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文書処理装置 - 松下電器産業株式会社
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発明の名称 文書処理装置
発行国 日本国特許庁(JP)
公報種別 公開特許公報(A)
公開番号 特開平7−44535
公開日 平成7年(1995)2月14日
出願番号 特願平5−184795
出願日 平成5年(1993)7月27日
代理人 【弁理士】
【氏名又は名称】小鍜治 明 (外2名)
発明者 松野 年宏 / 佐久嶋 ひろみ / 伊藤 快
要約 目的
電子化された文書に対して一連の処理を自動的に行うことのできる文書処理方式において、複数ユーザにわたる処理を定義した処理手順書をユーザが作成し、実行ユーザを順次切り替えながら自動的に処理を行なうこと、および実行中の処理に対して実行ユーザ情報の獲得、処理の取り止めなどの制御を行なうことを可能とすることを目的とする。

構成
自動処理を行うための処理手順書をユーザが作成するための処理手順書作成手段101と、作成された処理手順書102をユーザ毎の処理に分け、ユーザ毎に処理を切り替えて実行することにより複数ユーザに渡る処理を自動的に行う自動処理制御手段103により構成される。
特許請求の範囲
【請求項1】文書に対する処理手順を記述する処理手順書の作成を行う処理手順書作成手段と、前記処理手順作成手段により作成された処理手順書の実行を制御する自動処理制御手段を備え、前記自動処理制御手段が前記処理手順書に指定された実行ユーザを順次切り替える手段を備えたことを特徴とする文書処理装置。
【請求項2】自動処理制御手段が、単一ユーザ内の処理を行う自動実行部と、文書データを処理手順書に記述された次の処理ユーザに送信するデータ送信部と、送信された文書データの到着を監視する受信データ監視部と、処理をユーザ毎に分けて次に実行すべきユーザを判定しユーザ単位の処理を自動実行部に渡す実行ユーザ制御部から成ることを特徴とする請求項1記載の文書処理装置。
【請求項3】自動処理制御手段が、処理手順書に記述された処理の実行状況を管理する実行状況管理部を備え、処理ユーザの切り替え時に実行ユーザ制御部が処理手順書に記述された管理ユーザに対して前記実行状況管理部に記憶する実行状況情報を送付することを特徴とする請求項2記載の文書処理装置。
発明の詳細な説明
【0001】
【産業上の利用分野】本発明は、処理手順を自動処理することができる文書処理装置に関するものである。
【0002】
【従来の技術】文書の作成、編集、および文書に対するその他のさまざまな処理を行うためのソフトウェアが個別に存在し、ユーザはこれらを順に使用して目的とする処理を文書に対して加える。使用する計算機が異なる複数のユーザの間で文書が渡る一連の処理は、フロッピーディスク等の可搬な2次記憶媒体に記憶して媒体自身をユーザ間で受け渡すか、あるいは、文書処理装置から取り出した文書を電子メール等のデータ転送ソフトウェアで各関連ユーザが次のユーザに転送することにより行う。
【0003】このように従来の技術では、複数ユーザに渡る一連の処理で、処理ユーザの変化する時に常に人出が介在する。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】上記の従来技術では、複数のユーザ間に渡る一連の処理では、ユーザ間の文書の転送処理と文書自身に対する処理とが分離されているため、各ユーザは一連の処理のうち自分の処理が完了した後、次の処理を行うユーザに対して文書を転送しなければならず、一連の処理の滞りの原因になるという問題がある。また、一連の処理全体を管理する必要がある管理ユーザにとっては、複数ユーザ間に渡る一連の処理全体の流れを定義して担当ユーザに処理を割り振ることができないこと、および処理の進捗状況が把握できないため進捗の遅れを把握し、それに対処することができないという問題がある。
【0005】本発明はこのような従来技術の課題を解決するものであり、第1の目的は、複数ユーザ間にわたる処理手順書をユーザが作成し、自動的に処理することを可能にすることにある。
