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発明の名称 電子ファイリング装置
発行国 日本国特許庁(JP)
公報種別 公開特許公報(A)
公開番号 特開平7−73295
公開日 平成7年(1995)3月17日
出願番号 特願平5−221082
出願日 平成5年(1993)9月6日
代理人 【弁理士】
【氏名又は名称】小鍜治 明 (外2名)
発明者 仲山 健
要約 目的
電子ファイリング装置において、登録済みの文書データに、両面原稿を容易に追加登録することができる装置を実現する。

構成
イメージスキャナ11で読み取られた両面原稿は、外部メモリ6内の文書データ記憶部8に記憶されるとともに、表面と裏面それぞれ別々に各頁の管理情報が両面読取管理情報記憶部4に記憶される。原稿の読み取り後、CPU1は両面読取管理情報記憶部4内の情報に従って、文書連結情報記憶部5内に表面と裏面を合成した文書管理データを設定する。その後、設定した文書管理データを文書管理部7内の文書管理データに追加することにより、両面原稿のデータの追加登録は終了する。
特許請求の範囲
【請求項1】イメージ化された文書データを記憶する文書データ記憶部と、新規に原稿の表面上の情報を読み取る第1の読み取り手段と、新規に原稿の裏面上の情報を読み取る第2の読み取り手段と、前記第1の読み取り手段と前記第2の読み取り手段によって読み取られたイメージデータを一つの文書データとして合成する文書合成手段と、前記文書合成手段によって合成された文書データを、前記文書データに記憶されたデータと合成する手段とを有することを特徴とする電子ファイリング装置。
発明の詳細な説明
【0001】
【産業上の利用分野】本発明は、スキャナで読み取った原稿に、キーワード等の情報を付加し、イメージデータとして光ディスク等の記憶媒体に記録することができる装置に関し、特に、表裏両面を有する原稿にも柔軟に対応できる電子ファイリング装置に関するものである。
【0002】
【従来の技術】近年、業務効率化の一貫として、文書管理の重要性に対する認識が高まっている。そのような中で、電子ファイリング装置の活用により、オフィススペースの有効活用や、文書の検索業務の合理化が図られている。そのため、使用者からはユーザーインターフェースの向上により、より操作性のよい電子ファイリング装置の提供が求められている。
【0003】従来の電子ファイリング装置では、スキャナに一又は複数の原稿がセットされると、セットされた原稿が一枚ずつスキャナの読取部へ搬送され、そこで原稿上の情報が光学的に読み取られる。読み取られた情報は、電気信号に変換された後に2値化されて光ディスク等の記憶媒体に記録される。
【0004】読み取る原稿が両面に情報が記されたものである場合、表側と裏側をそれぞれ連続して読み取った後、各原稿の表と裏が連続するようにデータが編集され、ひとつのファイルとして記憶媒体に記録される。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら上記従来の電子ファイリング装置では、既に記憶媒体に記録済みの文書に両面原稿のデータを追加することができなかった。従って、追加登録する原稿が両面原稿であった場合には、連続読み取りを行う事ができず、一頁ずつ読み取ってはデータを追加する必要があり、作業効率が悪いという問題点を有していた。本発明はこの点に鑑み、操作性に優れた電子ファイリング装置を提供するものである。
【0006】
【課題を解決するための手段】本発明は問題点を解決するために、イメージ化された文書データを記憶する文書データ記憶部と、新規に原稿の表面上の情報を読み取る第1の読み取り手段と、新規に原稿の裏面上の情報を読み取る第2の読み取り手段と、前記第1の読み取り手段と前記第2の読み取り手段によって読み取られたイメージデータを一つの文書データとして合成する文書合成手段と、前記文書合成手段によって合成された文書データを、前記文書データに記憶されたデータと合成する手段とを有する。
【0007】
【作用】本発明は上記手段により、両面原稿を表面・裏面別々に読み取り、読み取ったデータを合成して指定した文書データに追加することができる。
【0008】
【実施例】以下、本発明に係わる実施例について説明する。
