日 平成7年(1995)4月7日
出願番号 特願平5−239696
出願日 平成5年(1993)9月27日
代理人 【弁理士】
【氏名又は名称】小鍜治 明 (外2名)
発明者 安永 文昭
要約 目的
文書データを分類するための分類情報の一覧表示をユーザの目的に応じて容易に変更することを目的とする。

構成
ディスプレイ8上に表示されたウインドウ40の各矩形(矩形41から矩形46)内には、分類管理テーブル12に設定されている分類名(“内科”,“小児科”等)が表示されている。このウインドウ40において、分類名の表示配置を変更する場合、移動元と移動先の矩形を指定すれば、この表示配置を管理する分類配置テーブル11が変更され、ウインドウ40内に表示されている分類名の配置が変更される。
特許請求の範囲
【請求項1】文書データを記憶するための文書データ記憶手段と、前記文書データ記憶手段に記憶される文書データを分類するための分類情報を記憶する分類情報記憶手段と、前記分類情報記憶手段に記憶された分類情報を指定して、前記文書データ記憶手段に文書データを記憶させ、又、前記文書データ記憶手段に記憶された文書データを検索する文書登録/検索手段と、表示手段と、前記分類情報記憶手段に記憶された分類情報を前記表示手段に一覧表示するための表示管理テーブルと、前記表示管理テーブルに基づき、前記分類情報記憶手段に記憶された分類情報を前記表示手段に一覧表示させる表示制御手段とを有する装置であって、前記表示管理テーブルを変更する手段を有することを特徴とする文書管理装置。
発明の詳細な説明
【0001】
【産業上の利用分野】本発明は、電子ファイリング装置等の文書管理装置に関し、特にディスプレイ上に一覧表示された分類名の配置を、ユーザが自由に変更できるようにした文書管理装置に関するものである。
【0002】
【従来の技術】従来より電子ファイリング装置等の文書管理装置においては、文書データに対して、分類名や文書名を付加して、光ディスク等の大容量記憶装置に登録できる。
【0003】一旦登録した文書データは、登録時に付加した分類を用いて検索する事ができる。検索時には、図11に示すように、分類名一覧表示用のウインドウ40をディスプレイ上に表示させ、ウインドウ40中の矩形41,矩形42,矩形43,矩形44,矩形45,矩形46に予め設定されている分類名を表示させる。ユーザは、マウス等の入力装置を用いて、所望の分類を指定すれば、指定された分類に該当する文書の文書名が一覧表示される。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら上記従来の文書管理装置では、表示される分類名は、分類名が設定された順番に所定の矩形内に規則的に表示されていた。そのため、分類名が多くなった場合でも、分類名は所定の場所にしか表示されず、使用頻度の高いものも低いものもばらばらに表示されてしまい、文書データの検索・登録時に分類を指定する場合、使用頻度の高い分類名が見つけにくい場所に表示され、逆に使用頻度の低い分類名が見つけやすい場所に表示されてしまい、分類の指定が困難であるという問題点を有していた。
【0005】本発明は上記問題点に鑑み、分類名の表示配置を容易に変更できる文書管理装置を提供することを目的とする。
【0006】
【課題を解決するための手段】本発明は上記問題点を解決するために、分類情報を一覧表示するための管理テーブルを変更する手段を有する。
【0007】
【作用】本発明は上記手段により、文書データを分類するための分類情報を表示手段上に一覧表示する際の配置を容易に変更する事ができる。
【0008】
【実施例】以下、本発明の実施例について説明する。
【0009】図1は本発明の一実施例における文書管理装置のブロック図であって、1はROM2内のプログラムに従って装置の制御及び各種データ処理を行うCPU、3は各種データを記憶するRAM、4は光磁気ディスク等の記録媒体により文書データ等を記憶する補助記憶装置、5はキーボード、6はマウス、7は原稿を光学的に読取り、電気信号に変換するイメージスキャナ、8はデータの表示を行うためのCRTや液晶等のディスプレイである。