【0006】第2の目的は、複数のユーザに渡る処理の間、その処理の管理ユーザに対して進行状況を知る手段を設けることにより、処理の取り止め等の介入を実現することである。
【0007】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するために本発明は、第1に処理手順書の作成を行う処理手順書作成手段と、作成された処理手順書の実行を制御することのできる自動処理制御手段を備え、当該処理手順書作成手段と自動処理制御手段において処理の実行を行うユーザを順次切り替えるための機能を有する。
【0008】第2に上記自動処理制御手段は、単一ユーザ内の処理を自動的に行う自動実行部と、文書データを処理手順書に記述された次の処理ユーザに送信するデータ送信部と、送信された文書データの到着を監視する受信データ監視部と、処理をユーザ毎に分けて次に実行するユーザを判定し、ユーザ単位の処理を自動実行部に渡すことのできる実行ユーザ制御部で構成される。
【0009】第3に自動処理制御手段は、処理手順書の実行状況を記憶する実行状況管理テーブルを備える。かつ、処理手順書には、その処理手順の実行を管理するユーザを示す情報を格納する領域を設ける。あるユーザにより実行を開始された処理手順書について、文書の処理手順書を実行している側の実行ユーザ制御部と文書の処理手順に記述された管理ユーザが使用している側の実行ユーザ制御部とが処理手順書の実行に関する制御情報を交換するようにする。
【0010】
【作用】文書に対する内容編集、複製の保管といった、さまざまな処理の処理順序を定義する処理手順書は処理手順書作成手段によって生成される。処理手順書作成手段による処理手順書の作成時、作成者のユーザ識別名が処理手順書の管理ユーザとして処理手順書の管理ユーザ情報格納領域に記述される。作成された処理手順書はそれを作成したユーザ自身によって処理を開始させることができる。また、処理手順書と処理対象の文書が予めなんらかの転送手段により別ユーザに対して転送されている場合は、処理手順書の作成者以外のユーザが処理手順書の処理の開始を指示することができる。ユーザは処理手順書と処理対象の文書を入力として実行ユーザ制御部に処理手順書の処理開始を指示する。実行ユーザ制御部はユーザ毎に分かれた処理手順書の最初の処理ユーザが処理の開始を指示したユーザである場合は、自動実行部へ1ユーザ分の処理を指示する。また、処理手順書の最初のユーザが開始を指示したユーザでない場合は、データ送信部に文書データおよび処理手順書を渡して処理手順書に記述された最初のユーザへの送信を指示する。
【0011】データ送信部は、送信先として指示されたユーザ名に対応したメールボックスにデータを送る。データ送信部によって送信されたデータは送信先ユーザのメールボックスに到着する。受信データ監視部は一定時間間隔でメールボックスの内容を監視し、到着したデータを実行ユーザ制御部に渡す。実行ユーザ制御部は処理手順書の次の処理ユーザについての処理を自動実行部に指示する。実行ユーザ制御部は、自動実行部に指示したユーザに対する処理が終了すると、処理手順書の次の処理ユーザ宛に処理手順書と文書データの送信をデータ送信部に指示する。以後、順に処理手順書の次の処理ユーザの位置が変化しながら処理が繰り返される。処理手順書に記述された最後のユーザに対する処理が自動実行部で終了したとき処理手順書の処理は終了する。
【0012】次に、処理手順書に記述された管理ユーザが処理手順書の処理状況に関する情報を得るための処理は次のようである。ユーザが処理手順書の実行開始を指示すると、実行ユーザ制御部は処理手順書から処理手順書の管理ユーザを読み出し、その管理ユーザに宛てて処理手順書の実行が開始された旨の実行状況情報を、データ送信部を介して送付する。その後、処理開始を指示した側の実行ユーザ制御部は、処理手順書の記述にしたがって処理を進める。処理手順書の管理ユーザ側の実行ユーザ制御部は実行状況情報を受信データ監視部を介して受け取って、実行状況管理テーブルにその情報を記入する。実行状況管理テーブルには少なくとも文書の識別子と、それをその時点で処理中のユーザ識別子の格納領域があり、処理手順書の処理対象の文書に対応して、処理中ユーザが管理される。