【0009】図1は本発明の一実施例における電子ファイリング装置のブロック図であって、1は装置全体の制御やデータ処理を行うCPU、2はプログラム等を記憶するROM、3はCPU1によって処理されるデータ等を記憶するRAM、4はRAM3内にあって、両面読取を管理するための情報を記憶する両面読取管理情報記憶部、5は両面読取管理情報記憶部4内の情報に基づき、表面・裏面のデータを合成した場合の文書データを管理するための文書連結情報記憶部、6は光ディスク等の外部メモリ、7は外部メモリ6にあって、登録された文書データを管理するための文書管理情報を記憶する文書管理部、8は文書管理部7によって管理される文書データを記憶する文書データ記憶部、9はキーボード、10はマウスである。又、11は原稿を光学的に読取り電気信号に変換するイメージスキャナ、12はプリンタ、13はディスプレイである。
【0010】図2は文書管理部7のデータ構成図である。文書管理部7は、複数の文書管理データを記憶する。各文書管理データは、文書名、その文書の頁数、そして文書中の各頁のデータが実際に記憶されている文書データ記憶部8中のアドレスを有している。又、文書データ記憶部8には文書の各頁がイメージデータとして記憶されていて、文書管理データ中の各頁の記憶アドレスによって管理されている。
【0011】図3は、両面読取管理情報記憶部4のデータ構成図であって、51は白紙原稿情報記憶部で、裏面の白紙頁が何枚目であるかを記憶する。この白紙原稿情報記憶部51は、原稿の読取りを開始する前に、何枚目の原稿の裏面が白紙であるかをキーボード9から入力することによって設定される。又、52は表面情報記憶部であって、両面読取り時に表面の各頁のデータ記憶位置を一時記憶する。53は、裏面情報記憶部であって、裏面各頁のデータ記憶位置を一時記憶するとともに、各頁に対応した白紙頁フラグを有する。この白紙頁フラグは、対応する裏面が白紙頁であった場合にのみ、“1”となる。
【0012】図4は、文書連結情報記憶部5内のデータ構成図であって、文書データ中の各頁の頁番号に対応して、データの記憶アドレスを記憶する。
【0013】以上のように構成された本実施例の電子ファイリング装置について、以下、その動作を図5から図7のフローチャートを用いて説明する。
【0014】ステップ1において、キーボード9から外部メモリ6内に既に記憶されている文書のうち、データを追加する文書及びその文書中でデータを追加する位置(追加頁番号X)指定された後、使用者により、イメージスキャナ11に原稿の表面が読取り面となる向きに原稿がセットされ、ステップ2において、キーボード9により表面の読取り開始の指示があると、先ず、CPU1は、ステップ3において、表面の計数用の変数lを“1”に初期化する。そして、イメージスキャナ11において、セットされた原稿から第1枚目の原稿が搬送され、ステップ4において搬送された原稿の表面の読取りが行われる。読取られた原稿は、ステップ5において、外部メモリ6の文書データ記憶部8に記録され、ステップ6において、表面情報記憶部52にステップ5で記録した文書データ記憶部8における記憶アドレスを設定する。
【0015】表面情報記憶部52へのアドレス設定後、ステップ7において、イメージスキャナ11にセットされている原稿が残っていれば、ステップ8で変数lを“+1”更新してステップ4へ戻り、残っていなければ表面の読取りを終了する。
【0016】表面の読取り後、裏面の読取りが行われる。使用者により、イメージスキャナ11に原稿の裏面が読取り面となる向きに原稿がセットされ、ステップ11において、キーボード9により裏面読取り開始の指示があると、先ず、CPU1は、ステップ12において裏面の計数用の変数mを“1”に初期化する。ここで、CPU1は、ステップ13において、白紙原稿情報記憶部51を調べ、読取るべき原稿の裏面が白紙として設定されているかどうかを調べる。
【0017】読取りを行う頁が白紙頁として設定されていなければ、ステップ14において、イメージスキャナ11によって、該当頁の読取りが行われ、ステップ15において、読取られた頁のデータが文書データ記憶部8に記憶される。そして、ステップ16において、裏面情報記憶部53に、データを記憶した文書データ記憶部8中のアドレスを書き込むとともに、対応する白紙頁フラグを“0”に設定する。