【0010】補助記憶装置4内には、図2に示す通り、分類配置テーブル11、分類管理テーブル12、文書管理部13及び文書データ記憶部14が設定されている。図3に示す通り、分類管理テーブル12は、ユーザによって設定される各分類に対応して複数の分類情報を有し、又、文書管理部13は、文書データ記憶部14内に記憶された各文書データ(イメージスキャナ7から読み取られたイメージデータ)に対応した複数の文書管理情報を有する。
【0011】分類管理テーブル12内の各分類情報は、それぞれ分類ID、分類名、文書管理部13内の文書管理情報への第1のポインタを有する。分類IDは、ユーザによって分類が設定される順番に各分類情報に付加されるシリアル番号である。従って、六個の分類が設定されていれば、この分類管理テーブル12内には六個の分類情報が設定され、それぞれに“1”から“6”までの分類IDが付加される。又、第1のポインタはその分類に対して最初に登録された文書の文書管理情報の記憶場所を記憶するものである。
【0012】文書管理部13内の文書管理情報は各文書データごとに付加される文書名、文書データ記憶部14内に記憶される文書データへの第2のポインタ、その文書データと同一の分類に対して、その文書データの次に登録された文書データの文書管理情報への第3のポインタを有する。従って、文書管理部13内の各文書管理情報は、第2のポインタによって文書データ記憶部14内の各文書データと連結されており、又、同じ分類を有する複数の文書管理情報が第3のポインタによって連結されている。同じ分類を有する複数の文書管理情報のうち、その分類に対して最初に登録された文書管理情報が、分類管理テーブル12内の分類情報の第1のポインタによって特定されるため、分類名が指定されると、その分類に対応した全ての文書を検索する事ができる。
【0013】補助記憶装置4に登録された文書データを、分類によって検索する場合、ディスプレイ8上には図9や図11に示すように、ウインドウ40内に分類名一覧が表示される。このウインドウ40内には、ROM2内に登録されている分類一覧表示情報50(図5にその構成を示す)に従って、所定の位置に矩形41,矩形42,矩形43,矩形44,矩形45,矩形46が表示される(分類一覧表示情報50内には上記各矩形のウインドウ40内での表示位置とそのサイズが記憶されている)。CPU1は、補助記憶装置4内の分類配置テーブル11の内容に従って、ウインドウ40内の各矩形41から矩形46内に分類名を表示させる。分類配置テーブル11には、図6に示すように、分類管理テーブル12内の分類情報の分類IDが登録されている。分類一覧表示情報50及び分類配置テーブル11の先頭アドレスは、CPU1によって記憶されており、それぞれの内部データは先頭アドレスからの相対番地で管理される。
【0014】ウインドウ40内の各矩形、分類一覧表示情報50内の各矩形に関する情報、及び分類配置テーブル11内の各分類IDはそれぞれ一対一に対応しており、文書データを検索する場合には、ユーザが、分類名が表示されたウインドウ40内の矩形をマウス6で指定すると、CPU1は、指定された位置がどの矩形内であるかを分類一覧表示情報50内で調べ、該当する矩形に関する情報が記憶された位置の分類一覧表示情報50内での相対番地を取得する。すると、取得した相対番地により、分類配置テーブル11内に登録されている分類IDを得、その分類IDに該当する分類情報から該当する文書が検索される。
【0015】以上のように構成された本発明の文書管理装置について、以下、その動作を図7及び図8のフローチャートを用いて説明する。
【0016】まず、文書データを登録したり検索したりする場合に、ディスプレイ8上に分類名の一覧を表示させる処理について説明する。
【0017】まず、ステップ1において、CPU1は分類一覧表示情報50を参照して、ディスプレイ8の所定位置に、図4に示すようなウインドウ40及び矩形41,矩形42,矩形43,矩形44,矩形45,矩形46を表示させる。次に、ステップ2において、アドレスカウンタとして用いられる変数iを“0”に初期化し、ステップ3からステップ8のルーチン処理を行う。
【0018】ルーチン処理では、CPU1は、先ずステップ3において、分類配置テーブル11内の相対番地第i番地を参照し、第i番地に分類IDが設定されていれば(ステップ4)、ステップ5において、第i番地に設定されている分類IDを用いて分類管理テーブル12内を検索し、当該分類IDに対応した分類名を取得する。分類名を取得すると、ステップ6において、分類一覧表示情報50内の第i番地に登録されている情報に基づき、該当する矩形内に分類名を表示させる。