処理手順書の処理開始を指示した側の実行ユーザ制御部は、処理手順書に記述された次の処理ユーザに処理手順書と処理対象の文書の送信を指示するとともに、処理手順書に記述された管理ユーザへ実行状況情報を送信する。処理手順書の管理ユーザ側の実行ユーザ制御部は実行状況情報を受け取って実行状況管理テーブルの該当文書に対応する文書保持者データを更新する。これを処理手順書に記述された順に繰り返す。処理手順書に記述された最後のユーザに対する処理が終了したとき、実行ユーザ制御部は管理ユーザに宛てて処理手順書の実行が終了した旨の実行状況情報を、データ送信部を介して送付する。処理手順書の管理ユーザ側の実行ユーザ制御部は実行状況情報を受信データ監視部を介して受け取って、実行状況管理テーブルからその文書に関する情報を抹消する。このようにして、管理ユーザは実行状況管理テーブルの内容を参照することにより処理中の文書とその時点での保持者を知るとができる。
【0013】最後に、処理手順の管理ユーザが文書についての処理手順書の処理の途中での取り止めを実行ユーザ制御部に指示した場合の処理は次のようである。実行ユーザ制御部は取り止め対象の文書について、実行状況管理テーブルを走査して処理手順書のその時点での処理中ユーザを得る。実行ユーザ制御部はそのユーザについての対象文書に対する処理を中止する旨の制御情報をデータ送信部を介して送信する。制御情報を送信された側の実行ユーザ制御部は受信データ監視部から制御情報を得て、該当する処理の取りやめを自動実行部に対して指示する。該当処理の取り止め後、実行状況管理テーブルの情報抹消の処理手順は処理手順書の処理が正常に終了した場合の処理と同じである。
【0014】
【実施例】
(実施例1)以下本発明の第1の実施例について、図面を参照しながら説明する。 図1は本発明の第1の実施例の文書処理装置の構成を示すものである。図1において101は自動処理を行うための処理手順書をユーザが作成するための処理手順書作成手段、また102は作成された処理手順書のデータ、さらに103は処理手順書を解釈し複数ユーザに渡る処理を自動的に行う自動処理制御手段である。自動処理制御手段は、実行ユーザ制御部111、受信データ監視部114、データ送信部113および自動実行部112の4つの処理部とメールボックス116、文書データ115から構成される。
【0015】以上の実施例の構成において、処理手順書に記述された複数ユーザに渡る手順を自動的に実行する処理は次のようである。処理手順書作成手段では、例えばグラフィカルなユーザインタフェースによって、文書に対する内容編集や複製の保管といった単位機能を表すアイコンを配置することによって処理手順を記述する。
【0016】図2は処理手順書作成手段101において複数ユーザに渡る処理手順書の記述を行ったユーザインタフェースの1画面例である。同図では、ユーザA、B、C、DおよびEの5人のユーザに渡る処理を記述している。ユーザA〜Eの処理手順は、それぞれ202〜206に示されている。実行ユーザの切り替えは太矢印で示されている。各ユーザ内での処理手順は、たとえば「編集」、「控えの保存」、「DBへの保管」といった単位機能と、たとえば「文書名は”決裁願”か否か」といった条件判定等の制御構造記述要素を表すアイコンの処理順に従った配置によって定義される。このようにしてユーザにより入力された処理手順の情報は、自動実行制御手段にとり計算機にとって処理することが容易な形に変換され、処理手順書102として磁気ディスク等の2次記憶装置に保管される。
【0017】図3には処理手順書の一例を示す。301は図1での入力画面の処理手順に対応して処理手順書作成手段が生成した処理手順書の一例である。グラフィカルなユーザインタフェースの画面においてアイコンの矢印による連結によって表されていた処理手順は、処理ユーザ毎に分離された実行文および制御文の並びとして表現される。
【0018】処理手順書作成手段での処理手順の入力方法は上記のようなグラフィカルなユーザインタフェースに限られるものではなく、ユーザが直接テキストエディタ等で実行文と制御文の列を入力するものであってもかまわない。