【0018】読取りを行う頁が白紙頁として設定されていれば、ステップ17において、イメージスキャナ11では、情報の読取りは行われず、該当する原稿が空送りされる。そして、ステップ18において、裏面情報記憶部53のm頁のデータの記憶アドレスを書き込む部分には、NULLデータを設定し、それに対応する白紙頁フラグを“1”と設定する。
【0019】ステップ14からステップ16までの処理、又は、ステップ17からステップ18までの処理の後、CPU1はステップ19においてイメージスキャナ11にセットされている原稿が残っているかどうかを調べ、まだ読取るべき原稿があれば、ステップ20において変数mを“+1”更新してステップ13へと戻り、又、原稿がなければ、ステップ31以降の処理によって表面のデータと裏面のデータを結合して一つの文書データとする。
【0020】先ず、CPU1は、ステップ31においてトータル頁管理用の変数iを、追加頁番号Xに“1”を加えた値に初期化し、ステップ32において、表面データ計数用の変数j及び裏面データ計数用の変数kをそれぞれ“1”に初期化した後、ステップ33からステップ39の処理を繰り返すことによってデータの結合を行う。
【0021】ステップ33では、表面情報記憶部52に設定されているj頁のデータの記憶アドレスが文書連結情報記憶部5における第i頁の文書データの記憶アドレスに設定され、ステップ34において、変数iが“+1”更新される。
【0022】次に、ステップ35において、裏面情報記憶部53内で裏面の第k頁目に該当するデータの空白頁フラグを調べ、フラグの値が“1”であれば、そのままステップ38へと処理が移行され、フラグの値が“0”であれば、ステップ36及びステップ37の処理が行われる。
【0023】ステップ36では、裏面情報記憶部53に設定されている第k頁のデータの記憶アドレスを、文書連結情報記憶部5における第i頁の文書データの記憶アドレスに設定され、続くステップ37において変数iが“+1”更新される。
【0024】ここで、ステップ38において、CPU1は読取った表裏面全てのデータの処理が終わったどうかを判断し、まだ処理すべきデータが残っていればステップ39において、変数j及び変数kをそれぞれ“+1”更新しステップ33の処理へと戻り、また、処理すべきデータが残っていなければステップ40及びステップ41の処理を行う。
【0025】ステップ40では、最新の変数iの値から“1”を減じた値を、ステップ1で指定された文書データに対応する、文書管理部7中の文書管理データの頁数に設定し、ステップ41で、その文書管理データの第X頁目のデータの記憶アドレスの直後に、文書連結情報記憶部5に設定された各頁データの記憶アドレスを挿入して処理を終了する。
【0026】以上のように本実施例では、両面原稿を表面・裏面別々に読み取り、これらのデータを一つの文書として合成した後、指定した文書と結合する事ができるため、データ追加時の作業効率を大きく向上させることができる。
【0027】又、電子ファイリング装置に両面の原稿を登録する場合に、裏面が白紙であるものを指定し、指定された頁を登録の際に除外することができるため、不要なデータを記録する必要がなく、記憶装置を効率的に使用することができる。
【0028】なお、本実施例では白紙頁を指定することとしたが、裏面に登録すべき情報が記録されている原稿を指定することとしてもよい。
【0029】又、原稿の裏面が白紙であることは、使用者がキーボード9から指定することとしたが、ステップ13で白紙頁かどうかを判断する前にまず、無条件に原稿を読取り、原稿中の画素の数を計数し、その数が所定値以下であれば白紙頁として、ステップ13を介してステップ18の処理を行い、又、所定値以上であれば白紙頁ではないとして、ステップ15及びステップ16の処理を行うこととしてもよい。
【0030】
【発明の効果】本発明は、イメージ化された文書データを記憶する文書データ記憶部と、新規に原稿の表面上の情報を読み取る第1の読み取り手段と、新規に原稿の裏面上の情報を読み取る第2の読み取り手段と、前記第1の読み取り手段と前記第2の読み取り手段によって読み取られたイメージデータを一つの文書データとして合成する文書合成手段と、前記文書合成手段によって合成された文書データを、前記文書データに記憶されたデータと合成する手段とを有するために、既に登録されている文書データに対して、両面原稿を読み取って容易に追加する事ができる。




 

 


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