【0019】以上、ステップ3からステップ6までの処理を、ステップ7での条件を満たすまで(分類配置テーブル11内の全てのデータに対して処理を行うまで)、ステップ8において変数iを更新しながら繰り返す。これにより、ウインドウ40内の矩形41,矩形42,矩形43,矩形44,矩形45,矩形46に該当する分類名が順次表示される。
【0020】次に、ウインドウ40内の各矩形内に表示される分類名の配置を変更する処理について説明する。
【0021】ステップ11において、キーボード5やマウス6によって、ウインドウ40内で移動させる分類名が表示された矩形が指定されると、CPU1は、ステップ12において、分類一覧表示情報50を参照し、移動元の分類に該当する分類配置テーブル11内の相対番地Xを取得する。相対番地Xが取得されると、ステップ13において、移動先の矩形が指定されるのを待ち、ウインドウ40内で移動先の矩形が指示されると、ステップ14において、分類一覧表示情報50を参照し、移動先の矩形に該当する相対番地Yを取得する。続いて、ステップ15において、分類配置テーブル11内の第X番地に記憶された分類IDをRAM3内のバッファ100に退避し、ステップ16で相対番地Xと相対番地Yの大小比較を行い、ステップ17またはステップ18の処理を行う。相対番地Xが相対番地Yよりも大きい場合には、ステップ17において、分類配置テーブル11内の第Y番地から第(X−1)番地までに登録されている分類IDを、それぞれ1番地ずつ後ろの番地に、即ち第(Y+1)番地から第X番地に移動させる。又、相対番地Xが相対番地Yよりも小さい場合には、ステップ18において、分類配置テーブル11内の第(X+1)番地から第Y番地までに登録されている分類IDを、それぞれ1番地ずつ前の番地に、即ち第X番地から第(Y−1)番地に移動させる。
【0022】ステップ17またはステップ18の処理の後、ステップ19において、ステップ15でバッファ100に退避した分類IDを、分類配置テーブル11内の第Y番地に書き込んで、分類名の表示配置の変更処理は終了する。
【0023】以上に説明した分類名の表示配置の変更について、その具体例を説明する。今、図9のように、ウインドウ40内の矩形41,矩形42,矩形43,矩形44,矩形45,矩形46のそれぞれに、“内科”,“婦人科”,“小児科”,“耳鼻科”,“外科”,“精神科”という分類名が表示されているものとする。このとき、分類管理テーブル12には、“1”から“6”までの分類IDとそれぞれに対応する分類名が、又、分類配置テーブル11には、分類IDが図に示す通りに設定されている。ここで、矩形45内に表示されている“外科”という分類名を、矩形42に移動させたい場合には、マウス6を用いて、移動元として矩形45を、移動先として矩形42を指定する。すると、先ず、相対番地Xとして、矩形45に対応する“5”が、又、相対番地Yとして、矩形42に対応する“2”が取得される。次に、図10(a)に示すように、分類配置テーブル11内において相対番地Xである第4番地に設定されている分類ID“5”がRAM3内に退避された後、図10(b)に示すように、第1番地から第3番地に設定されている分類IDが第2番地から第4番地へと移動される。そして、最後に図10(c)に示すように、RAM3内のバッファ100内の分類ID“5”が相対番地Yである第1番地に書き込まれて処理を終了する。
【0024】分類配置テーブル11が書き換えられると、新たな分類配置テーブル11にしたがって、ウインドウ40内に分類名が表示され、図11のように、分類名“外科”が矩形42内に、又、“婦人科”,“小児科”,“耳鼻科”が矩形43から矩形45に表示される。
【0025】以上のように本実施例では、分類名の表示を管理する分類配置テーブル11を、分類そのものの管理情報とは独立して設けたため、分類名の一覧表示内において、各分類名の配置を容易に変更することができ、かつ、配置の変更が文書管理に何等の影響を与えない。
【0026】
【発明の効果】本発明は、分類情報の表示を管理するための管理テーブルを変更する手段を有するために、分類名の一覧表示内において、各分類名の配置を容易に変更することができる。




 

 


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