【0019】ユーザが処理手順書作成手段によって作成した処理手順書と処理対象の文書を入力として実行ユーザ制御部111に処理手順書の処理開始を指示することによって処理手順書の処理が開始される。まず実行ユーザ制御部111は、処理手順書の最初の処理ユーザが処理の開始を指示したユーザであるか否かを判定する。たとえば、図3の301によって示される処理手順書を例にすると処理開始を指示したユーザが「ユーザA」か否かを判定する。もし、処理手順書で指示された最初の処理ユーザが処理手順書の処理開始を指示したユーザと一致する場合は、自動実行部112へ最初の1ユーザ分の手順の処理を指示する。また、処理手順書で指示された最初の処理ユーザが処理手順書の処理開始を指示したユーザと一致しない場合は、実行ユーザ制御部はデータ送信部113に対して処理手順書および文書データを渡して、処理手順書に記述された最初のユーザへのデータ送信を指示する。データ送信部113は、送信先として指示されたユーザ名に対応したメールボックス116にデータを送る。データ送信部113によって送信されたデータはデータ送信先ユーザのメールボックス116に到着する。
【0020】データ送信部113としては、データ送信元の実行ユーザ制御部とデータ送信先のユーザのメールボックスが同一計算機上にある場合には単にメールボックス中にデータを書き出すだけの機能を備えるものであればよい。また、データ送信部113として電子メールソフトウェア等を使用することによって、データ送信元の実行ユーザ制御部から遠隔地のユーザに対してデータを送ることもできる。
【0021】受信データ監視部114は一定時間間隔でメールボックス116にデータが届いているか否かを監視し、もしデータが到着していればデータを実行ユーザ制御部111に渡す。実行ユーザ制御部111は受信データ監視部114から受け取った処理手順書で次に処理すべき1ユーザ分についての手順の処理を自動実行部112に指示する。自動実行部112は指示された1ユーザ分に関して処理手順書に記述された実行文または制御文を解釈することによって文書の内容編集、保管といった単位機能を順次適用する。実行ユーザ制御部111は、自動実行部112に指示したユーザに対する処理が終了すると、処理手順書の次の処理ユーザ宛に処理手順書と文書データの送信をデータ送信部113に指示する。以後、順に処理手順書の次の処理ユーザの位置が変化しながら処理が繰り返される。処理手順書に記述された最後のユーザに対する処理が自動実行部112で終了したとき処理手順書の処理は終了する。
【0022】以上の実施例1のように処理手順書作成手段101と、処理手順書作成手段101によって作成された処理手順書の実行を制御する自動処理制御手段103を備え、処理手順作成手段101が複数ユーザに渡る処理手順を記述する機能を有し、かつ、自動処理制御手段103が処理を行うユーザを順次切り替える機能を有することにより、複数ユーザに渡る処理を自動的に処理することが可能になるという効果がある。
【0023】(実施例2)以下本発明の第2の実施例について、図面を参照しながら説明する。図4は本発明の第2の実施例の文書処理装置の構成を示すものである。図4において401は処理手順書作成手段、402は処理手順書のデータ、403は自動処理制御手段、411は実行ユーザ制御部、412は自動実行部、413はデータ送信部、414は受信データ監視部、415は文書データ、416はメールボックスである。以上は図1の第1の実施例の図と同様である。
【0024】異なるのは、実行ユーザ制御部411に対応して実行状況管理テーブル417が配置されたことにある。実行状況管理テーブルの一実施例の図を図5に示す。この実行状況管理テーブルには、少なくとも文書および文書の保持ユーザを特定する情報が管理される。また、処理手順書には処理の管理ユーザを記述する領域を設け、処理手順書の作成時に値が格納されるようにする。
【0025】図6は、管理ユーザの情報が付加された処理手順書の一実施例の図である。図6に示す処理手順書では、処理手順の管理ユーザ情報格納領域602に識別子「ユーザR」が格納されている。
【0026】以上の実施例の構成において、処理手順書に記述された管理ユーザが処理手順書の処理状況に関する情報を得るための処理は次のようである。ユーザが処理手順書の実行開始を指示すると、実行ユーザ制御部411は処理手順書の管理ユーザ情報格納領域から管理ユーザを読み出し、その管理ユーザに宛てて処理手順書の実行が開始された旨の実行状況情報を、データ送信部413を介して送付する。
【0027】その後、処理開始を指示した側の実行ユーザ制御部411は、処理手順書の記述にしたがって処理を進める。処理手順書の管理ユーザ側の実行ユーザ制御部411は実行状況情報を受信データ監視部414を介して受け取って、実行状況管理テーブル417に文書識別子と実行状況情報の送付元のユーザの識別名を記入する。
【0028】図5に示す実行状況管理テーブルでは、文書の識別子として文書を一意に特定する番号を、文書保持ユーザ識別子としてユーザ名をそれぞれ用いている。処理手順書の処理開始を指示した側の実行ユーザ制御部411は、処理手順書に記述された次の処理ユーザに処理手順書と処理対象の文書を送信を指示するとともに、処理手順書に記述された管理ユーザへ実行状況情報を送信する。
【0029】処理手順書の管理ユーザ側の実行ユーザ制御部411は実行状況情報を受け取って実行状況管理テーブルの該当文書に対応する文書保持者データを更新する。これを処理手順書に記述された順に繰り返す。処理手順書に記述された最後のユーザに対する処理が終了したとき、実行ユーザ制御部411は管理ユーザに宛てて処理手順書の実行が終了した旨の実行状況情報を、データ送信部413を介して送付する。
【0030】処理手順書の管理ユーザ側の実行ユーザ制御部411は実行状況情報を受信データ監視部414を介して受け取って、実行状況管理テーブル417からその文書に関する情報を抹消する。このように、実行状況管理テーブル417には文書の処理ユーザの情報が管理されるので、その内容を参照することにより管理ユーザは処理中の文書とその保持者を知るとができる。
【0031】次に、処理手順の管理ユーザが文書についての処理手順書の処理を途中での取り止めを実行ユーザ制御部に指示した場合の処理は次のようである。実行ユーザ制御部411は取り止め対象の文書の識別子を入力として受け取り、実行状況管理テーブル417を走査して処理手順書をその時点で処理中のユーザ識別子を得る。実行ユーザ制御部はそのユーザの対象文書に対する処理を中止する旨の制御情報をデータ送信部413を介して送信する。送信先側の実行ユーザ制御部411は受信データ監視部414から制御情報を得て、該当する処理の取りやめを自動実行部412に対して指示する。該当処理の取り止め後、実行状況管理テーブル417の情報抹消の処理手順は処理手順書の処理が正常に終了した場合の処理と同じである。
【0032】以上の実施例2のように、文書の処理手順を実行している側の実行ユーザ制御部411と文書の処理手順書に記述された管理ユーザが使用している側の実行ユーザ制御部411とが処理手順の実行に関する制御情報交換することにより複数のユーザに渡る処理について、その管理ユーザは処理の進行を把握し、処理手順書の実行途中での取りやめ等の制御を行うことができるという効果がある。
【0033】
【発明の効果】以上のように本発明は処理手順書の作成を行う処理手順書作成手段と、作成された処理手順書の実行の制御を行う自動処理制御手段を備え、当該処理手順書作成手段と自動処理制御手段において処理を実行するユーザを順次切り替える機能を有することにより、複数ユーザにわたる処理をユーザが設定し、自動的に処理することを可能にするという効果がある。
【0034】また、自動処理制御手段が、処理手順の実行状況を記憶する実行状況管理テーブルを備え、かつ、処理手順書が、その手順の実行を管理するユーザを示す情報を格納する領域を備え、実行を開始された処理手順について、文書の処理手順を実行している側の実行ユーザ制御部と文書の処理手順に記述された処理手順の管理ユーザが使用している側の実行ユーザ制御部とが処理手順の実行に関する制御情報を交換することにより、複数のユーザに渡る一連の処理について、その処理の管理ユーザは処理の進行状況を把握し、処理手順書の実行途中で取り止め等の処理の制御を行うことができるという効果がある。




 

 


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